Thiết lập bố cục trang trong Word 2016

Sau khi đã hoàn thành nội dung văn bản trên Word thì một trong những việc quan trọng mà bạn không nên bỏ qua đó là căn chỉnh lại bố cục trang sao cho chuyên nghiệp và hoàn chỉnh trước khi in hoặc gửi cho người khác. Đây là việc làm khá khó khăn đối với những người mới tiếp xúc với phiên bản Word 2016. Vậy nên trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách điều chỉnh bố cục trang trên Word 2016 để các bạn tham khảo nhé!

Word 2016 cung cấp rất nhiều bố cục và định dạng trang khác nhau. Tùy vào cách bạn muốn tài liệu của mình xuất hiện như thế nào mà bạn sẽ điều chỉnh bố cục trang sao cho phù hợp. Thông thường để điều chỉnh bố cục trang thì chúng ta sẽ phải định hướng lại trang, thiết lập khổ giấy và căn lề văn bản.

I. Định hướng trang

Như chúng ta cũng đã biết, Word cung cấp hai tùy chọn định hướng trang đó là: Landscape và portrait.  Landscape có nghĩa là trang giấy được định dạng theo chiều ngang và Portrait có nghĩa là trang giấy sẽ được định dạng theo chiều dọc.

Dưới đây mình sẽ đưa ra ví dụ về hai định hướng trang trên cùng một nội dung văn bản để các bạn có thể hiểu rõ hơn.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Đây là văn bản được định đạng theo chiều ngang:

Và đây là văn bản được định dạng theo chiều dọc:

Tùy theo đặc điểm nội dung của văn bản mà chúng ta có thể lựa chọn cách định hướng trang cho phù hợp. Thường thì với những văn bản có nội dung quá dài gồm nhiều dòng, nhiều đoạn thì sẽ được đặt theo hướng dọc để tiết kiệm được giấy và có thể trình bày tối đa được các nội dung trên 1 trang.

Còn với những văn bản có nội dung ít trang nhưng yêu cầu nội dung trên cùng một dòng thì bạn nên đặt theo hướng ngang thì phù hợp hơn.

1. Thay đổi định hướng trang

Nếu trang văn bản của bạn đang ở dạng ngang và ban muốn chuyển sang dạng dọc hoặc ngược lại thì bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở tập tin Word mà bạn cần điều chỉnh định hướng trang.

Bước 2: Nhấn vào tab Layout (Bố cục) trên thanh công cụ nhanh rồi chọn lệnh Orientation (Định hướng) trong nhóm Page Setup (Cài đặt trang).

Bước 3: Lúc này một menu thả xuống sẽ xuất hiện. Bạn chọn Portrait hoặc Landscape để thay đổi định hướng trang tùy ý.

Ngoài cách trên bạn cũng có thể  thay đổi định hướng trang bằng cách chọn tab Layout, rồi bấm chọn vào ô vuông ở góc trong mục Page Setup như hình để mở cửa sổ Page Setup và chọn định hướng trang theo ý muốn của mình.

II. Thiết lập khổ giấy

Sau khi đã chọn được định hướng trang thì chúng ta cần thiết lập kích thước trang sao cho phù hợp với khổ giấy. Theo mặc định thì các tập tin trong Word 2016 sẽ được định dạng khổ giấy là 8,5 inch x 11 inch. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại tài liệu mà bạn cần điều chỉnh kích thước khổ giấy cho hợp lý. 

Nếu bạn muốn in tài liệu thì bạn cần lưu ý là nên chọn những kích thước trang phù hợp với khổ giấy in mà bạn hiện có để nội dung văn bản được đầy đủ, rõ ràng và đẹp mắt hơn.

1. Thay đổi kích thước khổ giấy

Trong Word 2016, có nhiều khổ giấy đã được thiết lập sẵn cho bạn lựa chọn.

Cách thay đổi khổ giấy như sau:

Bước 1: Mở văn bản cần thay đổi kích thước khổ giấy

Bước 2: Bấm chọn tab Layout sau đó nhấp vào lệnh Size (kích thước).

Bước 3: Lúc này một menu thả xuống sẽ xuất hiện với nhiều khổ giấy khác nhau. Khổ giấy hiện tại của văn bản sẽ được đánh dấu. Bạn tiến hành lựa chọn khổ giấy khác mà bạn muốn thay đổi.

Ví dụ, mình sẽ chọn khổ giấy có kích thước 8,5 inch x 14 inch như hình.

Bạn cũng có thể  thiết lập kích cỡ khổ giấy bằng cách  mục Page ở trong cửa sổ Page Setup rồi chọn kích thước giấy trong mục Paper Size.

2. Tùy chỉnh khổ giấy

Ban cũng có thể điều chỉnh khổ giấy riêng mà mình muốn trong hộp Page Setup, như sau:

Bước 1: Từ tab Layout, bạn chọn mục Size rồi chọn tiếp More Paper Sizes (Thêm khổ giấy) từ menu thả xuống.

Bước 2: Cửa sổ Page Setup xuất hiện, bạn hãy điền các kích thước mà bạn mong muốn với Width (chiều rộng) và Heigth (chiều cao), sau đó ấn OK thì kích thước khổ giấy của tài liệu sẽ được thay đổi.

III. Căn lề văn bản

Thêm một yếu tốt mà bạn cần quan tâm khi điều chỉnh bố cục trang đó là căn lề. Theo mặc định thì lề của tài liệu mới được cài đặt ở chế độ Normal, có nghĩa là khoảng cách giữa cạnh giấy và văn bản là 1 inch. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại tài liệu mà bạn có thể thay đổi kích cỡ lề để văn bản được trình bày đẹp mắt, gọn gàng và giúp người đọc dễ dàng theo dõi nội dung hơn.

1.  Định dạng lề giấy

Bạn có thể định dạng lề giấy bằng cách sau: Bạn chọn tab Layout , sau đó nhấp vào lệnh Margins (Căn chỉnh lề) thì một menu với rất nhiều định dạng lề giấy xuất hiện. Bạn chọn kích thước lề mà bạn mong muốn là xong.

2. Tùy chỉnh lề

Ngoài những kích thước lề giấy có sẵn trong Word, bạn cũng có thể tự tạo kích thước lề mà mình mong muốn bằng cách: 

Bước 1: Nhấp vào tab Layout, chọn Margins và tiếp tục chọn Custom Margins (Tùy chỉnh lề) từ menu thả xuống.

Bước 2: Lúc này cửa sổ Page Setup sẽ hiển thị, bạn tiến hành nhập giá trị lề mà bạn muốn với: 

Top: Căn lề trên (cách lề trên 1 khoảng)

Bottom: Căn lề dưới

Left: Căn lề trái

Right: Căn lề phải

Sau khi nhập xong các giá trị trên, bạn nhấn OK  thì lề tài liệu của bạn sẽ được thay đổi.

Ngoài ra, bạn có thể mở Page Setup trong Layout bằng cách nhấp chuột vào mũi tên nhỏ phía dưới của Page Setup.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng tiện ích Set as Default của Word để lưu tất cả các thay đổi định dạng bạn đã tạo và tự động áp dụng chúng với cả tài liệu mới khác.

Trên đây là những cách điều chỉnh bố cục trang trên  Word 2016 mà bạn cần quan tâm. Điều chỉnh bố cục trang sao cho hợp lý sẽ giúp cho văn bản của bạn trở nên đẹp mắt, gọn gàng, dễ dàng theo dõi nội dung và tạo hứng thú cho người đọc. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Chúc bạn thực hiện thành công!