Cách ngắt trang trong Word 2016

Ngắt trang, chia phần trong văn bản Word 2016 là một trong những tính năng hữu ích, tuy nhiên lại không được nhiều người dùng biết tới. Với tính năng này, bạn có thể chèn ngay một trang mới vào văn bản đã soạn thảo mà không làm lệch hàng hay xê dịch các trang văn bản mà bạn đã soạn. Nếu bạn chưa biết cách để sử dụng tính năng này thì hãy theo dõi bài viết "Cách ngắt trang, chia phần trong văn bản Word 2016" ngay dưới đây nhé.

I. Giới thiệu về tính năng Breaks

Breaks là tính năng dùng để chia, ngắt văn bản ra thành nhiều đoạn, nhiều phần khác nhau giúp bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa bố cục cho từng đoạn mà không ảnh hưởng tới đoạn khác.

II. Cách tạo Page break

Page break là tính năng cho phép bạn ngắt trang hiện tại để xuống trang tiếp theo trước khi hết một trang giúp văn bản sẽ được sắp xếp với cấu trúc chặt chẽ và mạch lạc hơn. Tính năng này thường được dùng trong những bài báo cáo, tiểu luận... có trang tiêu đề hay mục lục chính cần được bắt đầu trên một trang mới.

Chẳng hạn như ví dụ dưới đây, bạn nhìn vào hình sẽ thấy tiêu đề Monthy Revenue và By Client đang nằm trên trang 3, nhưng phần bảng của chúng lại ở trang phía dưới. Bình thường, chúng ta sẽ nhận Enter để tiêu đề đó nhảy xuống trang phía dưới, tuy nhiên nếu làm như vậy thì văn bản sẽ rất dễ bị xê dịch khi bạn thêm hay xóa một phần nào đó trên văn bản. Vâỵ nên, để cho đoạn tiêu đề ngắt xuống mà không bị lỗi gì thì chúng ta sẽ sử dụng tính năng Page break.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Để tạo Page break, chúng ta thực hiện theo những bước sau đây:

Bước 1: Bạn di chuyển chuột và đặt điểm chèn tại vị trí mà bạn muốn tạo Page break. Trong ví dụ của mình, mình sẽ đặt điểm chèn ở trước các tiêu đề như hình dưới đây.

Bước 2: Bạn nhấp vào tab Insert trên thanh công cụ nhanh rồi nhấn vào lệnh Page Break hoặc nhấn phím Ctrl + Enter.

Lúc này, page break được tạo vào trang của bạn và các tiêu đề sẽ chuyển xuống trang tiếp theo.

Lưu ý: Theo mặc định trong Word, tính năng Breaks thường ở chế độ ẩn. Vậy nên nếu bạn muốn xem các điểm mà mình đã breaks trong văn bản thì chọn vào lệnh Show/Hide trên tab Home nhé.

III. Tìm hiểu về Section breaks

Section breaks là tính năng dùng để ngắt những định dạng của một trang ở phần trên, để tạo một trang khác với các định dạng văn bản khác. Bởi vì trong Word, khi nó tự nhảy sang 1 trang mới thì vẫn giữ nguyên định dạng trang giống y như trang trước đó..

Section breaks thường được dùng trong những văn bản mà bạn có nhu cầu trình bày đa đạng với từng định dạng khác nhau trên từng trang ví dụ như thiết lập nhiều loại lề trong cùng một trang văn bản, hướng giấy khi in ấn,…..

Word 2016 cung cấp một vài tùy chọn của section breaks như sau: 

• Next Page (Trang tiếp theo): Tùy chọn này cho phép chèn một section break và di chuyển văn bản sau khi ngắt sang trang tiếp theo của tài liệu.
• Continuous (tiếp tục): Tùy chọn này sẽ không tạo mới 1 trang văn bản mà sẽ giúp ban chèn 1 Section mới kể từ vị trí của con trỏ. Continuous break thường được dùng khi bạn muốn áp dụng nhiều kiểu định dạng trên cùng 1 trang. 
• Even Page và Odd Page (Trang chẵn và trang lẻ): Các tùy chọn này thêm phần ngắt và di chuyển văn bản sau khi ngắt sang trang chẵn hoặc trang tiếp theo. Các tùy chọn này có thể hữu ích khi bạn cần bắt đầu một phần mới trên trang chẵn hoặc lẻ (ví dụ: một chương mới của một cuốn sách).

So với Page break thì Section breaks sẽ có thêm nhiều lựa chọn hơn.

Cách tạo Section breaks

Trong ví dụ dưới đây, mình sẽ thêm một Section break để tách một đoạn văn từ danh sách cột.

Cách tạo Section breaks sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn hãy di chuyển điểm chèn đến vị trí mà bạn muốn ngắt phần. Trong ví dụ của mình thì mình sẽ đặt điểm chèn vào trước đoạn văn muốn ngắt như hình.

Bước 2: Nhấp vào tab Layout, chọn lệnh Breaks rồi chọn tiếp các tùy chọn của Section break mà ban mong muốn từ menu thả xuống.

Mình sẽ chọn tùy chọn Continuous để đoạn văn của mình vẫn nằm trên cùng một trang với các cột.

Văn bản sau khi được ngắt như sau:

Bước 4: Mỗi phần được ngắt sau khi tạo Section breaks có thể được định dạng riêng tùy ý.

Với ví dụ của mình thì mình sẽ áp dụng định dạng One-column cho đoạn văn này.

Vậy là định dạng One-column sẽ được áp dụng vào Section break hiện tại của tài liệu.

Tài liệu sau khi hoàn thành sẽ hiển thị như sau:

IV. Các dạng Breaks khác

Khi muốn định dạng hiển thị của cột hoặc xác định văn bản xung quanh ảnh, Word cung cấp thêm một vài tùy chỉnh break khác:

• Column (Chia côt): Để tạo nhiều cột, bạn có thể áp dụng column break để cân đối hiển thị cột. Sau khi sử dụng column break, văn bản sẽ bắt đầu ở cột tiếp theo.
• Text wrapping: Khi chèn ảnh hoặc biểu tượng vào tài liệu, bạn có thể sử dụng text-wrapping break để bắt gõ văn bản phía dưới ảnh.

V. Cách xóa Breaks

Dưới đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách xóa một breaks đã tạo và xóa toàn bộ breaks trong văn bản nhé.

1. Xóa Breaks

Như mình đã nói ở trên, trong Word thì các Breaks sẽ được để ẩn, để xóa thì trước hết bạn phải hiển thị break trên văn bản đã nhé.

Cách xóa Breaks rất đơn giản bạn chỉ cần đặt điểm chèn vào trước đoạn văn bản mà bạn muốn xóa Breaks rồi ấn nút Delete là xong.

Văn bản sau khi đã được xóa Breaks sẽ hiển thị như hình dưới đây.

2. Xóa toàn bộ Breaks trong văn bản

Nếu bạn muốn xóa toàn bộ Breaks trong một văn bản nào đó, thay vì xóa thủ công từng Breaks một thì bạn có thể xóa tất cả Breaks bằng tính năng Find & Replace của Word như sau:

Bước 1: Nhấn chọn tab Home trên thanh công cụ. Nhấn tiếp Replace hoặc tổ hợp Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace.

Bước 2: Hộp thoại  Find and Replace xuất hiện, bạn chọn mục More như hình.

Bước 3: Bạn chọn tiếp Special

• Tại đây, nếu bạn muốn xóa bỏ Page break thì bạn chọn Manual Page Break.

Lúc này trong phần Find what sẽ xuất hiện “^m”, các bạn chọn Replace All để thay thế tất cả.

• Còn nếu bạn muốn xóa bỏ Section break thì chọn tính năng Section Break trong danh sách hiển thị

Khi chọn xong tính năng Section Break trong thanh tìm kiếm Find what sẽ hiển thị giá trị "^b" tương ứng với Section cần xóa. Khi đó bạn hãy nhấn Replace All để xóa tất cả các Section Break đang có trong văn bản.

Phần mềm Word sẽ tiến hành thay thế toàn bộ Section Break có trong văn bản Word và thông báo tới bạn tổng số Section Break được thay thế trong văn bản.

Bạn chọn OK là đã hoàn tất việc Xóa Section Break trong Word thành công

Sau khi hoàn thành xong các bước trên thì thì tất cả các Breaks có trong văn bản sẽ bị loại bỏ trong Word.

Những thông tin trên đây đã chia sẻ đến các bạn cách tạo Page break, Section Breaks và xóa Breaks trong Word. Hy vọng qua bài viết này các bạn sẽ hiểu rõ hơn về tính năng Breaks trong Word và cách sử dụng các dạng Breaks trong các văn bản Word khi cần thiết. Chúc các bạn thành công!