Cách scan tài liệu trên Windows 10

Có rất nhiều cách để có thể lưu trữ các tài liệu, văn bản, hợp đồng... và thường chúng được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số. Thế nhưng với bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách scan tài liệu trên Windows 10 mà không cần cài đặt các công cụ phần mềm của bên thứ ba.

Thông thường, bạn có thể scan tài liệu bằng phần mềm do nhà sản xuất cung cấp. Máy in và máy quét thường đi kèm với một đĩa quang chứa các trình điều khiển và công cụ cần thiết. Các nhà sản xuất cũng sẽ cung cấp trình điều khiển và công cụ trực tuyến nếu PC của bạn không có ổ đĩa quang.

Nhưng bởi vì các nhà sản xuất thường không cung cấp các bộ phần mềm giống hệt nhau trên tất cả các máy in và máy quét, nên trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng hai phần mềm của Windows để có thể thay thế đó là: Microsoft ScanWindows Fax and Scan.

Tất nhiên, bạn nên luôn cài đặt phần mềm mặc định của nhà sản xuất để có được trải nghiệm và tùy chỉnh cho chiếc máy quét của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn cài đặt các công cụ của bên thứ ba lên chiếc máy tính của mình, 2 công cụ của Microsoft dưới đây sẽ giúp ích cho bạn.

1. Sử dụng Microsoft Scan

Công cụ này là một bản nâng cấp mới dựa trên công cụ Windows Fax and Scan cũ của Microsoft. Nó cung cấp hầu hết các tính năng tương tự và tùy thuộc vào máy in của bạn, và được loại bỏ các mục như fax và email.

Bạn có thể tải ứng dụng Windows Scan trên Microsoft Store (miễn phí) và nhấn vào nút màu xanh da trời “Get” để tải về. Sau khi đã cài đặt thành công trên PC của bạn, hãy nhấn vào nút Launch trong một thông báo bật lên trên Windows 10.

scan tai lieu tren windows 10 500x229 JPG

Hoặc bạn cũng có thể truy cập vào ứng dụng này bằng cách tìm kiếm tên ứng dụng là Scan.

scan tai lieu tren windows 10 1 500x230 JPG

Khi ứng dụng mở, máy scan của bạn sẽ xuất hiện ở phía bên trái. Trong bài hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng máy in Expression Premium XP-7100 của Epson làm ví dụ. 

Bạn cũng sẽ thấy một tùy chọn “File Type”  cùng với một liên kết “Show More”. Nhấn vào liên kết này sẽ hiện lên một menu đầy đủ của ứng dụng Scan này.

scan tai lieu tren windows 10 2 341x343 JPG

Để bắt đầu, bạn có thể thấy dòng chữ “Source”. Vì máy in mẫu của chúng tôi có cả máy quét hình phẳng và bộ nạp tài liệu tự động, cả hai tùy chọn đều khả dụng để quét tài liệu. Trong trường hợp này, cài đặt mặc định được đặt thành Tự động định cấu hình (Auto-Configured).

scan tai lieu tren windows 10 3 340x382 JPG

Cài đặt này sẽ giới hạn những gì bạn có thể làm, hạn chế bạn vào các tùy chọn File Type và các tệp Save File To. Nếu bạn chọn tùy chọn Flatbed làm nguồn của bạn, đó sẽ là nguồn duy nhất và bạn sẽ thấy hai tùy chọn bổ sung xuất hiện trong danh sách: Chế độ màu và Độ phân giải (DPI) (Color Mode and Resolution).

Với Chế độ màu, bạn có thể scan các tài liệu với đầy đủ màu sắc, theo thang độ xám hoặc đen trắng. Trong khi đó, cài đặt của Độ phân giải (DPI) cho phép bạn chuyển từ 100 sang 300 DPI.

scan tai lieu tren windows 10 4 342x371 JPG

Nếu bạn chọn Feeder làm nguồn quét, hai tùy chọn bổ sung sẽ xuất hiện. Như được hiển thị bên dưới, bạn có thể chọn kích cỡ giấy (A4, Legal, or Letter) và bật / tắt tùy chọn để quét cả hai mặt của tài liệu.

scan tai lieu tren windows 10 5 344x376 JPG

Với tất cả ba nguồn, cài đặt File Type sẽ cung cấp bốn tùy chọn: JPEG, PNG, TIFF và Bitmap. Tuy nhiên, các định dạng JPEG và TIFF thường đem lại chất lượng scan cao, mặc dù các tệp TIFF cũng hỗ trợ nền trong suốt. Còn các tệp PNG phù hợp để đăng trực tuyến và các tệp BMP để cho ra các hình ảnh raw, không nén.

Cuối cùng, bạn sẽ thấy tùy chọn Save File To. Theo mặc định, nó sẽ được đặt thành Scans và đặt các tài liệu được quét của bạn vào mục Scans ở trong thư mục ảnh của bạn. Đường dẫn tới thư mục ảnh này là:

C:\Users\youraccount\Pictures\Scans

Nhấn vào liên kết Scans, và mục File Explorer sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể tạo một thư mục mới hoặc chọn thư mục hiện tại và nhấn vào nút Select Folder.

scan tai lieu tren windows 10 6 500x285 JPG

Khi bạn đã sẵn sàng Scan, hãy chèn tài liệu của bạn vào bộ nạp hoặc nâng nắp máy quét. Đối với phía mặt sau, đặt tài liệu úp xuống kính và đóng nắp.

Với tùy chọn Flatbed được đặt làm nguồn của bạn, bạn có thể nhấp vào Preview để xem trước và kiểm tra quá trình quét cũng như thực hiện các điều chỉnh cần thiết trước khi hoàn tất rồi nhấn nút Scans. Nếu bạn đang sử dụng nguồn Feeder, thì tùy chọn Preview sẽ không xuất hiện.

scan tai lieu tren windows 10 7 342x328 JPG

2. Sử dụng Windows Fax and Scan

Công cụ này lần đầu tiên được ra mắt trên Windows Vista. Không giống như ứng dụng Microsoft Scan mới, phiên bản này cung cấp các cài đặt bổ sung, công cụ tích hợp để gửi email cho quá trình Scan của bạn, vì vậy bạn sẽ không cần tìm kiếm tệp qua ứng dụng Email, trình duyệt hoặc ứng dụng của bên thứ ba.

Bạn có thể tìm thấy công cụ Fax and Scan nằm trong thư mục Windows Accessories trong Menu Start.

scan tai lieu tren windows 10 8 500x234 JPG

Khi đã mở công cụ này, hãy nhấn vào tùy chọn New Scan trên thanh công cụ.

scan tai lieu tren windows 10 9 500x233 JPG

Trong cửa sổ bật lên của New Scan, hãy đảm bảo công cụ này đã được đặt thành trình scan mặc định của bạn. Nếu chưa, hãy nhấn vào nút Change.

Tiếp theo, hãy chọn kiểu hồ sơ quét bao gồm: Photo, Documents, Last Used...  Sau khi chọn, nhấn vào Add Profile trên danh sách để tạo hồ sơ tùy chỉnh để sử dụng nhiều lần.

 

scan tai lieu tren windows 10 10 414x295 JPG

Tiếp đến là chọn nguồn máy quét của bạn. Tùy chọn này chỉ đơn giản đọc là Flatbed. Nếu bạn có một máy in AIO bao gồm một bộ nạp, tuy nhiên, bạn vẫn có thể thấy hai tùy chọn bổ sung: Bộ nạp giấy quét một bên và Bộ nạp quét cả hai mặt (Feeder scan One Side and Feeder Scan Both Sides).

scan tai lieu tren windows 10 11 414x298 JPG

Nếu máy in hoặc máy quét của bạn hỗ trợ bộ nạp và bạn chọn tùy chọn đó, bạn sẽ thấy cài đặt cho kích thước giấy. Nhấn vào cài đặt và một danh sách dài các kích thước xuất hiện đẻ bạn lựa chọn.

scan tai lieu tren windows 10 12 500x250 JPG

Tiếp theo, chọn định dạng màu của bạn (Màu, Màu xám hoặc Đen và Trắng) theo sau đó là loại tệp (BMP, JPG, PNG hoặc TIF) và độ phân giải.

Đối với độ phân giải, cài đặt mặc định là 300, nhưng bạn có thể tự tăng hoặc giảm số lượng điểm ảnh  mà máy in đưa vào. Thông thường, số càng cao, độ phân giải càng tốt. Tuy nhiên, nếu bạn đang quét một tài liệu cũ, việc tăng độ phân giải sẽ không có ích.

Cuối cùng, điều chỉnh độ sáng và độ tương phản cho phù hợp.

scan tai lieu tren windows 10 13 414x296 JPG

Khi bạn đã hoàn tất scan, hãy nhấn vào nút Preview để xem kết quả. Nếu bạn cảm thấy ổn, thì hãy nhấn vào nút Scan. Nếu không, hãy điều chỉnh cài đặt của bạn và nhấn lại vào nút Preview để thử nghiệm lại. Bạn chỉ nên nhấn vào nút Scan khi bạn đã cảm thấy hài lòng với những tùy chỉnh và cài đặt của mình.

scan tai lieu tren windows 10 14 431x299 JPG

Trên đây là các cách để giúp bạn có thể scan tài liệu trên Windows 10 được dễ dàng và hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết này sẽ thật sự hữu ích dành cho tất cả mọi người. Chúc các bạn thành công!

Vì cộng tác viên nhiều nên sẽ sai sót trong quản lý, nên nếu bài nào vi phạm bản quyền thì hãy Report(bái lỗi) phía dưới để được xử lý sớm nhất. Cám ơn!

Ngẫu nhiên

Bài viết khác

Xem thêm