Bài 01: Word 2013 - Giới thiệu về trình soạn thảo Word

Trong bài đầu tiên này mình sẽ giới thiệu tổng quan về trình soạn thảo Word 2013 và các thao tác căn bản như khởi động Word, tạo một văn bản Word mới, giới thiệu các thanh công cụ và button trong Word. Vì là bài viết có kèm hình ảnh nên các bạn xem kỹ nội dung để làm theo nhé.

Lưu ý là trong series này mình viết trên hệ điều hành Window 8 nên nếu bạn dùng Window 7 thì giao diện có thể hơi khác chút xíu.

1. Khởi động chương trình

Để khởi động chương trình ta làm các bước sau:

Bước 1: Click vào biểu tượng trên màn hình desktop

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Bước 2: Giao diện chương trình Word 2013 hiện ra

Bước 3: Màn hình chính sẽ hiện ra bạn có thể chọn một số mẫu văn bản thích hợp để tiến hành soạn thảo văn bản, mình sẽ click vào phần Blank document.

Bước 4: Màn hình chính xuất hiện

Trong đó tên gọi các vị trí như sau:

• 1. Thanh công cụ nhanh:chứa các biểu tượng nhanh.
• 2. Button office:thao tác với tệp.
• 3. Chứa toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình chia thành các nhóm.
• 4. Thanh thước đo:dùng cho tab, paragraph cho văn bản.
• 5. Thanh cuộn dùng để di chuyển lên xuống, trái, phải.
• 6. Thanh trạng thái chứa  một số  thông tin về văn bản.
• 7. Màn hình soạn thảo văn bản: nơi người dùng soạn thảo văn bản.

2. Tạo văn bản mới.

Để tạo một văn bản Word mới thì chúng ta có các cách sau.

Cách 1: Khi mở Office Word 2013 hộp thoại office button xuất hiện:

Chọn  New, sau đó chọn Blank document.

Cách 2 :Chọn FILE  -> New

Cách 3: chọn mũi tên trên thanh công cụ nhanh và sau đó click New.

Sau khi thực hiện một trong ba cách trên thì bạn sẽ thấy một trang soạn thảo văn bản mới như sau:

3. Giới  thiệu về thanh Ribbon

Thanh Ribbon là thanh công cụ chứa toàn bộ  các lệnh để thao tác với chương trình bao gồm các tabs Home, Insert, Design, Page Layout,References, Mailings, Review, View.

Tab Home

Được chọn mặc định trên thanh Ribbon gồm có các nhóm lệnh sau:

• Clipboard:  Cắt dán.
• Font: font chữ.
• Pragraph: Căn lề phân đoạn.
• Style: Kiểu định dạng.
• Editing: Các công cụ tiện ích khi chỉnh sửa văn bản như:tìm kiếm thay thế, di chuyển.

Tab Insert

Chứa các nhóm lệnh  về việc chèn các đối tượng vào văn bản như: hình ảnh, biểu đồ bảng, đối tượng ...

• Pages: Chèn vào 1 trang mới vào văn bản hiện thời.
• Tables: Các thao tác liên quan đến bảng.
•  Iiiustrations: Các lệnh chen đối tượng đồ họa.
•  Links: Chèn các links liên kết.
•  Header & footer: Tiêu đề trên dưới văn bản.
•  Text: Lệnh liên quan đến  việc chèn đối tượng như Text box, Drop Carp,  WordArt….
•  Symbols: Chèn liên quan các biểu tượng vào văn bản.

Tab Design

Lệnh liên quan đến các mẫu văn bản được trình bày sẵn.

Tab Page Layout

Chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của văn bản:

• Page Setup: Các lệnh liên quan đến trang in.
• Paragraph:  Các lệnh liên quan đến đoạn văn.
• Arrange: Các lệnh  sắp xếp đối tượng của văn bản.

Tab References

Chứa 1 nhóm lệnh liên quan đến căn chỉnh mục lục tự động, tạo ghi chú cho văn bản.

Tab Mailings

Liên quan tới nhóm lệnh liên quan đến các mẫu biểu trộn maillings.

Tab Reviews

Kiểm tra các ngữ pháp cho văn bản, tạo ghi chú, so sánh nội dung văn bản.

Tab View

Chứa các nhóm lệnh hiển thị.

•  Views:chế độ hiển thị văn bản.
•  Show: Tùy chỉnh hiện thị thanh panel.
•  Zoom : Lệnh phóng to thu nhỏ văn bản.
•  Windown: Tùy chỉnh các lệnh nhiều văn bản.
•  Macros: Các lệnh về Macros.

4. Thanh công cụ nhanh

Chứa các lệnh thao tác nhanh, bạn có thể bổ sung các thao tác để tiện cho việc gõ văn bản.

Muốn bổ sung thêm lệnh click chuột vào con trỏ tích vào những công cụ chưa chọn:

Ngược lại không muốn chọn thì bạn bỏ dấu tích. Ngoài ra nếu ban muốn theem các cộng cụ nhanh không có trong danh sách đó thì bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn vào mũi tên -> chọn More Commands..

Bước 2: Hộp thoại word options xuất hiện, bạn chọn tab Quik Access Toolbar.

Bước 3: Để bổ sung thêm các nút lệnh thì bạn click các biểu tượng ở của sổ bên trái sau đó bấm “add” để thêm, ngược lại để bỏ chọn thì bạn click biểu tượng ở ô bên phải và bấm “remove”.

Bước 4: Nếu bạn muốn thay đổi vị trí hiển thị thì chỉ chọn biểu tượng và click vào dấu mũi tên như trong hình.

Bước 6: Bấm OK, mọi thứ đã xong.

5. Office Button

Office Button chứa các lệnh thao tác với văn bản thư thêm mới  một  file, sửa chữa in ấn một file.

Để mở một Office Button ta làm như sau:

Bước 1: Chọn FILE

Bước 2: Hộp thoại office button xuất hiện:

Trong đó:

Tab Info

Chứa các nhóm lệnh: Save, Save as, Open.., ngoài ra cho phép ngườu dùng thay đổi 1 số thông tin về file.

Tab Open

Gồm có các mục:

• Recent Documents: Chứa danh sách các file mở trước đó.
• SkyDrive: Lấy file từ nơi cất dữ để chia sẻ.
• Computer: Trỏ đường dẫn đến thư mục các file lưu trữ soạn thảo văn bản.

Tab New

Chọn văn bản mới, bên cạnh đó bạn còn có thể lựa chọn các mẫu văn bản có sẵn ở Microsoft word 2013.

Tab Print

Có thể lựa chọn máy in,cài đặt kiểu giấy, trang giấy,số trang cần in…

Tab Share

Bạn có thể gửi văn bản qua mail, Fax, Blog hay lưu văn bản thành các dạng khác nhau.

Tab Export

Tạo một đoạn văn có dạng PDF/XPS  hoặc có thể thay đổi định dạng của một văn bản.

• Close: Đóng cửa sổ chương trình.
• Options: Thiết lập một số tùy chọn cho văn bản.

Khi đóng cửa sổ Office Button bạn nhấp vào nút  “ß” hoặc bạn có thể bấm “ESC” trên bàn phím chuột.

6. Thanh trạng thái - thanh cuộn - thước đo

Thanh trạng thái: vị trí nằm ở dưới cùng của màn hình, bao gồm các thông tin như chế độ hiển thị, phần tram hiển thị, số trang hiện tại, số từ.

Thanh cuộn: Dùng để di chuyển màn hình soạn thảo văn bản lên xuống, gốm có 2 thanh cuộn ngang và dọc.
Thước đo: để căn lề, bố cục văn bản, chỉnh đối tượng văn bản ,thước đo gồm có 2 thanh thước ngang và thanh thước dọc.

7. Lời kết

Bài này mình dừng tại đây vì quá dài rồi, hy vọng qua bài đầu tiên này bạn sẽ thực hiện được các thao tác căn bản trên Word 2013. Hẹn gặp lại các bạn ở bài tiếp theo là bài cách gõ chữ tiếng Việt có dấu bằng Unikey.