ERP là gì? Hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?

Trong bài này chúng ta sẽ tìm hiểu về ERP (Enterprise Resource Planning), vai trò và hệ thống ERP sẽ phù hợp với loại doanh nghiệp nào.

Enterprise Resource Planning

Đối với hầu hết các doanh nghiệp và đơn vị công nghệ thông tin hiện nay đều đang sử dụng cho mình một hệ thống ERP, hay còn gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Nghe qua thì có vẻ đơn giản nhưng thực sự thì ERP là gì? Chúng có ý nghĩa và vai trò ra sao đối với các doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. ERP là gì?

ERP là tên viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, tạm dịch ra có nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.

ERP là gì

Có thể hiểu đơn giản thì đây là một mô hình công nghệ tích hợp sẵn nhiều ứng dụng và vai trò khác nhau thành một phần mềm duy nhất, giúp thay thế và tự động hoá để tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất các phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, quản lý hàng hóa, kho, nhân sự và chăm sóc khách hàng.

Trong đó chúng ta sẽ đi tìm hiểu từng khái niệm cụ thể như sau:

1. Enterprise (Doanh nghiệp)

Doanh nghiệp chính là đối tượng chính sử dụng hệ thống ERP. Hệ thống này có vai trò hợp nhất các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp lại để giúp cho cho ban lãnh đạo và người quản lý dễ dàng nắm bắt và kiểm soát mọi thứ theo quyền hạn nhất định.

2. Resource (Nguồn lực)

Nguồn lực ở đây gồm nhân lực, tài nguyên và tài chính mà doanh nghiệp có thể sử dụng và quản lý được. Các nguồn lực trên sẽ được chuyển đổi thành tài nguyên nếu doanh nghiệp quyết định sử dụng hệ thống ERP vào bộ máy hoạt động của mình.

Điều này nhằm giúp cho các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp có thể cập nhật, kiểm tra và khai thác nguồn lực, từ đó lập kế hoạch và xây dựng quy trình khai thác nguồn lực sao cho hiệu quả nhất.

3. Planning (Hoạch định)

Điều này thể hiện kế hoạch định hướng và chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp. Khi đó, với sự trợ giúp của hệ thống ERP sẽ giúp các doanh nghiệp có thể thực hiện những hoạch định đó một cách hiệu quả nhất, cũng như sẽ tránh được những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình tiến hành của doanh nghiệp.

II. Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp

Trong thời gian vừa qua, hệ thống ERP ngày càng phát triển và hỗ trợ các doanh nghiệp tốt hơn trong việc quản lý khách hàng cũng như việc tự động hóa các khâu trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp

Để hiểu rõ hơn ERP là gì thì sau đây ta sẽ tìm hiểu một vài vai trò quan trọng mà hệ thống ERP đem lại cho doanh nghiệp:

1. Giúp quản lý thông tin khách hàng

Hầu hết mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều có thể truy cập vào dữ liệu của hệ thống ERP và xem được các dữ liệu liên quan đến thông tin khách hàng. Ngoài ra đối với những người có quyền hạn trong doanh nghiệp còn có thể chỉnh sửa và cập nhật thông tin hồ sơ khách hàng thường xuyên để dễ dàng nắm được các giao dịch của khách hàng là như thế nào.

2. Cải thiện quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa, dịch vụ

ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.

2. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án

Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm tra thường xuyên sự đồng bộ và hợp nhất của từng sản phẩm thông qua nhiều tiêu chí khác nhau. Từ đó giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và phân bổ nhân lực hợp lý cho từng kế hoạch và dự án. Điều này cũng sẽ giúp cho người quản lý đỡ vất vả hơn cho vấn đề này.

3. Kiểm soát thông tin tài chính

Hệ thống ERP còn có thể tổng hợp chi tiết về tất cả vấn đề liên quan đến tài chính và thay mặt quản lý để đánh giá về hiệu quả về năng suất và làm việc của doanh nghiệp. Từ đó, hệ thống ERP sẽ tạo ra các bản báo cáo tài chính đúng chuẩn quốc tế để doanh nghiệp có thể dựa vào đó để tham khảo.

4. Kiểm soát lượng tồn kho

Với chức năng kiểm soát lượng hàng hóa của hệ thống ERP sẽ giúp các doanh nghiệp biết được chính xác lượng hàng tồn kho của mình là bao nhiêu. Qua đó để nhanh chóng đưa ra các giải pháp và kế hoạch tiêu thụ và giải quyết lượng hàng tồn này cũng như tạo sự thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Ngoài ra, chức năng này còn giúp cho các bộ phận như kế toán và bán hàng nắm bắt kịp thời để tạo đơn hàng, báo giá và lập hợp đồng cho đối tác và khách hàng một cách nhanh chóng nhất.

5. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự

Cũng dựa vào hệ thống ERP, mà bộ phận nhân sự của doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm tra cách làm việc và tiêu thủ quy định của nhân viên theo từng ngày. Từ đó có thể đánh giá được năng lực làm việc và hiệu quả công việc của từng nhân viên là bao nhiêu để trả lương và hưởng các đãi ngộ phù hợp nhất.

III. Hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?

Hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp nào

Vậy những doanh nghiệp nào cần sử dụng hệ thống ERP này? Tất nhiên điều này sẽ còn phụ thuộc vào tình hình và quy mô của doanh nghiệp để có thể cân nhắc và quyết định. Tuy nhiên, sau đây sẽ là một vài trường hợp mà các doanh nghiệp cần tham khảo để cân nhắc và sử dụng giải pháp phần mềm ERP này:

  • Khi doanh nghiệp thường hay gặp phải các lỗi sai sót về vấn đề nhập / xuất các dữ liệu liên quan đến số lượng hàng hoá tồn kho, sai sót và nhầm lẫn trong quá trình giao hàng và thông tin hoá đơn. Điều này rõ ràng sẽ khiến cho các khách hàng của doanh nghiệp có những trải nghiệm không hài lòng.
  • Khi quy mô của doanh nghiệp ngày càng phát triển, số lượng giao dịch và đặt hàng tăng mạnh mà nhân lực lại không đáp ứng đủ.
  • Doanh nghiệp đang trong tình trạng gặp khó khăn về bộ máy quản lý, hoạt động không hiệu quả, muốn tái cơ cấu và làm mới hệ thống doanh nghiệp của mình.
  • Khi doanh nghiệp đang có sẵn nguồn vốn dồi dào, muốn nâng cấp và sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại và tạo được sự tin tưởng và đồng thuận từ đội ngũ nhân viên.

Hy vọng qua bài viết trên, các bạn đã hiểu hơn về khái niệm ERP là gì cũng như tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp là như thế nào. Chúc các bạn thành công!

BÀI VIẾT

notice png LIST home png HOME hot gif BÁO
LỖI
top png TOP