Cách quản lý file Google Drive chuyên nghiệp nhất

Trong bài viết này freetuts xin chia sẻ cách quản lý file Google Drive chuyên nghiệp nhất.

Google Drive thực sự là một công cụ rất hữu ích trong trong học tập cũng như công việc của người dùng. Tuy nhiên, nếu thường xuyên sử dụng và lưu trữ một số lượng lớn dữ liệu có thể bạn sẽ gặp khó khăn trong việc sắp xếp và quản lý các file sao cho hợp lý.

Vì vậy, để đảm bảo không mắc sai lầm trong việc sử dụng và quản lý file Google Drive thì bạn không nên bỏ qua bài viết dưới đây.

1. Cách đặt tên thư mục dễ phân biệt

Khi bạn mới sử dụng Goolge Drive thì các thư mục được tạo vẫn chưa nhiều cho nên bạn vẫn có thể quản lý một cách dễ dàng. Nhưng sau một thời gian dài sử dụng thì chắc chắn sẽ có rất nhiều thư mục được tạo. Vậy làm thế nào để có thể phân biệt được đâu là thư mục gốc và đâu là thư mục con.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Có một mẹo khá đơn giản đó là hãy đặt tất cả các thư mục gốc trong Google Drive theo một kiểu duy nhất.

• Bạn có thể đặt tên các thư mục gốc bằng cách viết hoa, ví dụ FREETUTS, PHAN MEM, HINH ANH,....
• Hoặc bạn có thể đặt khoảng trống giữa các ký tự, ví dụ như F R E E T U T S, P H A N M E M,...

Ngoài ra, còn một mẹo đặt tên khá đặt biệt, đó là sử dụng những icon để bổ sung vào tên thư mục gốc hoặc những thư mục quan trọng để tạo ấn tượng giúp bạn dễ nhớ.

2. Kiểm tra và xóa những thư mục không cần thiết

Google Drive được sử dụng miễn phí với 15GB, nếu nhu cầu của bạn lớn hơn mà bạn không muốn bỏ tiền ra để mua thêm dung lượng thì cách tốt nhất là bạn nên “dọn dẹp” những file không cần thiết đang tiêu hao dung lượng của bạn.

Trước tiên, bạn cần xem những file nào đang làm ảnh hưởng đến dung lượng của bạn nhiều nhất bằng cách vào nút “Buy more storage” ở góc dưới bên trái màn hình. Sau đó, hãy rê chuột vào biểu đồ tròn xuất hiện chính giữa để xem.

Khi màn hình hiện ra, bạn sẽ biết được các file trên Google Drive chiếm bao nhiêu phần trăm dung lượng, Gmail và hình ảnh của bạn chiếm bao nhiêu GB. Lúc này, nếu bạn cần dùng Drive để lưu trữ thêm tài liệu thì bạn có thể cân nhắc để xóa đi những tài liệu hoặc những bức ảnh không cần thiết đó.

3. Sử dụng công cụ tìm kiếm nâng cao

Thông thường khi bạn muốn tìm kiếm một file dữ liệu nào đó thì bạn sẽ tìm bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm mặc định ở trên cùng màn hình. Tuy nhiên, sẽ có thêm một các tìm kiếm nâng cao rất hiệu quả mà bạn có thể sử dụng đó là:

Khi bạn nhấn chuột trái vào thanh tìm kiếm thì màn hình sẽ hiện ra các file khác nhau được phân chia thành nhiều loại như: file PDF, Google tài liệu (Text Documents), Google Trang tính (Spreadsheets), hình ảnh, Power Point, … giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm file.

Chẳng hạn như bạn muốn tìm kiếm một file nào đó trong Text documents thì bạn sẽ ấn vào Text documents, lúc này màn hình sẽ xuất hiện một danh sách tất cả các loại tập tin Text documents có trong Google Drive của bạn, từ đó sẽ giúp bạn tìm kiếm file nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

Ngoài việc tìm kiếm bằng các loại tập tin, bạn có thể bấm tùy chọn “More search tools” (Công cụ tìm kiếm khác) ở dưới cùng của menu tìm kiếm để có thêm nhiều tùy chọn tìm kiếm nâng cao khác. Khi ấn vào đó, màn hình sẻ hiển thị ra tìm kiếm theo tên mục, tìm kiếm theo ngày sửa đổi, có các từ nào, được chia sẻ với ai, … Bạn hãy điền thông tin vào sau đó nhấn nút Seach để tìm.

4. Gắng màu thư mục trong Google Drive

Việc gắn màu sắc vào các thư mục cũng là một trong những cách giúp bạn quản lý và tìm kiếm file một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Thay vì một màu xám mặc định như ban đầu cho tất cả các thư mục được tạo, thì bạn có thể đổi màu cho các thư mục đó bằng cách nhấp phải chuột vào Folder > chọn “Change Color” và chọn màu sắc mà bạn muốn chọn cho thư mục đó.

Bạn có thể tự tạo cho mình cách quản lý riêng với một lình vực là một màu sắc khác nhau như: màu xanh dương là màu dành cho những file công việc, màu đỏ là màu của file cá nhân, màu và là màu các tài liệu về cách nuôi con, …

5. Gắn sao cho các file khác nhau

Google Drive còn cho phép bạn gắn sao vào những tập tin, những thư mục quan trọng hoặc những tập tin mà bạn cần sử dựng thường xuyên. Tính năng này giúp bạn có thể tìm kiếm các tài liệu này một cách nhanh chóng. Bạn gắn sao bằng cách chọn vào tập tin mà bạn muốn gắn sao, ấn chuột phải và chọn “Add Star”. Mọi tệp tin và thư mục mà bạn đã gắn sao sẽ hiển thị khi bạn nhấp vào menu Starred bên trái.

6. Cách kiểm tra lịch sử sửa đổi và chỉnh sửa

Với Google Drive, bạn có thể dễ dàng quản lý được xem ai đã mở hoặc chỉnh sửa các tài liệu của mình bằng cách nhấp chuột phải và chọn "Manage revisions".

Và để xem lịch sử đã chỉnh sửa thì bạn tiếp tục nhấp chuột phải và chọn "View details", thao tác này sẽ mở ra bảng thông tin chi tiết ở phía bên phải của màn hình của bạn, như sau:

7. Sử dụng tính năng xem trước tài liệu

Trên Google Drive được tích hợp một tính năng rất tuyệt vời, đó là cho phép xem tài liệu trước khi mở nó lên. Để làm điều này thì bạn hãy nhấn vào file tài liệu sau đó nhấn vào (biểu tượng con mắt) ở góc trên bên phải màn hình.

Sau khi nhấn nút Preview (xem trước) thì nội dung bên trong sẽ được hiển thị và bạn có thể kiểm tra xem có đúng tài liệu mà mình cần hay không. Sau đó bạn hoàn toàn yên tâm và mở lên sử dụng.

Ngoài ra, còn một giải pháp tuyệt vời và vô cùng nhanh gọn, đó là bạn hãy chọn chế độ xem Grid view. với chế độ này sẽ giúp bạn xem các tài liệu dưới dạng lưới. Các thực hiện cũng tương đối đơn giản, bạn hãy nhấn vào nút Sort options => Grid view.

8. Cách chọn file nhanh hơn

Đây là một mẹo nhỏ rất hữu ích để tìm file nhanh hơn nhưng có khá nhiều người dùng Goolge Drive không biết. Thay vì phải thực hiện thao tác trên từng file một, thì bạn chỉ cần ấn phím Shirt và kéo chuột đến những file mà bạn muốn chọn và click, việc làm này sẽ giúp bạn chọn được nhiều file cùng một lúc.

9. Thêm lối tắt trên Google Drive

Bạn có thể hiểu lối tắt là một đường liên kết dẫn tới file hay thư mục đang lưu trữ trên Google Drive. Nếu những tài liệu này bạn hay sử dụng thì hãy tạo ra một đường liên kết (tạo lối tắt), từ đó bạn sẽ truy cập cực kỳ nhanh và hiệu quả.

Để thực hiện thi bạn hãy nhấn chuột phải vào file dữ liệu hay thư mục đó rồi chọn Thêm lối tắt vào Drive, sau đó chọn thư mục hay vị trí để tạo lối tắt đó.

10. Sử dụng phần mềm quản lý Google Drive

Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu hơn trong Goolge Drive, bạn có thể lựa chọn phần mềm tùy theo mục đích sử dụng của mình. Ví dụ, bạn có thể chọn phần mềm GDocsDrive, đây là phần mềm giúp bạn tăng hiệu quả thao tác với file dữ liệu hay thư mục, chẳng hạn bạn có thể di chuyển nhanh chúng giữa ổ cứng và thiết bị lưu trữ đám mây của mình.

Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng phần mềm Checker Plus for Google Drive để duyệt các file dữ liệu trong drive một cách nhanh chóng thông qua nút bấm trên trình duyệt. Điều đặt biệt là bạn không cần phải mở Google Drive để thao tác và bạn sẽ nhận được thông báo về tài liệu khi bạn đã chia sẻ thành công.

Trên đây là những cách quản lý file thông minh trên Google Drive mà bạn nên áp dụng để có thể sử dụng và quản lý các tài liệu của mình một cách thuận tiện nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thực hiện thành công nhé!