Cách tạo và mở tài liệu trên Word 2016

Bạn vừa mới tải Word 2016 và đang lo lắng không biết làm cách nào để tạo và mở tài liệu từ Word. Vậy thì hãy theo ngay bài viết dưới đây, trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo và mở tài liệu trên Word 2016 một cách chi tiết và đơn giản nhất, mời bạn cùng theo dõi nhé!

I. Cách tạo và mở tài liệu

Tạo và mở tài liệu là một trong những thao tác được sử dụng nhiều nhất khi sử dụng Word. Tuy nhiên với những người mới sử dụng giao diện Word 2016 có thể sẽ không biết rõ cách dùng. Mình sẽ hướng dẫn cụ thể từng bước ngay dưới đây: 

1. Cách tạo một tài liệu trống

Để tạo một tài liệu trống trên Word 2016, bạn làm theo các bước như sau: 

Bước 1: Bạn chọn tab File (Tệp) để truy cập vào Backstage view (Giao diện xem Backstage)

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Bước 2: Chọn New (Mới), sau đó chọn tiếp Blank document (Tài liệu trống) thì một tài liệu trống mới sẽ xuất hiện trên màn hình.

2. Cách tạo một tài liệu mới từ Template

Template trên Word là một mẫu tài liệu đã được thiết kế sẵn. Từ Template bạn có thể chọn và sử dụng để tạo một tài liệu mới một cách nhanh chóng. Thường thì các mẫu Template có sẵn sẽ bao gồm các định dạng và thiết kế tùy chỉnh riêng. Vì vậy chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể so với việc chọn một tài liệu trống là bạn phải chỉnh sửa các thông số cần thiết.

Có 3 bước để tạo một tài liệu mới từ Template như sau:

Bước 1: Bấm vào tab File để truy cập vào giao diện Backstag view, sau đó chọn New

Bước 2: Lúc này màn hình sẽ xuất hiện một số mẫu Template nằm phía bên dưới tùy chọn  Blank document. 

Lưu ý: Nếu bạn muốn tìm kiếm một mẫu Template cụ thể nào đó thì bạn có thể sử dụng thanh Seach (tìm kiếm) để tìm.

Chẳng hạn như bạn muốn  tìm kiếm Template có tên Flyer, thì bạn sẽ nhập như hình sau:

Bước 3: Bạn hãy nhấp vào mẫu mà bạn muốn chọn để xem trước nó.

Bước 4: Sau khi bản xem trước của mẫu xuất hiện. Bạn nhấp vào create (tạo) để sử dụng mẫu đã chọn thì một tài liệu mới sẽ xuất hiện cùng Template bạn đã lựa chọn.

Bạn cũng có thể duyệt các mẫu theo danh mục sau khi thực hiện tìm kiếm như hình.

3. Cách mở một tài liệu có sẵn

Khi sử dụng Word, ngoài việc tạo tài liệu mới, thì một trong những thao tác bạn thường sử dụng đó là mở một tài liệu đã được lưu trước đó. Cách mở tài liệu đã lưu như sau:

Bước 1: Đi đến đến chế độ xem Backstage , sau đó nhấp vào Mở (Open).

Bước 2: Bạn chọn This PC, rồi chọn tiếp  Browse. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chọn OneDrive để mở các tệp được lưu trữ trên OneDrive của mình.

Bước 3: Lúc này các hộp thoại Open sẽ xuất hiện trên màn hình. Bạn hãy tìm tài liệu mà bạn muốn mở rồi nhấp vào Open thì tài liệu mà bạn chọn sẽ xuất hiện trên màn hình.

4. Cách để để ghim một tài liệu

Trong khi làm việc, có thể bạn sẽ thường xuyên làm việc trong cùng một tài liệu. Vậy thì bạn hãy sử dụng tính năng ghim tài liệu đó vào chế độ xem Backstage để truy cập nhanh nhất bằng cách sau:

Bạn đi đến chế độ xem Backstage , nhấp vào Open , sau đó chọn Recent Gần đây. Lúc này một danh sách các tài liệu được chỉnh sửa gần đây sẽ xuất hiện. Bạn hãy di chuyển chuột đến tài liệu bạn muốn ghim, sau đó nhấp vào biểu tượng đinh ghim thì tài liệu đó sẽ xuất hiện ở trong danh sách tài liệu gần đây.

Nếu bạn muốn bỏ ghim, bạn chỉ cần thao tác đơn giản đó là nhấp biểu tượng đinh ghim một lần nữa là được. 

II. Tìm hiểu về Chế độ tương thích trên Word 2016 

Khi làm viêc với Word 2016, sẽ có lúc bạn cần đến những tài liệu đã được tạo từ các phiên bản Microsoft Word trước đó như Word 2007 hoặc Word 2010, chẳng hạn. Lúc này nếu bạn mở những tài liệu từ phiên bản cũ này thì chúng sẽ  xuất hiện trong Chế độ tương thích.

Chế độ tương thích hay còn gọi là Compatibility Mode là chế độ có khả năng vô hiệu hóa một số tính năng nhất định, vậy nên nếu tài liệu của bạn ở trong chế độ này thì bạn chỉ có thể truy cập các lệnh được tìm thấy trong chương trình được sử dụng để tạo tài liệu. Ví dụ như nếu bạn mở một tài liệu được tạo trong Word 2010 thì bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh được tìm thấy trong Word 2010 mà thôi.

Bạn có thể nhìn thấy chi tiết hơn với hình ảnh bên dưới đây, Chế độ tương thích có thể ảnh hưởng đến các lệnh có sẵn bởi vì tài liệu ở khung bên trái đang được được ở ở chế độ tương thích nên nó chỉ hiển thị các lệnh có sẵn trong Word 2007.

Nếu bạn muốn thoát khỏi Chế độ tương thích này thì việc mà bạn cần làm đó chính là phải chuyển đổi tài liệu sang phiên bản hiện tại mà bạn đang sử dụng.

Cách để chuyển đổi một tài liệu ở phiên bản cũ sang Word 2016 như sau:

Bước 1: Bấm vào tab  File  để truy cập vào giao diện Backstage, sau đó điều hướng và chọn lệnh Convert (Chuyển đổi).

Bước 2: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Bạn nhấn OK để xác nhận nâng cấp tập tin đó thì tài liệu sẽ được chuyển đổi sang loại tệp mới nhất.

Bạn cũng nên lưu ý rằng việc chuyển đổi tài liệu có thể gây ra một số thay đổi đối với bố cục ban đầu của tài liệu cũ.

Trên đây là những thông tin về cách tạo và mở tài liệu từ Word 2016. Mong rằng qua những hướng dẫn trên các bạn đã có thể tự mình thực hiện các thao tác đó một cách dễ dàng nhất nhé. Bên cạnh đó Freetuts cũng giúp bạn hiểu rỏ hơn về Chế độ tương thích và cách chuyển một tài liệu từ phiên bản Word cũ sang Word 2016. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Chúc bạn luôn thành công!