Cách lưu và chia sẻ tài liệu trên Word 2016

Lưu và chia sẻ tập tin một trong những bước rất quan trọng khi bạn đã hoàn thành xong một tài liệu. Việc làm này không những sẽ tài liệu của bạn an toàn hơn, bạn có thể truy cập và chỉnh sửa nhanh chóng hơn mà còn giúp bạn chia sẻ dữ liệu đến nhiều người nhanh chóng hơn.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách lưu và chia sẻ tài liệu trên Word 2016 một cách thật chi tiết để các bạn có thể thực hiện đươc những thao tác này một cách dễ dàng nhất nhé!

I. Lưu tài liệu trên Word 2016

Ứng dụng Word cho phép người dùng lưu tập tin với 2 cách đó là Save (Lưu) và Save As (Lưu dưới dạng). Tùy vào nhu cầu mà bạn có thể chọn một trong 2 cách này.

Save: Được dùng khi bạn đang tạo hoặc chỉnh sửa một tài liệu nào đó và bạn cần Save để lưu lại các thay đổi. Khi bạn lưu tập tin bạn chỉ cần nhấn vào lệnh lưu là được.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Save As: Thường được dùng khi bạn tạo một bản sao của một tài liệu trong khi bạn vẫn muốn giữ nguyên bản gốc. Khi sử dụng Save As bạn cần phải chọn một tên khác và tìm một vị trí khác để lưu bản sao chép đó.

1. Cách lưu tài liệu

Bạn cần phải biết cách lưu một tài liệu nào đó để có thể truy cập và chỉnh sửa khi cần thiết. Ngoài ra, việc lưu tài liệu còn giúp bạn không phải lo lắng khi mất tài liệu nữa, tuy nhiên  bạn cũng nên lưu ý là nên nhớ vị trí lưu tài liệu để có thể dễ dàng tìm thấy sau này nhé.

Khi đang soạn thảo một văn bản nào đó, nếu muốn lưu thì bạn thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Di chuyển chuột đến biểu tượng lệnh lưu trên Quick Access Toolbar (Thanh công cụ truy cập nhanh)

Nếu đây là lần đầu tiên bạn chọn lệnh lưu thì cửa sổ Save As sẽ hiển thị trên Backstage view

Bước 2: Tiếp theo, ban cần chọn tên cho tập tin và vị trí để lưu tập tin đó bằng cách nhấp vào Browse (Duyệt) để lựa chọn nơi lưu tập tin trên máy tính của bạn.

Nếu không muốn lưu trên máy tính bạn cũng có thể thể bấm vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive của mình.

Bước 3: Hộp thoại Save As xuất hiện, bạn hãy chọn vị trí mà bạn muốn lưu, đặt tên cho tập tin rồi chọn Save để hoàn thành nhé.

Nếu bạn tiếp tục chỉnh sửa và thay đổi tài liệu thì nhớ bấm lưu  thêm  một lần nữa để lưu các thay đổi của bạn.

Thay vì chọn biểu tượng lưu trên thanh Quick Access Toolbar, bạn cũng có thể làm theo một cách đơn giản hơn để lưu tài liệu đó là bạn nhấn Ctrl + S trên bàn phím sau đó làm các bước như trên để lưu tài liệu.

2. Tạo bản sao chép bằng cách sử dụng Save As

Trong trường hợp nếu bạn cần tạo một bản sao của một tài liệu nào đó mà vẫn muốn giữ nguyên bản gốc. Chẳng hạn như bạn có một tập tin có tên là Bảng lương, bạn có thể dùng Save As để tạo một bảng sao có tên là Bảng lương 1, thì lúc này bạn có thể chỉnh sửa tập tin mới và tập tin cũ vẫn không thay đổi gì.

Cách thực hiện như sau: Bạn sẽ nhấp vào lệnh Save As trong giao diện Backstage View và thực hiện các bước giống như khi lưu tệp lần đầu tiên mà mình đã hướng dẫn ở mục 1 trên.

3. Cách thay đổi vị trí lưu tập tin mặc định

Thông thường khi bạn lưu một tập tin nào đó thì Word sẽ được lựa chọn làm vị trí lưu trữ là OneDrive làm mặc định. Nếu bạn muốn thay đổi vị trí lưu tập tin mặc định thì bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập Backstage view

Bước 2: Nhấp vào Options (Tùy chọn)

Bước 3: Lúc này  hộp thoại Word Options sẽ hiển thị trên màn hình. Bạn tiến hành chọn Save ở phía bên trái, rồi đánh dấu tick vào hộp nằm bên cạnh tùy chọn Save to Computer by default, sau đó bấm OK thì vị trị được lưu mặc định sẽ thay đổi.

II. Cách chia sẻ tài liệu

Khi tài liệu của bạn đã hoàn thành và bạn muốn chia sẻ đến những người cần thiết thì điều đầu tiên bạn cần làm đó chính là lưu tài liệu đó trên OneDrive.

Bạn lưu tài liệu trên OneDrive bằng cách bấm chọn Save As, bạn có thể lựa chọn các vị trí lưu trữ như OneDrive và đặt tên.

Tiếp đến ban chia sẻ tài liệu bằng các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập Backstage view, sau đó bấm Share

Bước 2: Khi của sổ Share xuất hiện, bạn chọn vào một tùy chọn bất kỳ để chia sẻ tài liệu của bạn.

Cách chia sẻ file Word cho nhiều người

Để chia sẻ file Word cho nhiều người mà không phải mất thời gian chọn từng người,bạn có thể thực hiện theo những hướng dẫn sau:

Bước 1: Trong giao diện Word, bạn chọn nút Share ở trên cùng bên phải của màn hình.

Bước 2: Lúc này, nếu tài liệu chưa được lưu vào đám mâ thì bạn phải bấm chọn Save to Cloud.

Bước 3: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện lên, bạn chọn nơi lưu trữ trong OneDrive, đặt tên cho tập tin của bạn và lưu lại.

Bước 4: Bạn quay lại hộp thoại Share vànhập địa chỉ của những người nhận. Nhấp vào một địa chỉ email, chọn xem họ có thể chỉnh sửa nó hoặc chỉ xem nó và bấm nút Share.

Bước 5: Tài liệu sẽ lập tức được gửi đến những người nhận. và ngày sau đó sẽ xuất hiện một email bao gồm liên kết đến tài liệu được lưu trữ trong tài khoản OneDrive của người gửi.

Nếu người nhận nhấp vào liên kết thì họ sẽ đi đến một phiên bản trình duyệt của Word gọi là Word Online, nơi mà các tài liệu có thể được chỉnh sửa.

III. Cách sử dụng tính năng Tự động phục hồi

Trong khi bạn đang làm việc với Worrd thì nó sẽ tự động lưu tài liệu của bạn vào một thư mục tạm thời. Vì vậy nếu đang sử dụng mà bạn gặp sự cố như mất điện, máy tính bị hỏng,... mà bạn vẫn chưa lưu tài liệu thì bạn có thể  khôi phục tệp bằng tính năng Tự động phục hồi (AutoRecover)

Cách sử dụng AutoRecover:

Bước 1: Bạn mở Word lên, nếu phiên bản Autosaved (tự động lưu) của tập tin được phát hiện, bảng Document Recovery (Phục hồi tài liệu) sẽ xuất hiện ở phía bên trái giao diện.

Bước 2: Bạn nhấn vào File để mở, lúc này tài liệu cảu bạn sẽ được phục hồi.

Thông thường, cứ sau 10 phút bạn làm việc thì Word sẽ tự động lưu trữ, vì vậy nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu dưới 10 phút thì Word sẽ không tạo được phiên bản tự động lưu đâu nhé.

Ngoài ra, nếu khi mở Word lên mà bạn không thấy tập tin mà bạn cần thì bạn có thể tìm kiếm tập tin bằng cách duyệt tất cả các tập tin autosaved từ Backstage view theo trình tự như sau: Chọn tab File --> Chọn Manage Versions (Quản lý phiên bản), rồi click chọn Recover Unsaved Documents (Khôi phục Tài liệu chưa lưu)

IV. Cách xuất (Export) tài liệu

Tất cả các tập tin trong Word sẽ được lưu với định dạng file là .docx. Vậy nên nếu bạn cần sử dụng một loại tệp đó với các định dạng khác như PDF để phục vụ cho nhu cầu công việc thì bạn có thể xuất tài liệu của bạn từ Word sang nhiều loại tệp khác nhau.

1. Cách xuất tài liệu dưới dạng tệp PDF  

Để xuất tài liệu của bạn dưới dạng tệp PDF - đây là dạng tệp rất hữu ích giúp người nhận có thể xem được nhưng không chỉnh sửa được nội dung của tài liệu, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn bấm vào tab File để truy cập giao diện Backstage View

Bước 2: Chọn Export (Xuất) rồi chọn Create (Tạo) PDF/XPS

Bước 3: Lúc này các Save As hộp thoại sẽ xuất hiện. Bạn hãy chọn vị trí bạn muốn xuất tài liệu, nhập tên tệp, sau đó bấm Publish (Xuất bản)

2. Cách xuất tài liệu sang các loại tệp khác

Ngoài cách xuất tài liệu của bạn dưới dạng tệp PDF, bạn cũng có thể xuất tài liệu trên Word sang định dạng các tập tin khác để đáp ứng trường hợp nếu muốn chia sẻ với người dùng khác đang sử dụng các phiên bản Word cũ hơn hoặc thành tập tin có định dạng .txt  thì bạn làm theo cách sau:

Bước 1: Bấm vào tab File để truy cập giao diện Backstage 

Bước 2: Chọn Export sau đó chọn Change File Type (Thay đổi loại tệp)

Bước 3: Chọn một định dạng tập tin rồi click chọn Save As

Bước 4: Lúc này, trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Bạn hãy chọn một vị trí bất kỳ mà bạn muốn lưu tài liệu vừa xuất, đặt một tên tùy ý rồi chọn Save.

Bên cạnh đó, bạn còn có thể sử dụng  menu thả xuống Save as type trong hộp thoại Save As để lưu tài liệu thành các định dạng tập tin khác nhau.

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách lưu và chia sẻ tài liệu trên Word 2016. Ngoài ra, bài viết còn hướng dẫn thêm cho bạn những công cụ quan trọng khác trong Word như cách chia sẻ file Word cho nhiều người, cách sử dụng tính năng Tự động phục hồi và cách xuất tài liệu. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Chúc bạn luôn thành công!