Cách quản lý file thông minh trên Google Drive

Google Drive thực sự là một công cụ rất hữu ích trong trong học tập cũng như công việc của người dùng. Tuy nhiên, nếu thường xuyên sử dụng và lưu trữ một số lượng dữ liệu lớn có thể bạn sẽ khó khăn trong việc sắp xếp và quản lý các file sao cho hợp lý.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn những cách quản lý file thông minh trên Google Drive để bạn có thể sử dụng và quản lý và tìm kiếm các dữ liệu trên công cụ này một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé.

1. Cách chọn file nhanh hơn

Đây là một mẹo nhỏ rất hữu ích để tìm file nhanh hơn nhưng có khá nhiều người khi sử dụng Goolge Drive không biết. Thay vì phải thực hiện thao tác trên từng tập tin một, thì bạn chỉ cần ấn phím Shirt và kéo chuột đến những file mà bạn muốn chọn và click, việc làm này sẽ giúp bạn chọn được nhiều file cùng một lúc.

2. Xem thứ gì đang tiêu hao dung lượng

Google Drive được sử dụng miễn phí với 15GB, nếu nhu cầu của bạn lớn hơn mà bạn không muốn bỏ tiền ra để mua thêm dung lượng thì cách tốt nhất là bạn nên “dọn dẹp” những file không cần thiết đang tiêu hao dung lượng của bạn.

Xem thêm: Cách xóa dữ liệu tài khoản Google, Youtube

Trước tiên, bạn cần xem những file nào đang làm ảnh hưởng đến dung lượng của bạn nhiều nhất bằng cách vào nút “Buy more storage” ở góc dưới bên trái màn hình. Sau đó, hãy rê chuột vào biểu đồ tròn xuất hiện chính giữa để xem.

Khi màn hình hiện ra, bạn sẽ biết được các file trên Google Drive chiếm bao nhiêu phần trăm dung lượng, Gmail và hình ảnh của bạn chiếm bao nhiêu GB. Lúc này, nếu bạn cần dùng Drive để lưu trữ thêm tài liệu thì bạn có thể cân nhắc để xóa đi những tài liệu hoặc những bức ảnh không cần thiết.

3. Sử dụng công cụ tìm kiếm nâng cao

Nếu bạn muốn tìm kiếm một tập tin nào đó thì bạn sẽ tìm bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng của màn hình phải không nào. Tuy nhiên có thêm một các tìm kiếm nâng cao rất hiệu quả mà bạn có thể sử dụng đó là: Khi bạn nhấn chuột trái vào thanh tìm kiếm thì màn hình sẽ hiện ra các tập tin các nhau được phân chia thành nhiều loại như: file PDF, Google tài liệu (Text Documents), Google Trang tính (Spreadsheets), hình ảnh, Power Point, … giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm file.

Chẳng hạn như bạn muốn tìm kiếm một file nào đó trong Text documents thì bạn sẽ ấn vào Text documents, lúc này màn hình sẽ xuất hiện một danh sách tất cả các loại tập tin Text documents có trong Google Drive của bạn giúp bạn tìm kiếm file nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

Ngoài việc tìm kiếm bằng các loại tập tin, bạn có thể bấm tùy chọn “More search tools” (Công cụ tìm kiếm khác) ở dưới cùng của menu tìm kiếm để có thêm nhiều tùy chọn tìm kiếm nâng cao khác. Khi ấn vào đây, màn hình sẻ hiển thị ra tìm kiếm theo tên mục,tìm kiếm theo ngày sửa đổi, có các từ nào, được chia sẻ với ai, …

Xem thêm: Cách tìm kiếm dữ liệu trên Google chính xác nhất

4. Sử dụng màu sắc để gắn màu cho các thư mục

Việc gắn màu sắc vào các thư mục cũng là một trong những cách giúp bạn quản lý và tìm  kiếm file một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Thay vì một màu xám như ban đầu cho tất cả các thư mục thì bạn có thể đổi màu cho các thư mục bằng cách nhấp phải chuột vào Folder > chọn “Change Color” và chọn màu sắc mà bạn muốn chọn cho thư mục đó.

Bạn có thể tự tạo cho mình cách quản lý riêng với một lình vực là một màu sắc khác nhau như: màu xanh dương là màu dành cho những file công việc, màu đỏ là màu của file cá nhân, màu và là màu các tài liệu về cách nuôi con, …

5. Gắn sao cho các tập tin khác nhau

Google Drive còn cho phép bạn gắn sao vào những tập tin, những thư mục quan trọng hoặc những tập tin mà bạn cần sử dựng thường xuyên. Tính năng này giúp bạn có thể tìm kiếm các tài liệu này một cách nhanh chóng. Bạn gắn sao bằng cách chọn vào tập tin mà bạn muốn gắn sao, ấn chuột phải và chọn “Add Star”. Mọi tệp tin và thư mục mà bạn đã gắn sao sẽ hiển thị khi bạn nhấp vào menu Starred bên trái.

6. Cách kiểm tra lịch sử sửa đổi và chỉnh sửa

Với Google Drive, bạn có thể dễ dàng quản lý được xem ai đã mở hoặc chỉnh sửa các tài liệu của mình bằng cách nhấp chuột phải và chọn "Manage revisions".

Và để xem lịch sử đã chỉnh sửa thì bạn tiếp tục nhấp chuột phải và chọn "View details", thao tác này sẽ mở ra bảng thông tin chi tiết ở phía bên phải của màn hình của bạn, như sau:

Xem thêm: Cách tạo và sử dụng Google Sheet trên Google Drive

Trên đây là những cách quản lý file thông minh trên Google Drive mà bạn nên áp dụng để có thể sử dụng và quản lý các tài liệu của mình một cách thuận tiện nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thực hiện thành công nhé!

Bài viết khác

Xem thêm