Cách đánh số trang trong Word 2016

Khi sử dụng Word thì việc đánh số trang cho văn bản là điều rất cần thiết, đặc biệt là những văn bản có nội dung dài trên nhiều trang giấy. Vì đánh số trang không những giúp người dùng tiện theo dõi trình tự các trang được in ra có theo đúng thứ tự hay không mà còn giúp cho việc tìm kiếm và theo dõi thông tin được thuận tiện và nhanh chóng hơn. Cách đánh số trang trong Word cũng khá đơn giản, nếu bạn là người lần đầu làm quen với Word 2016 và không biết cách đánh số trang thì hãy theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về chức năng này nhé!

Đánh số trang hay còn gọi là Page Numbers là tính năng cho phép đánh số trang văn bản trong Word với nhiều lựa chọn định dạng số và các tùy chỉnh theo yêu cầu của người dùng.

Thường thì số trang sẽ được đặt ở Header (Tiêu đề), Footer (Chân trang) hoặc lề bên. Tuy nhiên vị trí lề bên thì rất ít được sử dụng.

Ngoài khả năng đánh số trang theo đúng thứ tự từ đầu đến cuối văn bản, Word 2016 còn cho phép đánh lại số trang từ đầu trong những trường hợp cần thiết.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Để tìm hiểu kỹ hơn về Page Numbers, mời bạn theo dõi những phần tiếp theo dưới đây nhé.

Để thêm số trang vào văn bản trong Word 2016, bạn thực hiện theo những bước như sau:

Bước 1: Bạn nhấp vào tab Insert, chọn mục Page Number.

Bước 2: Lúc này, một menu thả xuống sẽ hiện ra với các tùy chọn đó là:

• Top of Page: đánh số trang ở vị trí trên cùng văn bản
• Bottom of Page: đánh số trang ở vị trí dưới cùng văn bản
• Page Margins: đánh số trang ở bên lề trang
• Current Position: đánh số trang ở vị trí hiện tại của con trỏ

Tại mỗi tùy chọn, Word sẽ cung cấp cho bạn những mẫu Style đánh số trang sẵn có. Bạn hãy chọn kiểu tùy chọn phù hợp với văn bản của mình.

Trong ví dụ, mình sẽ chọn Top of Page để dấu trang ở vị trí trên cùng bên phải của văn bản.

Đánh số trang sẽ xuất hiện như sau:

Bạn cũng có thể tùy chỉnh để chọn lại mẫu Style cho phù hợp với văn bản bạn bằng cách nhấp đúp vào vị trí số trang để sửa đổi.

Bước 3: Sau khi hoàn thành, bạn nhấn phím Esc để khóa Header và Footer.

Bước 4: Bạn cũng có thể tùy chỉnh để chọn lại mẫu Style hoặc thay đổi số trang bằng cách nhấn đúp chuột vào Header và Footer để mở khóa và chỉnh sửa.

Lưu ý: Cho dù bạn đánh số trang ở lề bên thì Word vẫn coi nó là một phần của Header và Footer. Vậy nên muốn chỉnh sửa và chọn số trang ở lề bên thì bạn cũng phải mở khóa Header và Footer nhé.

Trong trường hợp nếu bạn đã tạo sẵn Header hoặc Footer và bạn muốn thêm số trang thì Word 2016 cũng cho phép bạn chèn số trang rất dễ dàng với các bước như dưới đây:

Bước 1: Bạn nhấp đúp chuột vào vị trí bất kỳ trên Header hoăc Footer để mở khóa.

Bước 2: Chọn tab Design và nhấp vào mục Page Number. Trong menu thả xuống hiện ra, bạn chọn Current Position như hình và chọn kiểu hiển thị số trang bạn muốn.

Sau khi bạn chọn Current Position thì đánh số trang sẽ hiển thị như sau:

Bước 3: Nhấn phím Esc sau khi đã hoàn thành xong các bước trên.

III. Cách ẩn số trang đầu tiên trong word 2016

Với một số kiểu văn bản như đề án tốt nghiệp, sách, truyện,... bạn sẽ dùng trang đầu tiên để làm lời giới thiệu, lời mở đầu, ... nên trang này thường sẽ không được đánh số. Vậy cách ẩn số trang trên trang đầu tiên như thế nào, mời bạn theo dõi ngay dưới đây.

Bước 1: Bạn nhấp đúp chuột vào vị trí Header hoặc Footer

Bước 2: Nhìn trên thanh công cụ nhanh có tab Design đang hiển thị, bạn bấm dấu tích vào mục Different First Page (Trang đầu tiên khác) thì Header hoặc Footer sẽ biến mất khỏi trang này. Lúc này bạn có thể dễ dàng tạo số trang theo ý của mình mà không ảnh hưởng đến trang đầu tiên.

Lưu ý: Nếu không thể chọn được mục Different First Page thì có thể là do một đối tượng bên trong Header hoặc Footer đang được chọn. Bạn hãy chọn vào bên trong Header hoặc Footer để đảm bảo rằng bạn đang không chọn đối tượng nào.

IV. Cách đánh số lại cho trang văn bản

Ngoài việc đánh số tự động theo thứ tự từ đầu đến cuối văn bản, Word 2016 còn cho phép người dùng đánh số trang lại từ bất kì trang nào trong văn bản bằng cách tạo Section Break và đánh số trang từ số cụ thể.

Chi tiết cách đánh số lại cho trang văn bản như thế nào, bạn hãy theo dõi từng bước dưới đây.

Bước 1: Di chuyển điểm chèn đến đầu trang hoặc đoạn văn bản mà bạn muốn đánh số lại bắt đầu từ trang đó.

Bước 2: Chọn tab Layout, chọn tiếp mục Breaks rồi bạn nhấp vào tùy chọn Next Page trong mục Section Breaks từ menu thả xuống hiện ra sau đó.

Lúc này văn bản đã chia thành một phần mới.

Bước 4: Bạn hãy nhấp đúp chuột vào Header hoặc Footer có chứa số trang mà bạn muốn thay đổi.

Bước 5: Chọn tab Insert rồi chọn mục Page Number, một danh sách tùy chọn sẽ hiện ra, bạn nhấp vào Format Page Numbers để định dạng lại đánh số trang.

Bước 6: Một hộp thoại mới hiện ra, bạn hãy chọn Start at như hình. Trong ô start at sẽ là số đầu tiên mà bạn sẽ đánh thứ tự cho trang, mặc định được chọn là 1. Nếu bạn muốn thay đổi thì hãy bấm vào nút mũi tên lên, xuống rồi ấn OK là được.

Bước 7: Sau khi hoàn thành, số trang sẽ được đánh lại như sau:

V. Cách xóa số trang trong Word 2016

Nếu bạn muốn xóa số trang trong những số trang không cần phải đánh số thì bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Đi đến trang mà bạn cần xóa số trang

Bước 2: Nhấn vào tab Insert, chọn mục Remove Page Number trong phần Page Number để xóa số trang ở trang hiện tại.

Ngoài ra bạn cũng có thể xóa số trang theo cách sau: Bạn nhấp đúp chuột vào vị trí số trang mà bạn muốn xóa, rồi nhấn tiếp nút Backspace trên bàn phím hoặc bôi đen số trang đó rồi nhấn phím Delete để xóa số trang. Cuối cùng, bạn tiếp tục nhấp đúp chuột ra ngoài vị trí Header và Footer để kiểm tra kết quả thao tác xóa số trang.

Bài viết trên đây đã hướng dẫn các bạn chi tiết cách đánh số trang với nhiều trường hợp khác nhau trong Word 2016. Đánh số trang là một trong những thao tác không thể thiếu và rất quan trọng đối với văn bản dài, vậy nên bạn hãy thực hành và áp dụng việc đánh số trang vào văn bản của mình nhé. Chúc bạn thực hiện thành công!