Track Changes và Comments trong Word 2016

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng tính năng Track Changes và Comments trong Word 2016 với các thao tác cơ bản như: Bật tính năng Track Changes, xem lại hoặc ẩn các thay đổi trong văn bản, thêm - xóa comments, so sánh 2 tài liệu.

Track Changes và Comments là tính năng kiểm soát sự thay đổi trong văn bản, giúp bạn biết được những chỉnh sửa nào đã được thêm vào trong file Word của mình. Khi sử dụng Track Changes, mọi thay đổi của văn bản sẽ được lưu lại và hiển thị trên Word. Đây là tính năng được đánh giá là cực kỳ hữu dụng trong làm việc nhóm. Để hiểu rõ hơn về tính năng này cũng như cách sử dụng, mời bạn theo dõi bài viết dưới đây nhé!

I. Tìm hiểu về Track Changes

Track Changes (Theo dõi thay đổi) là một tính năng đặc biệt của Word, cho phép bạn thấy những thay đổi đã được thực hiện cho một tài liệu. Khi bạn bật Track Changes, chúng sẽ lưu giữ mọi lần xóa, thêm thắt về văn bản, các comment,… bằng các màu sắc và ký hiệu khác nhau, đảm bảo bạn không bị bỏ sót bất kỳ một thay đổi nào.

Đây là một trong những tính năng không thể thiếu đối với những người thường xuyên làm việc theo nhóm. Nếu có nhiều người chỉnh sửa văn bản thì mỗi người sẽ được chỉ định một màu đánh dấu khác nhau để người dùng dễ nhìn hơn.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

1. Cách bật tính năng Track Changes trong Word 2016

Cách bật tính năng Track Changes khá đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo 2 bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn vào tab Review, sau đó bấm chọn vào mục Track Changes.

Bước 2: Vậy là tính năng Track Changes đã được bật. Bắt đầu từ thời điểm này, mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ xuất hiện dưới dạng đánh dấu màu.

2. Xem lại các thay đổi trong văn bản

Những thay đổi được theo dõi này thực chất chỉ là những thay đổi dạng gợi ý. Để chúng trở thành thay đổi chính thức thì chúng cần được chấp nhận. Mặt khác, nếu tác giả ban đầu của tài liệu không đồng ý với một số thay đổi được theo dõi thì có thể chọn từ chối chúng.

Cách chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi

Để chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi, bạn hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Chọn vào thay đổi mà bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối.

Bước 2: Điều hướng đến tab Review, bấm vào lệnh Accept (chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối) như hình bên dưới đây.

Lưu ý: Để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc, hãy nhấp chọn menu thả xuống trong mục Accept, sau đó chọn Accept All Changes. Nếu không muốn theo dõi những thay đổi đó nữa, hãy nhấp chọn Accept All and Stop Tracking.

Bước 3: Sau khi chọn 1 trong 2 lệnh trên thì đánh dấu sẽ biến mất và Word sẽ tự động chuyển sang thay đổi tiếp theo. Bạn có thể tiếp tục chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi cho đến khi bạn đã xem xét tất cả các thay đổi.

Bước 4: Khi bạn đã xem xét xong tất cả các thay đổi, việc bạn cần làm lúc này là nhấn vào mục Track Changes trên thanh công cụ để tắt nó.

Lưu ý: Nếu bạn muốn chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc thì bạn hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong mục Accept, sau đó chọn Accept All Changes (Chấp nhận thay đổi tất cả). Còn nếu bạn không còn muốn theo dõi những thay đổi trong tài liệu của mình, bạn có thể chọn Accept All and Stop Tracking (Chấp nhận tất cả và dừng theo dõi).

3. Tìm hiểu về các tùy chọn của Track Changes

Nếu bạn có nhiều thay đổi được theo dõi, chúng có thể gây mất tập trung nếu bạn đang muốn đọc sơ qua một tài liệu. May mắn thay, Word cung cấp một số cách để tùy chỉnh cách các thay đổi được theo dõi xuất hiện, đó là:

• Simple Markup (Đánh dấu đơn giản): Chỉ hiển thị dòng có thay đổi
• All Markup (Tất cả đánh dấu): Hiển thị toàn bộ thay đổi
• No Markup (Không đánh dấu): hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể
• Original (Bản gốc): Hiện thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa

4. Cách ẩn các thay đổi được theo dõi

Bạn cũng có thể ẩn các thay đổi đã được theo bằng các bước sau:

Bước 1: Từ tab Review, bạn bấm vào lệnh Display for Review (Hiển thị để Xem lại). Lệnh Display for Review nằm ở bên phải lệnh Track Change.

Bước 2: Lúc này, các tùy chọn sẽ xuất hiện từ menu thả xuống. Bạn hãy chọn tùy chọn mà bạn mong muốn. Trong ví dụ dưới đây, mình sẽ chọn tùy chọn No Markup để xem trước phiên bản cuối cùng của tài liệu trước khi chấp nhận các thay đổi.

Lưu ý: Bạn cũng có thể nhấp vào điểm đánh dấu ở lề trái để chuyển giữa tùy chọn Simple Markup và All Markup.

5. Cách hiển thị của ô ghi chú (Balloons)

Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Từ tab Review, bạn tiến hành bấm Show Markup (Hiển thị Đánh dấu), chọn mục Balloons rồi chọn tiếp Show Revisions in Balloons.

Bước 2: Lúc này, hầu hết các sửa đổi sẽ xuất hiện ở lề phải.

II. Thêm comments (nhận xét) trong Word 2016

Đôi khi bạn sẽ muốn thêm một comments để cung cấp phản hồi thay vì chỉnh sửa một tài liệu. Tính năng này thường được sử dụng kết hợp với Track Change, nhưng bạn không nhất thiết phải bật Track Change để thêm nhận xét.

1. Cách thêm comments

Để thêm nhân xét, ý kiến vào trong văn bản, bạn thực thiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đánh dấu văn bản hoặc đặt điểm chèn vào nơi bạn muốn nhận xét xuất hiện.

Bước 2: Từ tab Review, bấm vào lệnh New Comment (Nhận xét mới).

Bước 3:Tiến hành nhập nhận xét của bạn. Sau khi hoàn tất, bạn có thể đóng ô nhập comments lại bằng cách nhấn phím Esc hoặc bằng cách nhấp vào bất cứ nơi nào bên ngoài ô nhận xét.

2. Cách xóa comments

Cách xóa comments được thực hiện như sau:

Bước 1: Đầu tiên bạn phải nhấp chọn vào comments mà bạn muốn xóa.

Bước 2: Tiếp đến bạn di chuyển đến tab Review, bấm vào lệnh Delete.

Bước 3: Lúc này, comments sẽ bị xóa đi,

Lưu ý: Để xóa tất cả các nhận xét, bạn hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong mục Delete và chọn Delete All Comments in Document (Xóa tất cả các nhận xét trong Tài liệu).

III. Cách so sánh hai tài liệu trong Word 2016

Nếu bạn chỉnh sửa tài liệu mà không theo dõi các thay đổi thì bạn vẫn có thể sử dụng các tính năng xem lại như Accept và Reject. Bạn có thể làm điều này bằng cách so sánh hai phiên bản của tài liệu. Điều bạn cần là phải có tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi (lưu ý là các tài liệu cũng phải có tên tệp khác nhau).

Để so sánh hai tài liệu, bạn tiến hành theo các bước bên dưới đây:

Bước 1: Từ tab Review, bấm vào lệnh Compare (So sánh), sau đó chọn Compare từ menu thả xuống.

Bước 2: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Bạn hãy nhấp chọn Original document (tài liệu gốc) của bạn bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn tài liệu từ danh sách. Nếu tệp không có trong danh sách, nhấp vào nút Browse (Duyệt) để định vị tệp.

Bước 3: Tiếp tục, bạn bấm chọn Revised document (tài liệu sửa đổi), sau đó bấm OK .

Bước 4: Lúc này, Word sẽ so sánh hai tệp để xác định những gì đã thay đổi và sau đó tạo một tài liệu mới. Các thay đổi sẽ xuất hiện dưới dạng đánh dấu màu, giống như tính năng Track Changes. Sau đó, bạn có thể sử dụng các lệnh Accept và Reject để hoàn thiện tài liệu của mình.

Qua những thông tin trên chắc hẳn là bạn đã biết cách để sử dụng tính năng Track changes và Comments trên Word 2016 rồi đúng không nào. Vậy là từ bây giờ bạn đã có thể dễ dàng chèn các chú thích vào các file văn bản của mình hay đánh giá các file báo cáo của người khác một cách dễ dàng và nhanh chóng. Chúc bạn thực hiện thành công!