Hướng dẫn cài đặt trả lời email tự động trên cPanel

Tại sao tính năng trả lời email tự động (Autoresponder) của cPanel lại rất cần thiết và hữu dụng? Giả sử vì lý do nào đó mà bạn không thể kiểm tra và trả lời các email gửi tới hộp thư của mình, đó là lúc bạn cần sử dụng tính năng này để gửi email hồi âm một cách tự động.

Tính năng trả lời email tự động Autoresponder trong cPanel cho phép bạn tự động gửi tin nhắn phản hồi khi địa chỉ Email của bạn nhận được thư. Khi bạn kích hoạt tính năng, thư sẽ vẫn phân phối đến hộp thư đến của bạn để bạn có thể xử lý vào ngày hôm sau.

Ngay bây giờ, mình sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập tính năng hữu ích này nhé!

1. Cách tạo Autoresponder trong cPanel

Bước 1: Truy cập vào Autoresponder

Nhấp vào biểu tượng Autoresponder trong Bảng điều khiển cPanel

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

• Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản cPanel, hãy cuộn xuống phần Email.
• Nhấp vào biểu tượng Autoresponders như hình dưới đây.

Bước 2: Nhấp vào ‘Add Autoresponder’

Bước tiếp theo là nhấp vào nút Add Autoresponder như hình bên dưới:

Bước 3: Chỉnh sửa/ Thêm Autoresponder

Bước này là để bạn cấu hình Autoresponder.

Ảnh dưới đây là ví dụ để bạn hình dung qua về các trường cài đặt. Mình sẽ đi qua từng trường cài đặt một cách chi tiết hơn ở các bước sau.

Bước 4: Character Set

Đầu tiên là cấu hình Character Set. Như hình dưới đây là mình đang chọn utf-8 để hiển thị tiếng việt.

Lưu ý: Bạn nên cấu hình trường cài đặt này trước. Nếu bạn thay đổi nó sau này, bạn sẽ mất mọi thay đổi khác bạn đã thực hiện trên trang.

Bước 5: cPanel Autoresponder Interval

cPanel Autoresponder Interval xác định tần suất bạn sẽ tự động trả lời email cho cùng một người.

Ví dụ: nếu hôm nay email của bạn nhận được thư từ email joe@bloss.com, nó sẽ trả lời ngay lập tức. Tuy nhiên, nếu joe@bloss.com tiếp tục gửi cho bạn một email khác, nó sẽ không gửi email khác cho đến hết khoảng thời gian được cài đặt bởi Interval.

Điều này rất hữu ích trong việc ngăn chặn việc email của bạn gửi spam đến email của ai đó với cùng một tin nhắn trong một khoảng thời gian ngắn.

Bước 6: Email và Domain

Đây là tài khoản email mà khi có thư gửi tới email đó, hệ thống sẽ tự động hồi đáp.

Nó được hình thành bởi hai phần:

• Email - Đây là phần đầu tiên của email, chứa tên email và không chứa tên miền.
• Domain - Đây là phần tên miền của email.

Hai trường này hợp lại tạo thành địa chỉ email hoàn chỉnh.

Bước 7: From

Nhập địa chỉ email để hồi đáp mà bạn muốn hiển thị

Đây không cần phải là một email đang hoạt động, ví dụ, bạn có thể dùng “no-reply” như hình dưới.

Bước 8: Subject

Nhập Tiêu đề của thư hồi đáp.

• Bạn có thể muốn sử dụng cùng một chủ đề với thư gửi đến trong thư hồi đáp. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng thẻ %subject% như hình dưới đây.

Bước 9: HTML

Nếu bạn muốn sử dụng thẻ HTML (ví dụ: thêm liên kết hoặc hình ảnh), hãy nhấp vào hộp như hình dưới.

Bước 10: Body

• Thêm nội dung trả lời tự động của bạn.

Bạn có thể sử dụng các thẻ sau trong thư hồi đáp của bạn:

• %from% Tên của người đã gửi email đến bạn
• %subject% Tiêu đề email đã gửi đến bạn
• %email% Địa chỉ email đã gửi đến bạn

Bước 11: Start và Stop

• Start - Tại đây bạn có thể chọn Immediately hoặc Custom. Nếu chọn Immediately-thiết lập sẽ kích hoạt ngay lập tức. Chọn Custom để tùy chỉnh thời gian theo ý của bạn.
• Stop - Tại đây bạn có thể chọn Naver hoặc Custom. Nếu chọn Never - không bao giờ ngưng thiết lập này. Chọn Custom để tùy chỉnh thời gian theo ý của bạn.

2. Cách xóa Autoresponder trong cPanel

Trong cPanel, bạn có thể xóa Autoresponder khi bạn không còn cần sử dụng nữa.

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Autoresponder trong Bảng điều khiển cPanel

• Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản cPanel, hãy cuộn xuống phần Email.
• Nhấp vào biểu tượng Autoresponders như hình dưới đây.

Bước 2: Xoá Autoresponder

• Trong mục Current Autoresponder, nhấp vào Delete bên cạnh Autoresponder bạn muốn xóa.

Bước 3: Xác nhận xóa

• Nhấp vào Delete Autoresponder để xác nhận xóa.

Thế là bạn đã hoàn thành việc xóa 1 Autoresponder !

Sau đi xem bài viết. bạn còn gặp khó khăn nào trong việc tạo và xóa Autoresponder trong cPanel không? Hãy bình luận bên dưới để mọi người cùng giúp đỡ nếu có thể nhé!