Cách tạo bảng chấm công cho nhân viên làm bán thời gian bằng Excel

Bạn có thể đã biết cách tạo bảng chấm công tự động cho nhân viên làm việc giờ hành chính, hoặc nhân viên làm việc bán thời gian nhưng là thời gian đã cố định khung giờ. Còn nhân viên làm bán thời gian theo khung giờ không cố định thì làm thế nào?

Bài viết này mình sẽ chia sẻ cho các bạn cách tạo bảng chấm công mà thời gian được tính cụ thể khi nào bạn bắt đầu và khi nào bạn kết thúc. Cách tính này trên excel rất tiện lợi cho mỗi công nhân và chủ thuê trong việc quản lý thời gian làm việc của mình.

Để làm được điều này thì trước tiên bạn phải biết cách sử dụng excel cơ bản như việc tạo ra bảng tính với các nội dung như tiêu đề, tên, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc vv.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Sau khi tạo bảng tính với các nội dung cần hiển thị, bạn tiến hành tính thời gian mình đã làm trong ngày theo công thức đơn giản: Lấy thời gian kết thúc – thời gian bắt đầu.

Ví dụ: =E7-D7 hay theo công thức TEXT: =TEXT(E7-D7, “h:mm”). (h:mm: sẽ định dạng cách tính đưa kết quả theo đúng thời gian bạn làm là bao nhiêu giờ, bao nhiêu phút)

Theo qui định là mỗi ngày 8 tiếng, nếu làm thêm hay ít hơn, bạn có thể tính thời gian theo công thức: =IF(G7-$I$2>=0, G7-$I$2, "-" & TEXT(ABS(G7-$I$2), "h:mm")).

Công thức này bạn lấy số giờ làm việc trong ngày – số giờ làm việc qui định mỗi ngày (thông thường là 8 tiếng), công thức này qui ước, nếu số giờ làm việc > 0: làm thêm giờ, thời gian hiển thị là số dương, nếu =0, ko hiển thị, <0: thiếu giờ, thời gian hiển thị là số âm.

Ưu điểm của công thức này sẽ giúp bạn phân biệt thời gian thêm hay ít bằng cách hiển thị số âm và số dương theo 2 bên riêng biệt.

Đơn giản hơn nữa thì bạn cũng có thể tính theo công thức thông thường, ví dụ: =G7-$I$2

Để bảng tính trực quan hơn, bạn có thể thiết lập màu nền khác nhau cho ngày thêm giờ và ngày thiếu giờ như sau:

Trước tiên phải tạo dữ liệu điều kiện để thiết lập màu nền. Trong bảng này mình nếu làm thêm, mình đặt là “Thêm giờ”, nếu làm ít hơn mình đặt là “Trừ giờ” dùng hàm If, ví dụ: =IF(J7>0,"Thêm giờ", IF(J7<0, "Trừ giờ", IF(J7=0, ""))).

Nghĩa là Nếu như ô dữ liệu tính giờ làm thêm và giờ trừ >0 thì bảng tính sẽ tự động cập nhật “Thêm giờ” và ngược lại, =0 thì để trống. Sau đó bôi đen dòng muốn thiết lập màu, vào thẻ Home> Conditional Formatting> New Rules> Use a formula to determine which cells to format> trong Format values where this formula is true, điền giá trị cần định dạng, ví dụ: =$I$7=”Thêm giờ”> Format> Fill> Chọn màu> OK. Làm tương tự để thiết lập màu nền cho dòng “Trừ giờ”

Thêm thứ vào ngày làm sẽ giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc quản lý thời gian làm việc, bạn cũng có thể điền thứ theo cách thủ công, đó là nhập chữ vào, nhưng excel có chức năng tự động cập nhật thứ tương ứng với ngày trong tuần, giúp bạn đơn giản hóa công việc, vậy tại sao chúng ta không áp dụng?

Để làm được điều này chúng ta dùng hàm CHOOSE, hàm này thường được sử dụng để tạo lịch hay thay đổi giá trị này sang giá trị khác, ví dụ khi tạo thứ theo ngày trong bảng chấm công, trước tiên bạn phải điền ngày muốn thêm vào bảng, sau đó dùng hàm WEEKDAY(serial_ number, [return type]), trong đó serial_number chính là ô ngày bạn muốn thiết lập thứ trong tuần tương ứng, [return type] là số 1 (vị trí đầu tuần) để tìm ra vị trí số của thứ.

Ví dụ, ngày 01.4.2021, thì sau khi dùng hàm WEEKDAY() thì vị trí ngày trong tuần là 5. Vậy bên cột Thứ trong bảng, bạn dùng hàm CHOOSE để định dạng, ví dụ: =CHOOSE(O7,”chủ nhật”,”thứ hai”, “Thứ ba”, “Thứ tư”,”Thứ năm”, “Thứ sáu”,”Thứ bảy”), excel sẽ tự động cập nhật thứ tương ứng với ngày. (O7 là giá trị ô vị trí ngày trong tuần bạn vừa tìm được, ngày 01.4.2021 là ngày thứ năm, vị trí số bạn vừa tìm được là 5, nên thứ năm bạn phải đặt ở vị trí thứ 5, nếu ví dụ vị trí bạn tìm được là số 6, mà ngày hiện tại là ngày thứ năm thì vị trí đầu tiên trong hàm choose không phải là chủ nhật mà là thứ bảy vì thứ năm phải được đặt ở vị trí số 6). Phần này hơi rắc rối một tí, nếu bạn nào chưa rõ, mình sẽ quay màn hình hướng dẫn các bạn trong bài học khác.

Thủ thuật khác:

1. Bấm đồng thời Ctr và dấu ; để điền ngày hiện tại

2. Định dạng kiểu giờ AM và PM: Chuột phải > Format cell > Time > Chọn định dạng ở khung Type > OK. Chọn định dạng ngày cũng theo cách này.

Còn cách tính tổng số giờ và qui đổi sang ngày hay tính tổng tiền lương dựa trên số giờ hay số ngày làm việc là kiến thức cơ bản nên mình không trình bày ở bài viết này nhé.

Giờ thì bạn đã biết cách tạo 1 bảng tính trên excel ghi lưu và tính toán tất cả các dữ liệu cần để tính công khi bạn làm việc bán thời gian với khung giờ không nhất định rồi nhé. Nếu bài viết có gì sơ sót, rất mong các bạn đóng góp ý kiến để bài viết được tốt hơn. Xin chân thành cám ơn.