G Suite là gì? Hướng dẫn tạo tải khoản và sử dụng G Suite miễn phí

Bài này sẽ giúp bạn hiểu khái niệm G Suite là gì? Kèm theo đó là phần hướng dẫn đăng ký tài khoản G Suite miễn phí cũng như cách sử dụng G Suite.

Ngày nay các doanh nghiệp ngày càng phát triển. Vấn đề về quản lý, lưu trữ tài nguyên là một vấn đề tất yếu và quan trọng. Việc quản trị công việc hiệu quả, nâng cao hiệu xuất làm việc cũng được đặt lên hàng đầu. Và G Suite đáp ứng được tất cả và còn hơn thế nữa. Vậy G Suite là gì? Cùng tìm hiểu nó thông qua bài viết dưới đây nhé nhé!

1. G Suite là gì

G suite (hay trước được gọi là Google Apps for Work, hay Google Apps for Business). Phiên bản mới nhất đc gọi là Google Workspace là một bộ các công cụ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google phát triển dành cho doanh nghiệp. Giúp cho việc quản trị công việc, lưu trữ, nâng cao hiệu xuất làm việc.G Suite hướng tới phương thức làm việc hoàn toàn mới, ở bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào, không chỉ đơn giản là email và chat mà còn có các cuộc gọi video, lịch làm việc, chia sẻ dữ liệu,làm việc nhóm, các văn bản trực tuyến

Khi đăng kí G Suite bạn sẽ được cấp quyền truy cập vào Gmail trên tên miền mong muốn của bạn và bộ nhớ Google Drive 30 GB cho mỗi người dùng.Không chỉ đơn thuần là email, nó cũng bao gồm một loạt các ứng dụng và tính năng có thể kể đến như: Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar, và Google Docs... Và các sản phẩm này đều được cung cấp miễn phí cho người sử dụng nhé.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

2. G Suite dành cho đối tượng nào?

Đối tượng chính sử dụng G Suite là ai? Đó là mọi doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức đều có thể sử dụng. G Suite gồm 03 gói dịch vụ là: G Suite basic, G Suite Business, G Suite Enterprise, cùng với 3 gói dịch vụ chính thức thì Google còn cung cấp G Suite miễn phí cho các tổ chức giáo dục đó nhé.

Các doanh nghiệp nếu muốn sử dụng hết các tính năng của G Suite thì phải trả phí cho gói doanh nghiệp như miền email tùy chỉnh, bộ nhớ đám mây không giới hạn, các công cụ quản trị và các dịch vụ marketing bổ sung cũng như dịch vụ hỗ trợ 24/7.

3. Lợi ích khi đăng ký G Suite

G Suite tích hợp khá nhiều ứng dụng, nó đem đến nhiều lợi ích cho bất kỳ ai sử dụng người dùng, doanh nghiệp và cả kỹ sư công nghệ.

Lợi ích với người dùng:

• Dữ liệu truy cập từ bất cứ nơi nào, trên bất kỳ nền tảng nào
• Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dung lượng 30GB hoặc không giới hạn

Lợi ích với các Kỹ sư công nghệ:

• Email thông minh tránh spam hiệu quả
• Trò chuyện với đồng nghiệp qua Chat và Video call (Hangouts)
• Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến
• Lưu trữ dữ liệu tốt và hiệu quả hơn trên điện toán đám mây

Lợi ích với các doanh nghiệp

• Giảm chi phí lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp.
• Tăng năng suất lao động và Dễ dàng triển khai các thay đổi làm tăng hiệu quả làm việc.
• Tập trung phát triển các chiến lược kinh doanh hiệu quả
• Đáp ứng Môi trường làm việc hiện đại, công nghệ cao

4.Các tính năng của G suite

Dung lượng hộp thư lên đến 15GB, giúp bạn lưu trữ thêm được nhiều mail hơn, phân loại , tìm kiếm, lưu trữ đơn giản và dễ dàng hơn, các tính năng tìm kiếm Google và nhắn tin nhanh để trả lời ngay lập tức.

Ngoài các yếu tố kể trên, hiện nay rất nhiều tính năng ưu việt đã được thêm vào.

Google Drive

Google Drive được phát triển trên nền điện toán đám mây, lưu trữ dung lượng không giới hạn. Google Driver dễ dàng chia sẻ file dung lượng lớn, có thể sử dụng thuận tiện bất kì đâu.

Ngoài ra Drive có thể đồng bộ hoá tập tin trên mọi thiết bị. Điều này cực kỳ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp giảm rủi ro mất mát dữ liệu. Giúp bạn có thể truy cập vào công việc của bạn từ bất cứ nơi nào, trên máy tính, thiết bị di động hoặc trên web... Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets, và Slides, tất cả dữ liệu của chúng được lưu trữ tự động, bạn có thể nhanh chóng tạo ra các văn bản, bảng tính, các mẫu thuyết trình, dễ dàng chia sẻ, hay chỉnh sửa..

Google Calendar

Khi sử dụng Google Calendar, bạn có thể lên lịch, sắp xếp cuộc hẹn, công việc chỉ với các thao tác rất đơn giản. Đồng thời, bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp và các đồng nghiệp từ một lịch trực tuyến.Talk và Calendar để giảm bớt công việc trùng lặp và nâng cao hiệu quả công việc. Cũng như các các ứng dụng khác, bạn có thể đồng bộ tính năng này trên nhiều thiết bị.

Gmail

Theo thông báo chính thức của Google, hiện nay dịch vụ điện tử Gmail đã có hơn 1,5 tỷ người sử dụng trong đó có Việt Nam. Với Gmail, bạn có thể gửi mail nhanh chóng theo thời gian thực. Ngoài ra, công cụ này của G Suite còn giúp bạn lưu trữ một lượng lớn email (hạn chế việc phải xóa mail), quản lý hộp thư ngay cả khi đang offline, lọc thư rác và bảo mật hiệu quả,…

Google Hangouts

Đây là công cụ trao đổi hiệu quả giữa các nhân viên doanh nghiệp .Người dùng dễ dàng thực hiện các cuộc họp video,chat, tin nhắn thoại trên thiết bị di động,laptop… thông qua mạng Internet một cách chóng và liên tục.

Google Site

Giúp lưu trữ truy cập những thông tin hữu ích nội bộ doanh nghiệp dễ dàng hơn. Với Site bản chỉnh sửa mới của tệp được thực hiện tự động.

Định dạng hỗ trợ bao gồm: doc, xls, csv, ppt, txt, pdf,… Không có mã hóa hoặc không cần chuyên môn để cập nhật các trang hoặc tạo ra một trang web nội bộ mới, vì vậy, bất cứ ai cũng có thể chủ động thêm hoặc chỉnh sửa

Google Keep

Google Keep là dịch vụ ghi chú được phát triển bởi Google. Bao gồm nhiều phương tiện để lưu trữ như:văn bản, danh sách, hình ảnh và âm thanh...

Google Vault

Vault cho phép khả năng lưu trữ liên tục, e-discovery và năng lực quản lý thông tin với G Suite của bạn để bảo vệ doanh nghiệp.

5.Ưu điểm và nhược điểm của G Suite

Mỗi dịch vụ đều có những ưu điểm và nhược điểm. Phần dưới đây giúp bạn có quyết định, có nên dùng G Suite hay không

Về ưu điểm:

• Khá dễ sử dụng, giao diện thân thiện, đơn giản, ko mất đi tính thẩm mỹ
• Sở hữu nhiều tiện ích đặc biệt, hữu ích mà không phải ứng dụng nào cũng cung cấp, kể cả đối với Gói Basic (với dung lượng lưu trữ lên đến 30GB) và 2 gói còn lại thì còn không giới hạn dung lượng lưu trữ.
• Gọi video call, chat, lưu trữ, chia sẻ tài liệu, thiết lập lịch làm việc dễ dàng, nâng cao hiệu suất công việc.
• Tài liệu được lưu trữ trên cloud nên người dùng có thể dễ dàng truy cập dù ở bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị nào.
• Là một công cụ tuyệt vời trong việc cộng tác giữa các nhân viên và hỗ trợ tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau như Slack, Basecamp hoặc Workzone.

Về nhược điểm:

• Server máy chủ không có ở Việt Nam. Do đó, nếu xảy ra các vấn đề về kỹ thuật thì dữ liệu bạn đã lưu trữ dễ biến mất.
• Phí dịch vụ sẽ tăng lên dần đều khi lượng user trong doanh nghiệp tăng lên. Do đó, khi áp dụng ở các doanh nghiệp lớn, G Suite sẽ rất đắt đỏ.

6. Sự khác nhau giữa G Suite và các dịch vụ miễn phí khác của Google

Hầu hết các ứng dụng trong bộ công cụ G Suite đều có thêm phiên bản miễn phí tương đương trên Google. Tuy nhiên, với G Suite, Google đã bổ sung thêm các tính năng nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp. Ví dụ như:

• Gấp đôi dung lượng lưu trữ đám mây, hỗ trợ qua điện thoại và email 24/7, kiểm soát chia sẻ và báo cáo nâng cao. Và bạn có thể nâng cấp lên bộ nhớ không giới hạn (tài khoản có ít hơn 5 người dùng nhận được 1TB/người dùng) với một khoản phí bổ sung.
• Các công cụ quản trị nâng cao như thêm/xóa người dùng trong doanh nghiệp, xác thực hai yếu tố, chuyển dữ liệu lên G Suite diễn ra vô cùng đơn giản và nhanh gọn.
• Bổ sung thêm các công cụ quản lý trên thiết bị di động, kiểm soát các tài khoản người dùng…
• Cho phép các công ty sử dụng email mang tính cá nhân hóa hơn với tên miền đăng ký riêng (như @congty.vn; @doanhnghiep.com,…).
• Chia sẻ được lịch làm việc với đồng nghiệp

7. Các gói G Suite dành cho bạn

Như đã nói ở trên, hiện tại G Suite cung cấp 3 gói sử dụng là Basic, Business và Enterprise. Giá mỗi gói sẽ tương ứng với tính năng đi kèm. Sau 14 ngày dùng thử gói Basic, người dùng có thể đưa ra sự lựa chọn thích hợp cho mình.

• G Suite Basic: 30GB dung lượng lưu trữ cho Gmail và Google Drive. Bao gồm nhiều ứng dụng hỗ trợ công việc như: Shared Calendar, video call, chat,…
• G Suite Business: Gói này về cơ bản cũng giống gói Basic nhưng cho phép lưu trữ không giới hạn trên cloud và có thêm các tính năng Vault, Cloud Search, đồng thời có thể phát triển ứng dụng tùy chỉnh
• G Suite Enterprise: Đây là gói G Suite cao cấp nhất với nhiều tính năng quản lý dữ liệu cao cấp và hệ thống bảo mật toàn diện

Ngoài 3 gói dịch vụ chính kể trên, G Suite còn cho ra mắt thêm các gói phù hợp với các tổ chức khác. Nếu bạn quản lý một tổ chức hoặc một trường học, bạn có thể tham khảo các phiên bản dưới đây:

• G Suite for Education: Giống như G Suite Basic nhưng có thêm dung lượng lưu trữ cho Website, Drive, Gmail và truy cập miễn phí vào Google Vault. G Suite for Education luôn miễn phí.
• G Suite Enterprise for Education: Cung cấp các tính năng bổ sung được thiết kế cho các tổ chức lớn ở cấp doanh nghiệp. Bao gồm các tùy chỉnh nâng cao, phân tích, tìm kiếm nâng cao và các công cụ giao tiếp cấp độ doanh nghiệp. G Suite Enterprise for Education có chi phí 4$ / người dùng / tháng cho giảng viên và sinh viên.

Cuối cùng, nếu bạn quản lý một tổ chức phi lợi nhuận, Google cung cấp một phiên bản miễn phí khác cho các tổ chức phi lợi nhuận. Phiên bản này có chức năng và tính năng tương tự như phiên bản G Suite Basic và gần giống với G Suite for Education.

8. Cách đăng ký G Suite miễn phí

Bước 1: Đăng nhập trên trang web chính thức của Google G Suite. Tiếp đến, bấm nút “Begin” để bắt đầu.

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp. Sau đó, bấm nút “Next” để sang phần tiếp theo.

Bước 3: Hệ thống xuất hiện bảng thông báo. Nhập thông tin của bạn (tên, email) và bấm “Next”.

Bước 4: Hệ thống hiển thị một thông báo, hỏi xem bạn đã có tên miền hay chưa. Chọn “Yes” nếu bạn đã mua tên miền hoặc “No” nếu chưa có và đăng ký tên miền mới.

Bước 5: Nhập tên miền của bạn vào khung và bấm “Next”.

Bước 6: Đăng ký thông tin đăng nhập. Sau đó gõ vào các ô tương ứng để tạo tài khoản G Suite.

Bước 7: Hệ thống hiển thị một thông báo trên màn hình. Bấm nút “Agree and continue” và nhập các thông tin user trong phần doanh nghiệp của bạn.

Bước 8: Truy cập vào trang quản trị tên miền. Sau đó, tạo các DNS record theo giá trị mà Google cung cấp.

Bước 9: Sau khi hoàn thành, hãy quay lại trang đăng ký G Suite. Bấm “Verify Domain & Setup email”. Chúc mừng bạn đã đăng ký G Suite thành công.

Như bạn có thể thấy, G Suite là một giải pháp tuyệt vời cho bất kỳ doanh nghiệp nào khi nói đến việc lưu trữ email và cung cấp giải pháp cho tất cả vấn đề liên quan đến bảo mật, G Suite đã được hơn 6 triệu doanh nghiệp tin tưởng sử dụng tại Việt Nam và trên toàn cầu. Hy vọng sau bài viết này các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về G Suite. Và có được lựa chọn phù hợp với mình. Chúc các bạn thành công!