Excel là gì? Khi nào dùng Excel?

Đây là bài đầu tiên trong loạt bài hướng dẫn tự học Excel căn bản nên ta sẽ tìm hiểu khái niệm Excel là gì? Mục đích là giúp bạn hiểu rõ hơn về công cụ quản lý dữ liệu văn phòng này.

Khi nhắc đến những phần mềm quan trọng trong tin học văn phòng thì không thể không nhắc đến bộ Office của Microsoft, trong bộ này có phần mềm Excel, được dùng để quản lý dữ liệu - tính toán - thống kê rất chuyên nghiệp. Đặc biệt nếu bạn có kiến thức lập trình thì có thể kết hợp với VBA để tạo ra những ứng dụng phức tạp.

Vậy Excel là gì và cách hoạt động ra sao, cũng như khi nào nên sử dụng nó thì chúng ta cùng tìm hiểu ngay nhé.

1. Excel là gì?

Excel là một phần mềm nằm trong bộ phần mềm tin học văn phòng Office của hãng Microsoft, giúp quản lý dữ liệu trong hầu hết các ngành nghề hiện nay.

Với Excel bạn có thể quản lý và tính toán dữ liệu rất đơn giản, ứng dụng trong mọi ngành nghề như: Kế toán - tài chính - ngân hàng, ... đặc biệt là những công ty vừa và nhỏ không có điều kiện mua phần mềm quản lý chuyên dụng.

Hiện nay đã có ứng dụng Excel online hoạt động trên nền web, đó là ứng dụng [Google Sheet]. Ứng dụng này có đầy đủ các tool trong Excel như: Hỗ trợ lưới dữ liệu dạng grid, hỗ trợ công thức tính toán, đặc biệt nó được phần quyền nên bảo mật hơn khi gửi online trên internet.

Dữ liệu lưu trữ trên file Excel theo dạng table (bảng), hỗ trợ nhiều công thức (formula) giúp việc tính toán nhanh và chính xác hơn. Ví dụ bạn muốn tính tổng số tiền thì chỉ cần sử dụng hàm SUM và Excel sẽ tự hiển thị ra kết quả mong muốn.

Ở Việt Nam, hầu như công ty nào cũng bắt buộc nhân viên văn phòng phải có kiến thức về Excel để đáp ứng công việc hằng ngày. Nếu bạn chưa rành thì nên học ngay nhé, đó là một điểm cộng khi đi xin việc đấy.

2. Những tính năng của Excel bạn nên biết

Khi nhắc đến Excel thì dân văn phòng ai cũng phải lắc đầu, bởi để hiểu toàn bộ kiến thức liên quan đến Exce là điều rất khó. Nếu bạn là dân công nghệ và có kiến thức về lập trình thì học rất dễ dàng, ngặt nỗi đa số các chị em phụ nữ không rành về nó.

Dưới đây là một số tính năng mà Excel hỗ trợ bạn cần phải biết nhé.

• Cho phép nhập dữ liệu dạng table: Bản chất Excel lưu trữ dữ liệu theo từng ô (cell).
• Hỗ trợ các công thức tính toán từ đơn giản đến phức tạp.
• Hỗ trợ vẽ biểu đồ
• Hỗ trợ nhiều công cụ như trong Word
• Cho phép người dùng tự lập trình theo từng bài toán khác nhau
• Có thể tạo nhiều bảng tính và liên kết với nhau
• Có thể liên kết với VBA để tạo ra những ứng dụng khác nhau
• Hỗ trợ bảo mật tốt

3. Khi nào nên sử dụng Excel?

Các công ty lớn thường sẽ có phần mềm quản lý nhân sự, kế toán chuyên dụng. Nhưng với những công ty nhỏ thì không có đủ kinh phí để đầu tư, vì vậy giải pháp là sử dụng Excel sẽ rất nhanh gọn.

Bên cạnh đó việc sử dụng Excel sẽ giúp linh động hơn trong việc tính toán, không giống như những phần mềm chuyên dụng đó. Vì vậy nếu bạn đang cần quản lý dữ liệu mà khong có phần mềm hỗ trợ thì nên sử dụng Excel nhé.

Tóm lại bạn nên sử dụng Excel khi:

• Quản lý dữ liệu nhân sự
• Quản lý nhập xuất kho / kế toán
• Tính toán liên quan đến tiền bạc, con số. Đây là điểm mạnh của Excel.
• Cần lưu trữ dữ liệu ở dạng table thì sử dụng Excel tốt hơn Word.
• Cần chia sẻ dữ liệu thì nên dùng Excel để bảo mật hơn
• => Nói chung là sử dụng Excel khi bạn không có một công cụ nào khác hỗ trợ tốt hơn.

Bài đầu tiên này mình chỉ muốn giới thiệu cho bạn hiểu một chút về Excel là gì thôi, các bài tiếp theo sẽ đi sâu và lần lượt tìm hiểu những tính năng trong Excel giúp bạn có thẻ tự học Excel qua series này.