Làm việc với văn bản trên Word 2016

Để sử dụng trình xử văn bản Word 2016 thật hiệu quả thì trước hết bạn phải nắm rõ được những thao tác văn bản cơ bản như cách nhập văn bản, cách sao chép, cắt, dán cùng những thao tác như thêm, xóa, di chuyển văn bản, ... trong tài liệu của bạn.

Trong bài viết dưới đây, mình sẽ giới thiệu và hướng dẫn bạn làm quen với các thao tác văn bản cơ bản nhất thường đươc sử dụng trong Word 2016, mời bạn cùng theo dõi nhé!

1. Cách thêm văn bản bằng điểm chèn (|)

Điểm chèn hay còn gọi là Insertion point, nó là một đường thẳng thường nhấp nháy hiển thị trong trang văn bản của bạn.  Khi bạn nhập văn bản đến đâu thì điểm chèn này sẽ hiển thị ở đó. Điểm chèn được sử dụng theo rất nhiều cách khác nhau như sau:

Với một tài liệu trống:  Khi ban mở một trang mới thì điểm chèn sẽ xuất hiện ngay dòng đầu tiên của trang. Lúc này, nếu bạn muốn thì bạn có thể nhập văn bản từ vị trí này. Nếu không thì bạn di chuyển điểm chèn xuống  những vị trí khác.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Khoảng cách giữa các từ: Bạn có thể nhấn phím cách (space) để thêm khoảng trắng sau một từ hoặc ở giữa văn bản.

Xuống dòng tiếp theo: Bạn cũng có thể nhấn Entrer để di chuyển điểm chèn xuống dòng tiếp theo.

Chỉnh sửa vị trí cụ thể:  Khi bạn đã hoàn thành xong một đoạn văn bản, nếu muốn chỉnh sửa ở một điểm nào đó thì bạn có thể sử dụng chuột để di chuyển điểm chèn tới vị trí đó và chỉnh sửa.

Phím mũi tên: Bên cạnh nhũng cách trên, bạn cũng có thể sử dụng pím mũi tên để di chuyển điểm chèn để di chuyển đến đầu mỗi từ và di chuyển đến đầu mỗi đoạn văn.

Ngoài ra, để di chuyển điểm chèn vào một vị trí khác trên một trang mới, bạn thực hiện đúp chuột là được.

2. Các phím tắt thông dụng 

Dưới đây là các phím tắt thông dụng, thường gặp nhất khi bạn sử dụng Word. Với những phím tắt này thao tác của bạn sẽ nhanh hơn rất nhiều.

• Home: di chuyển đến đầu dòng.
• End: di chuyển đến cuối dòng.
• Ctrl + Home: di chuyển đến đầu văn bản.
• Ctrl + End: di chuyển đến cuối văn bản.
• Ctrl + mũi tên trái/phải: di chuyển đến đầu mỗi từ.
• Ctrl + mũi tên lên/xuống: di chuyển đến đầu đoạn văn.
• Shift + Enter: Xuống dòng trong một đoạn văn
• Ctrl + Enter: Tách phần văn bản sang trang mới

Ngoài ra, bạn cũng cần biết các tổ hợp phím tắt thường sử dụng trong Word như hình dưới đây:

• Ctrl + N: Mở một file mới
• Ctrl + C: Copy đoạn văn bản, phần văn bản
• Ctrl + V: Dán văn bản sau khi copy
• Ctrl + F: Mở hộp Tìm kiếm
• Ctrl + H: Mở hộp Tìm kiếm và thay thế
• Ctrl + S: Lưu văn bản
• Ctrl + O: Mở file mới trong một chương trình
• Ctrl + Z: Quay lại dữ liệu như trước khi thay đổi
• Ctrl + Y: Quay lại phần dữ liệu phía sau lệnh Ctrl + Z
• Ctrl + A: Bôi đen toàn văn bản, giúp bạn chỉnh sửa toàn bộ định dạng của chữ trong văn bản, hoặc thực hiện các thao tác khác như cắt, copy, …
• Ctrl + P: Mở hộp thoại in

3. Cách chọn văn bản

Chọn văn bản là một bước không thể thiếu trước khi bạn thực hiện trước khi bạn định dạng hay di chuyển văn bản đó.

Bạn có thể chọn văn bản bằng cách đưa chuột đến vị trí bắt đầu phần văn bản muốn chọn rồi nhấn giữ chuột trái (hoặc nhấn giữ phím Shift), di chuyển đến vị trí kết thúc phần văn bản muốn chọn và thả chuột (hoặc nhấn chuột trái) thì đoạn văn bản đó sẽ được bôi đen và được chọn.

Khi bạn chọn xong một văn bản trong Word thì bạn sẽ nhận thấy một thanh Toolbar chứa các phím tắt lệnh sẽ xuất hiện với các công cụ nhanh như: Font chữ, size chữ, màu chữ, lựa chọn chữ in đậm, in nghiêng, ...

4. Cách chọn nhiều dòng trong một văn bản

Trong trường hợp bạn muốn chọn nhiều dòng trong một văn bản thì bạn cần

Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột sang bên trái của bất kỳ dòng nào để nó trở thành một mũi tên nghiêng phải như hình bên dưới. 

Bước 2: Lúc này bạn nhấp chuột thì dòng văn bản đó sẽ được chọn.

 Để chọn nhiều dòng thì bạn nhấp và kéo chuột lên hoặc xuống.

Hoặc để chọn tất cả văn bản trong tài liệu của bạn thì bạn tiến hành chọn lệnh Select (Chọn) trên tab Home, sau đó bấm Select All (Chọn tất cả). Ngoài ra, bạn có thể nhấn Ctrl + A trên bàn phím để chọn tất cả.

Thêm nữa, ban cũng có thể sử dụng chuột để chọn một từ hay một câu bằng cách nhấp đúp để chọn một từ và nhấp ba lần để chọn toàn bộ câu hoặc đoạn một đoạn văn bản.

5. Cách sao chép và dán văn bản

Sao chép và dán văn bản là một trong những thao tác thông dụng nhất trong Word giúp bạn chép nội dung từ các văn bản khác hay chính văn bản bạn đang soạn khi nội dung lặp lại một cách nhanh chóng mà không phải soạn lại làm mất thời gian.

Nếu bạn đang muốn sao chép một đoạn văn bản trong một tài liệu nào đó và dán nó vào một vị trí khác thì bạn có thể làm theo những bước sau:

Bước 1: Bạn chọn nội dung văn bản mà bạn muốn sao chép

Bước 2: Nhấp vào tab Home trên thanh Ribbon và chọn Copy hoặc sử dụng phím tắt Ctrl +C để sao chép

Bước 3: Di chuyển đến nơi mà bạn cần dán nội dung văn bản đó.

Bước 4: Chọn lệnh Paste trên tab Home  hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + V để dán thì lúc này văn bản mà bạn copy sẽ xuất hiện tại nơi mà bạn cần dán.

6. Cách cắt và dán văn bản

Cách cắt và dán văn bản cũng tương tự như cách sao chép và dán. Bạn sẽ tiến hành cắt văn bản bằng cách:

Bước 1: Đi đến nơi mà bạn muốn cắt tài liệu

Bước 2: Chọn lệnh Cut nằm dưới thẻ Home trên thanh Ribbon hoặc sử dụng cách khác đơn giảm hơn đó là nhấn tổ hợp Ctrl + X là Word sẽ tự động cắt đoạn văn bản đó cho bạn.

Bước 3: Tiếp đến, bạn di chuyển đến nơi mà bạn muốn dán văn bản.

Bước 4: Chọn lệnh Paste trên tab Home hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + V để dán.

Lúc này văn bản mà bạn cắt sẽ xuất hiện vào vị trí mà bạn muốn dán trên tài liệu như hình.

Ngoài cách trên thì bạn cũng có thể cắt, sao chép và dán bằng cách chọn văn bản cần cắt, cần sao chép rồi nhấp chuột phải thì sẽ có một menu thả xuống gồm các hành động cần thiết. Tuy nhiên, khi sử dụng cách này để dán thì sẽ hiện ra 3 tùy chọn khác nhau đó là Keep Text Only (Chỉ giữ văn bản), Merge Formatting (Định dạng hợp nhất), Keep Source Formatting (Giữ theo định dạng nguồn). Lúc này, bạn có thể di chuột qua từng biểu tượng để xem trước văn bản của bạn  sẽ trông như thế nào trước khi bạn chọn nó.

7. Cách kéo và thả văn bản

Để kéo và thả một văn bản nào bất kỳ, bạn làm theo các trình tự sau:

Bước 1: Chọn phần văn bản mà bạn muốn di chuyển

Bước 2: Nhấp vào, giữ chuột và kéo văn bản đến vị trí bạn muốn. Lúc này một hình chữ nhật nhỏ sẽ xuất hiện phí bên dưới mũi tên của con chuột để người dùng có thể biết được rằng văn bản đó đang di chyển.

Bước 3: Bạn thả chuột ra là sẽ thấy văn bản sẽ xuất hiện.

8. Cách xóa văn bản

Xóa văn bản là thao tác rất đơn giản, bạn có thể thực hiện theo những cách sau:

Nếu bạn muốn xóa văn bản bên phải điểm chèn, bạn nhấn nhấn phím Delete còn nếu bạn muốn xóa văn bản bên trái điểm chèn, bạn nhấn phím Backspace trên bàn phím.

Hoặc để xóa một đoạn văn bản, bạn dùng chuột bôi đen lên cả đoạn mà bạn muốn xóa rồi bấm Delete hoặc Backspace. Ngoài ra, nếu bạn muốn xóa cả một văn bản thì bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl +A rồi nhấn Delete hoặc  Backspace hoặc cũng có thể nhấp chuột phải rồi chọn Delete.

9. Undo và Redo

Undo có chức năng là quay trở lại, khôi phục lại các trạng thái, thao tác đã thực hiện trước đó còn Redo sẽ giúp khôi phục lại những thao tác đã Undo. Đây cũng là hai thao tác rất cần thiết trong khi bạn sử dụng Word, đặc biệt là khi bạn đang làm việc mà không may lỡ tay xóa mất văn bản. 

Nếu bạn muốn phục hồi lại văn bản bạn đã làm mất trước đó thì bạn hãy tìm và chọn lệnh Undo trên thanh Quick Access Toolbar hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z để khôi phục lại tài liệu trước đó.

Còn nếu bạn muốn thực hiện thực hiện lại những thao tác đã Undo thi bạn chọn Redo hoặc nhấn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y.

10. Cách chèn biểu tượng

Trong khi đang soạn thảo văn bản, nếu bạn muốn chèn một ký tự hoặc một biểu tượng nào đó không có trên bàn phím thì bạn hãy tìm chúng bằng lệnh Symbol (Biểu tượng)

Để chèn một biểu tượng bạn tiến hành lần lượt từng bước như sau

Bước 1: Dùng chuột di chuyển điểm chèn đến vị trí mà bạn muốn thêm biểu tượng.

Bước 2: Nhấp vào tab Insert trên thanh  Quick Access Toolbar.

Tìm lệnh Symbol và nhấp vào nó thì sẽ hiện ra một bảng nhỏ có chứa rất một số biểu tượng thường gặp. Bạn hãy tìm biểu tượng thích hợp cho mình và tick vào biểu tượng đó để chọn.

Bước 3:  Lúc này, biểu tượng đã chọn sẽ hiển thị trên văn bản của bạn. 

Nếu không tìm thấy biểu tượng mà bạn muốn thêm, chọn More Symbols nó sẽ hiển thị ra một bảng với rất nhiều biểu tượng khác.

Trên đây là những thao tác văn bản cơ bản nhất trong Word mà ai cũng cần phải biết. Hy vọng sau khi đọc xong bài này, bạn có thể thao tác với Word 2016 một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé. Chúc các bạn thực hiện thành công!