MỚI CẬP NHẬT
REVIEW

Cách quản lý file Google Drive chuyên nghiệp nhất

Trong bài viết này freetuts xin chia sẻ cách quản lý file Google Drive chuyên nghiệp nhất.

Google Drive thực sự là một công cụ rất hữu ích trong trong học tập cũng như công việc của người dùng. Tuy nhiên, nếu thường xuyên sử dụng và lưu trữ một số lượng lớn dữ liệu có thể bạn sẽ gặp khó khăn trong việc sắp xếp và quản lý các file sao cho hợp lý.

banquyen png
Bài viết này được đăng tại freetuts.net, không được copy dưới mọi hình thức.

cach quan ly file google drive chuyen nghiep nhat 3 JPG

Vì vậy, để đảm bảo không mắc sai lầm trong việc sử dụng và quản lý file Google Drive thì bạn không nên bỏ qua bài viết dưới đây.

1. Cách đặt tên thư mục dễ phân biệt

Khi bạn mới sử dụng Goolge Drive thì các thư mục được tạo vẫn chưa nhiều cho nên bạn vẫn có thể quản lý một cách dễ dàng. Nhưng sau một thời gian dài sử dụng thì chắc chắn sẽ có rất nhiều thư mục được tạo. Vậy làm thế nào để có thể phân biệt được đâu là thư mục gốc và đâu là thư mục con.

Có một mẹo khá đơn giản đó là hãy đặt tất cả các thư mục gốc trong Google Drive theo một kiểu duy nhất.

  • Bạn có thể đặt tên các thư mục gốc bằng cách viết hoa, ví dụ FREETUTS, PHAN MEM, HINH ANH,....
  • Hoặc bạn có thể đặt khoảng trống giữa các ký tự, ví dụ như F R E E T U T S, P H A N M E M,...

Ngoài ra, còn một mẹo đặt tên khá đặt biệt, đó là sử dụng những icon để bổ sung vào tên thư mục gốc hoặc những thư mục quan trọng để tạo ấn tượng giúp bạn dễ nhớ.

2. Kiểm tra và xóa những thư mục không cần thiết

Google Drive được sử dụng miễn phí với 15GB, nếu nhu cầu của bạn lớn hơn mà bạn không muốn bỏ tiền ra để mua thêm dung lượng thì cách tốt nhất là bạn nên “dọn dẹp” những file không cần thiết đang tiêu hao dung lượng của bạn.

Trước tiên, bạn cần xem những file nào đang làm ảnh hưởng đến dung lượng của bạn nhiều nhất bằng cách vào nút “Buy more storage” ở góc dưới bên trái màn hình. Sau đó, hãy rê chuột vào biểu đồ tròn xuất hiện chính giữa để xem.

cach quan ly google drive thong minh 550x337 png

Khi màn hình hiện ra, bạn sẽ biết được các file trên Google Drive chiếm bao nhiêu phần trăm dung lượng, Gmail và hình ảnh của bạn chiếm bao nhiêu GB. Lúc này, nếu bạn cần dùng Drive để lưu trữ thêm tài liệu thì bạn có thể cân nhắc để xóa đi những tài liệu hoặc những bức ảnh không cần thiết đó.

3. Sử dụng công cụ tìm kiếm nâng cao

Thông thường khi bạn muốn tìm kiếm một file dữ liệu nào đó thì bạn sẽ tìm bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm mặc định ở trên cùng màn hình. Tuy nhiên, sẽ có thêm một các tìm kiếm nâng cao rất hiệu quả mà bạn có thể sử dụng đó là:

Khi bạn nhấn chuột trái vào thanh tìm kiếm thì màn hình sẽ hiện ra các file khác nhau được phân chia thành nhiều loại như: file PDF, Google tài liệu (Text Documents), Google Trang tính (Spreadsheets), hình ảnh, Power Point, … giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm file.

cach quan ly google drive thong minh 2 550x344 png

Chẳng hạn như bạn muốn tìm kiếm một file nào đó trong Text documents thì bạn sẽ ấn vào Text documents, lúc này màn hình sẽ xuất hiện một danh sách tất cả các loại tập tin Text documents có trong Google Drive của bạn, từ đó sẽ giúp bạn tìm kiếm file nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

cach quan ly google drive thong minh 3 500x367 png

Ngoài việc tìm kiếm bằng các loại tập tin, bạn có thể bấm tùy chọn “More search tools” (Công cụ tìm kiếm khác) ở dưới cùng của menu tìm kiếm để có thêm nhiều tùy chọn tìm kiếm nâng cao khác. Khi ấn vào đó, màn hình sẻ hiển thị ra tìm kiếm theo tên mục, tìm kiếm theo ngày sửa đổi, có các từ nào, được chia sẻ với ai, … Bạn hãy điền thông tin vào sau đó nhấn nút Seach để tìm.

cach quan ly google drive thong minh 4 550x344 png

4. Gắng màu thư mục trong Google Drive

Việc gắn màu sắc vào các thư mục cũng là một trong những cách giúp bạn quản lý và tìm kiếm file một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Thay vì một màu xám mặc định như ban đầu cho tất cả các thư mục được tạo, thì bạn có thể đổi màu cho các thư mục đó bằng cách nhấp phải chuột vào Folder > chọn “Change Color” và chọn màu sắc mà bạn muốn chọn cho thư mục đó.

cach quan ly google drive thong minh 5 550x344 png

Bạn có thể tự tạo cho mình cách quản lý riêng với một lình vực là một màu sắc khác nhau như: màu xanh dương là màu dành cho những file công việc, màu đỏ là màu của file cá nhân, màu và là màu các tài liệu về cách nuôi con, …

cach quan ly google drive thong minh 6 500x333 png

5. Gắn sao cho các file khác nhau

Google Drive còn cho phép bạn gắn sao vào những tập tin, những thư mục quan trọng hoặc những tập tin mà bạn cần sử dựng thường xuyên. Tính năng này giúp bạn có thể tìm kiếm các tài liệu này một cách nhanh chóng. Bạn gắn sao bằng cách chọn vào tập tin mà bạn muốn gắn sao, ấn chuột phải và chọn “Add Star”. Mọi tệp tin và thư mục mà bạn đã gắn sao sẽ hiển thị khi bạn nhấp vào menu Starred bên trái.

cach quan ly google drive thong minh 7 500x334 png

6. Cách kiểm tra lịch sử sửa đổi và chỉnh sửa

Với Google Drive, bạn có thể dễ dàng quản lý được xem ai đã mở hoặc chỉnh sửa các tài liệu của mình bằng cách nhấp chuột phải và chọn "Manage revisions".

cach quan ly google drive thong minh 8 550x344 png

Và để xem lịch sử đã chỉnh sửa thì bạn tiếp tục nhấp chuột phải và chọn "View details", thao tác này sẽ mở ra bảng thông tin chi tiết ở phía bên phải của màn hình của bạn, như sau:

cach quan ly google drive thong minh 9 500x313 png

7. Sử dụng tính năng xem trước tài liệu

Trên Google Drive được tích hợp một tính năng rất tuyệt vời, đó là cho phép xem tài liệu trước khi mở nó lên. Để làm điều này thì bạn hãy nhấn vào file tài liệu sau đó nhấn vào (biểu tượng con mắt) ở góc trên bên phải màn hình.

cach quan ly file google drive chuyen nghiep nhat 1 JPG

Sau khi nhấn nút Preview (xem trước) thì nội dung bên trong sẽ được hiển thị và bạn có thể kiểm tra xem có đúng tài liệu mà mình cần hay không. Sau đó bạn hoàn toàn yên tâm và mở lên sử dụng.

Ngoài ra, còn một giải pháp tuyệt vời và vô cùng nhanh gọn, đó là bạn hãy chọn chế độ xem Grid view. với chế độ này sẽ giúp bạn xem các tài liệu dưới dạng lưới. Các thực hiện cũng tương đối đơn giản, bạn hãy nhấn vào nút Sort options => Grid view.

8. Cách chọn file nhanh hơn

Đây là một mẹo nhỏ rất hữu ích để tìm file nhanh hơn nhưng có khá nhiều người dùng Goolge Drive không biết. Thay vì phải thực hiện thao tác trên từng file một, thì bạn chỉ cần ấn phím Shirt và kéo chuột đến những file mà bạn muốn chọn và click, việc làm này sẽ giúp bạn chọn được nhiều file cùng một lúc.

cach quan ly google drive thong minh 1 550x344 png

9. Thêm lối tắt trên Google Drive

Bạn có thể hiểu lối tắt là một đường liên kết dẫn tới file hay thư mục đang lưu trữ trên Google Drive. Nếu những tài liệu này bạn hay sử dụng thì hãy tạo ra một đường liên kết (tạo lối tắt), từ đó bạn sẽ truy cập cực kỳ nhanh và hiệu quả.

Để thực hiện thi bạn hãy nhấn chuột phải vào file dữ liệu hay thư mục đó rồi chọn Thêm lối tắt vào Drive, sau đó chọn thư mục hay vị trí để tạo lối tắt đó.

cach quan ly file google drive chuyen nghiep nhat 2 JPG

10. Sử dụng phần mềm quản lý Google Drive

Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu hơn trong Goolge Drive, bạn có thể lựa chọn phần mềm tùy theo mục đích sử dụng của mình. Ví dụ, bạn có thể chọn phần mềm GDocsDrive, đây là phần mềm giúp bạn tăng hiệu quả thao tác với file dữ liệu hay thư mục, chẳng hạn bạn có thể di chuyển nhanh chúng giữa ổ cứng và thiết bị lưu trữ đám mây của mình.

Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng phần mềm Checker Plus for Google Drive để duyệt các file dữ liệu trong drive một cách nhanh chóng thông qua nút bấm trên trình duyệt. Điều đặt biệt là bạn không cần phải mở Google Drive để thao tác và bạn sẽ nhận được thông báo về tài liệu khi bạn đã chia sẻ thành công.

Trên đây là những cách quản lý file thông minh trên Google Drive mà bạn nên áp dụng để có thể sử dụng và quản lý các tài liệu của mình một cách thuận tiện nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thực hiện thành công nhé!

Cùng chuyên mục

Chia sẻ toàn bộ key office 2010 mọi phiên bản

Chia sẻ toàn bộ key office 2010 mọi phiên bản

Hiện nay, mặc dù phiên bản mới nhất hiện nay là [Microsoft Office 2019], nhưng…

Chia sẻ Key CCleaner v5.84 Pro Full Miễn Phí Vĩnh Viễn

Chia sẻ Key CCleaner v5.84 Pro Full Miễn Phí Vĩnh Viễn

CCleaner v5.84 full key là công cụ giúp bạn dọn dẹp rác, file tạm thời,…

Download win 10 1909 [32bit+64bit] nguyên gốc từ Microsoft

Download win 10 1909 [32bit+64bit] nguyên gốc từ Microsoft

Microsoft đã cũng cấp bản phát hành công khai Windows 10 version 1909, có ...

Download Avast 2019 License Key miễn phí 100%

Download Avast 2019 License Key miễn phí 100%

Avast Internet Security 2019 là phần mềm không thể thiếu ...

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Zoom để học online

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Zoom để học online

Hiện nay, do tình hình dịch bệnh COVID-19 đang diễn biến ...

Cách khắc phục lỗi không vào được Wifi trên laptop

Cách khắc phục lỗi không vào được Wifi trên laptop

Cách khắc phục lỗi không vào được Wifi trên laptop ...

Những điều cần lưu ý khi chọn đơn vị khôi phục dữ liệu ổ cứng

Những điều cần lưu ý khi chọn đơn vị khôi phục dữ liệu ổ cứng

Dịch vụ khôi phục dữ liệu ổ cứng đang được nhiều người lựa ...

Share Key Office 2019 Full mới nhất 2021 [Hoạt động 100%]

Share Key Office 2019 Full mới nhất 2021 [Hoạt động 100%]

Microsoft Office 2019 là phiên bản mới nhất của ...

Download Anhdv Boot 2021 Premium V217.1 full mới nhất

Download Anhdv Boot 2021 Premium V217.1 full mới nhất

Nếu bạn là dân chuyên Ghost và fix lỗi Win thì khi ...

Chia sẻ 4 cách hẹn giờ tắt máy win 10 cực kì đơn giản

Chia sẻ 4 cách hẹn giờ tắt máy win 10 cực kì đơn giản

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Đóng băng USB bằng 10+ phần mềm tốt nhất 2021

Đóng băng USB bằng 10+ phần mềm tốt nhất 2021

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Liệu ứng dụng Cortana có bị xóa sổ trên Windows 11

Liệu ứng dụng Cortana có bị xóa sổ trên Windows 11

Thông tin về cô trợ lý ảo Cortana đã bị xóa sổ trên Windows 11,…

Cách cài hình nền động trên Windows 10

Cách cài hình nền động trên Windows 10

Bạn biết đấy, hình nền Desktop chính là hình ảnh ...

Cách chia đôi màn hình máy tính Windows 7, 10, 11

Cách chia đôi màn hình máy tính Windows 7, 10, 11

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Có nên vay tiền mua máy tính?

Có nên vay tiền mua máy tính?

Máy tính là một đồ dùng không thể thiếu trong thời đại ngày nay, đặc…

Hướng dẫn chi tiết cách quay thử xổ số miền Nam

Hướng dẫn chi tiết cách quay thử xổ số miền Nam

Tuy là vậy nhưng chắc hẳn không phải ai cũng hiểu...

Cách chuyển ảnh màu sang đen trắng bằng Paint trên máy tính

Cách chuyển ảnh màu sang đen trắng bằng Paint trên máy tính

Mặc dù công cụ Paint không thể so sánh được các ...

G Suite là gì? Hướng dẫn tạo tải khoản và sử dụng G Suite miễn phí

G Suite là gì? Hướng dẫn tạo tải khoản và sử dụng G Suite miễn phí

Ngày nay các doanh nghiệp ngày càng phát triển. Vấn đề về quản lý, lưu…

Top 100+ ảnh đại diện Avatar Facebook - Zalo đẹp chất 2021

Top 100+ ảnh đại diện Avatar Facebook - Zalo đẹp chất 2021

Những tấm ảnh đại diện đẹp và mang nhiều ý nghĩa vẫn luôn ...

Điểm qua 12 tính năng trên Windows 11 sắp ra mắt

Điểm qua 12 tính năng trên Windows 11 sắp ra mắt

Nhiều nguồn tin đã cho biết Microsoft công bố sản phẩm thế hệ Windows ...

Chuyên mục khác

Cách nhắn tin với người lạ và bắt chuyện dễ dàng hơn

Cách nhắn tin với người lạ và bắt chuyện dễ dàng hơn

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng cho phép bạn chát, nhắn tin với người…

Top 5 trang lô đề uy tín nhất 2022

Top 5 trang lô đề uy tín nhất 2022

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Phú Quốc rộn ràng chào đón khách du lịch trở lại!

Phú Quốc rộn ràng chào đón khách du lịch trở lại!

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Ricardo Milos là ai? Ricardo Milos bây giờ ra sao? Năm sinh bao nhiêu?

Ricardo Milos là ai? Ricardo Milos bây giờ ra sao? Năm sinh bao nhiêu?

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Wap là gì? Ý nghĩa của Wap trong TikTok, Facebook và bài hát

Wap là gì? Ý nghĩa của Wap trong TikTok, Facebook và bài hát

Nếu bạn đang tìm kiếm những thông tin liên quan đến cụm từ Wap và…

Meme là gì? ý nghĩa và tổng hợp các meme HOT nhất hiện nay

Meme là gì? ý nghĩa và tổng hợp các meme HOT nhất hiện nay

Bạn tình cờ nhìn thấy những meme được mọi người lan truyền trên mạng xã…

Kekma ga là gì? Kekma net là gì? Những giải thích chuẩn nhất

Kekma ga là gì? Kekma net là gì? Những giải thích chuẩn nhất

Bài viết tìm hiểu Kekma ga là gì? Tất tần tật về trang web Kekma…

Download IcoFX 3.6.1 Full 2021, thiết kế icon chuyên nghiệp

Download IcoFX 3.6.1 Full 2021, thiết kế icon chuyên nghiệp

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

CMNM là gì? Viết tắt của từ gì? Ý nghĩa trên từng lĩnh vực

CMNM là gì? Viết tắt của từ gì? Ý nghĩa trên từng lĩnh vực

CMNM là một cụm từ viết tắt thường được sử dụng trong các cuộc nói…

2 Kids 1 Sandbox là gì? Những từ khóa không nên Search Google

2 Kids 1 Sandbox là gì? Những từ khóa không nên Search Google

HIện nay, việc tìm kiếm thông tin trên Google đã trở nên khá dễ dàng,…

Download Adobe InCopy 2022 v17.0.1 Full miễn phí vĩnh viễn

Download Adobe InCopy 2022 v17.0.1 Full miễn phí vĩnh viễn

InCopy 2022 17.0.1.105 là phiên bản mới nhất của phần mềm InCopy thuộc hãng Adobe…

Download WinSnap 5.3.0 Full link tải Google Driver

Download WinSnap 5.3.0 Full link tải Google Driver

WinSnap v5.3.0 full miễn phí là phiên bản mới nhất của phần mềm WinSnap, nó…

Lưu ý khi chọn Studio xỏ khuyên tại Sài Gòn

Lưu ý khi chọn Studio xỏ khuyên tại Sài Gòn

Xỏ khuyên đang là xu hướng làm đẹp mang tính nghệ thuật ấn tượng được…

3 lý do bạn nên thuê một Social Media Digital Agency

3 lý do bạn nên thuê một Social Media Digital Agency

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Top 10 dịch vụ sửa máy giặt tại nhà Hà Nội tốt nhất 2021

Top 10 dịch vụ sửa máy giặt tại nhà Hà Nội tốt nhất 2021

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Số phận của Vy là gì? Những ý nghĩa về Vy mà bạn nên biết

Số phận của Vy là gì? Những ý nghĩa về Vy mà bạn nên biết

Nói chung, số phận của mỗi người sẽ không giống nhau, bất kỳ ai trong…

Thiết kế website bất động sản, nhà đất chuyên nghiệp

Thiết kế website bất động sản, nhà đất chuyên nghiệp

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Xổ số là gì? Cách chơi xổ số như thế nào? Chia sẻ mẹo chơi xổ số

Xổ số là gì? Cách chơi xổ số như thế nào? Chia sẻ mẹo chơi xổ số

Xổ số là một dạng đánh bạc liên quan đến việc chọn các con số…

Giải mã giấc mơ, đánh con gì khi mơ thấy gì?

Giải mã giấc mơ, đánh con gì khi mơ thấy gì?

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Cùng 3DNY Review bản mod Hungry Dragon mới nhất hiện nay

Cùng 3DNY Review bản mod Hungry Dragon mới nhất hiện nay

Click vào tiêu đề để xem chi tiết bài viết ..

Top