Cách đánh số thứ tự tự động và sắp xếp dữ liệu trong Word

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách đánh số thứ tự tự động và cách sắp xếp dữ liệu trên Word 2003 - 2021.

Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản được nhiều người tin dùng. Với word, bạn có thể chèn số thứ tự vào văn bản, chèn bảng (table) theo một trình tự logic nhất định hoặc theo sở thích tùy ý.

Việc đánh số thứ tự sẽ giúp ta dễ dàng phân cấp các tiêu đề và nội dung. Ngoài ra, nó còn giúp người đọc dễ hiểu bởi việc ngắt đoạn rất là chuyên nghiệp. Sau đây là cách thực hiện.

I. Cách đánh số tự động trong Word 2003

Trong phần này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách đánh sô tự động tăng dần / giảm dần trong Word 2003, 2007 cho văn bản, bảng số liệu và cách đánh số tự động từ số bất kỳ.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

1. Cách đánh số tự động cho văn bản trên Word 2003

Các bước thực hiện như sau.

Bước 1: Bôi đen văn bản cần đánh số thứ tự, sau đó vào Fomart => Bullets and Numbering (Đối với Word 2003)

Nếu Word 2007 thì bạn vào Tab Homne => chọn biểu tượng Numbering trên thanh công cụ nhé.

Bước 2: Cửa sổ “Bullets and Numbering”, Click vào tab Numbered => chọn kiểu thứ tự => Custumize...

Bước 3: Hộp thoại Custumize Numbered List xuất hiện, các bạn bắt đầu thiết lập thông số hợp lí, sau đó nhân OK.

• Number format : Nhấp vào Font để thay đổi định dạng số ( font, màu sắc, kích thước của số)
• Number style : Kiểu số thứ tự (1,2,3 hoặc a,b,c)
• Start at : Số thứ tự bắt đầu
• Number position : Vị trí của số (trái,phải giữa).
• Text position : Khoản cách giứa số thứ tự và ký tự đầu tiên của đoạn văn bản.
• Add tab stop at : Khoảng cách dòng đầu tiên của đoạn văn bản so với lề, lùi về trái hoặc phải tùy ý.
• Indent at : Khoảng cách các dòng từ thứ 2 trở đi, lùi về phía bên trái lề hoặc bên phải tuỳ theo lựa chọn.

Như vậy là bạn đã hoàn thành việc đánh số thứ tự

2. Cách đánh số tự động cho bảng (Table) trong Word

Đánh số tự động cho bảng trong Word thực hiện tương tự như ở" mục 1" thuộc "phần 1", các bạn có thể kéo lên để tham khảo nhé.

Lưu ý: Lúc bôi đen có khác một chút, đó là bạn chỉ bôi đen phần cột.

II. Cách đánh số tự động tăng dần giảm dần trong Word 2010 - 2021

Trong phần này mình chỉ hướng dẫn các bạn cách đánh số thứ tự tự động cho văn bản, bảng (table) trên Word 2010, còn những phiên bản như 2013, 2016, 2019,... Các bạn có thể thực hiện tương tự nhé.

1. Cách đánh số tự động cho văn bản trên Word

Các bạn có thể thực hiện như sau.

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần đánh số thứ tự, sau đó vào tab Home = > Numbering

Bước 2: Lựa chọn kiểu số thứ tự (1,2,3,...) là xong.

Ngoài ra bạn có thể thiết lập nâng cao bằng cách nhấp vào Define New Number Format, thiết lập này mình không giới thiệu chi tiết ở trong mục này, bạn có thể kéo xuống để xem chi tiết ở phần tiếp theo bên dưới nhé.

2. Cách đánh số tự động cho bảng (Table) trên Word

Bước 1: Quyét chọn cột mà bạn muốn đánh số thứ tự trong Word.

Bước 2: Vào Tab Home => Chọn thẻ Numbering => Define New Number Format…

Bước 3: Hộp thoại Define New Number Format xuất hiện, và bắt đầu thiết lập thông số.

• Number style : Kiểu số thứ tự (1,2,3 hoặc a,b,c)
• Number format: Định dạng số thứ tự.
• Alignment: Lựa chọn chanh trái, canh giữa, canh phải.
• Preview: Hiển thị kết quả bạn đã chọn

Lưu ý: Bạn chỉ cần thiết lập ở lần đầu tiên, còn ở lần sau thì nó đã có sẵn trong nhóm Recently Used Number Formats của mục Numbering.

Bước 4: Trường hợp đánh số thứ tự bảng có 2 cột cùng hàng. thực hiện nhứ sau.

Click phải chuột vào số đầu tiên của cột "STT" và chọn Set Numbering Value.

Bước 5: Hộp thoại xuất hiện, tại ô Set value to, các bạn nhập vào số thứ tự tiếp theo với số thứ tự cuối cùng trong cột đầu tiên.

Ví dụ cột đầu tiên của mình có số thứ tự cuối cùng là 4, thì mình sẽ nhập vào ô Set value to là 5, sau đó nhấn OK.

Với chức năng này bạn có thể đánh số thứ tự tự động bắt đầu từ số bất kỳ

Bước 6: Thành quả sau khi thực hiện đánh số thứ tự.

III. Cách sắp xếp dữ liệu tăng dần / giảm dần cho bảng trong Word

Trong phần này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sắp xếp dữ liệu tăng dần hoặc giảm dần theo thứ tự chữ cái và cách sắp xếp dữ liệu trong trường hợp bảng có cột số thứ tự. Các bạn cùng tham khảo nhé.

1. Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự chữ cái tăng dần hoặc giảm dần

Các bước thực hiện như sau.

Bước 1: Chọn (bôi đen) Bảng => Vào Tab Layout => Chọn Soft như hình bên dưới.

Bước 2: Hộp thoại bên dưới xuất hiện, các bạn bắt đầu thiết lập như sau.

• Soft by: chọn cột sắp xếp theo Tên.
• Ascending: Chọn kiểu sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần thì có thể tích vào Descending.
• Then by: Chọn sắp xếp theo Họ, phòng trường hợp Tên trùng nhau.
• Tích chọn Ascending để thiết lập tăng dần, tích Descending để thiết lập giảm dần.
• Cuối cùng bấm OK đế tiến hành sắp xếp.

Bước 3: Xem kết quả sắp xếp theo thứ tự tăng dần (khi bạn chọn chế độ Ascending).

Kết quả Tên được sắp xếp theo thứ tự giảm dần (khi bạn chọn chế độ Descending).

Lưu ý: Quy luật sắp xếp tên trong Word theo tiếng Việt phải sắp xếp các mục và được sắp xếp theo thứ tự các chữ cái lần lượt từ chữ A - Z. Ngoài ra, việc sắp xếp tên còn dựa vào cả dấu, họ, tên lót.

2. Cách sắp xếp dữ liệu trong trường hợp bảng có cột số thứ tự

Các bước thực hiện như sau.

Bước 1: Chọn STT của Bảng => Vào Tab Layout => Chọn Soft như hình bên dưới.

Bước 2: Hộp thoại xuất hiện, chọn vào Options => tích vào Soft column only => OK 2 lần.

Bước 3: Bôi đen bảng (trừ cột STT ra nhé) => sau đó chọn vào Tab Layout => và chọn vào mục Soft.

Và các bước tiếp theo bạn thực hiện giống với "mục 1" thuộc "phần 3" mà hình đã hướng dẫn ở trên nhé, các bạn hãy kéo lên và tham khảo nhé.

Như vậy, trong bài viết này mình đã chia sẻ cho các bạn cách đánh số thứ tự tự động cho văn bản, bảng (table), trên cacs phiên bản Word khác nhau. Ngoài ra còn có cách sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng hoặc giảm dần trên Word ở nhiều trường hợp khác nhau. Các bạn hãy tham khảo và cố gắng thực hiện theo nhé. Chúc các bạn thành công!