Làm quen với Word 2016 - giao diện và công cụ

Microsoft Word là một ứng dụng xử lý văn bản rất quen thuộc đối với nhiều người và một trong những phiên bản được nhiều người sử dụng nhiều nhất hiện nay đó chính là Word 2016. Tuy nhiên, vẫn có một số người vẫn còn khá xa lạ với trình xử lý văn bản 2016 này. Vậy nên để giúp các bạn làm quen và hiểu rõ hơn giao diện cũng cách làm việc của Word 2016, trong bài viết dưới đây Freetuts sẻ chia sẽ những thông tin cơ bản về Word 2016 để các bạn tham khảo nhé.

I. Giới thiệu về giao diện Word 2016

Cũng tương tự như Word 2010, Word 2013, Word 2016 cũng có giao diện quen thuộc tương tự như vậy.  Sau khi bạn tải Word 2016 về thành công và mở lên thì giao diện sẽ xuất hiện như hình dưới đây.  

Bên trái màn hình là danh sách những tính năng quen thuộc như: New, Open, Save, Save As, Print, … Còn bên phải  là danh sách các tài liệu mẫu (Templates) và  văn bản trống (Blank Document), …

Để đi đến giao diện của Word, bạn chọn Blank document thì màn hình sẽ hiện ra như sau: 

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

II. Tìm hiểu về môi trường làm việc trong Word 2016

Về giao diện khi soạn thảo văn bản, Word 2016 vẫn tiếp tục sử dụng các tính năng như thanh Ribbon, thanh công cụ nhanh, thanh thước và chế độ xem Backstage. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách sử dụng của những tính năng này ngay dưới đây nhé.

1. Tìm hiểu về thanh Ribbon

Thanh Ribbon trên Word 2016 là khu vực chưá các lệnh thao tác có liên quan đến văn bản. Các lệnh này được chia theo từng từng nhóm và được đăt tên như:  File, Home, Insert, Design, Layout, Reference, View, Mailing, View.

Bên dưới những lệnh trên thanh Ribbon bao gồm những nhóm khác nhau, mỗi nhóm sẽ có một tên riêng (vùng màu xanh như hình) và được ngăn cách nhau một đường thẳng màu đỏ như hình bên dưới.

Mỗi nhóm sẽ có một chức năng riêng, chẳng hạn như nhóm Font (Phông chữ) trên tab Trang chủ (Home) sẽ bao gồm các các lệnh có khả năng chỉnh sửa định dạng văn bản cho tài liệu của bạn.

Với một số nhóm có thêm một mũi mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải thì có nghĩa là nhóm đó còn rất nhiều tùy chọn khác. Bạn chỉ cần click vào biểu tượng mũi tên đó sẽ hiển thị thêm nhiều tùy chọn khác nhau.

Cách hiện và ẩn thanh Ribbon

Trong quá trình sử dụng, nếu bạn thấy thanh Ribbon chiếm quá nhiều không gian, bạn có thể ẩn nó bằng cách nhấp vào mũi tên Ribbon Display Options (Tùy chọn hiển thị Ribbon) ở góc trên cùng bên phải thanh Ribbon thì sẽ hiện ra như sau:

Lúc này, bạn sẽ tùy chọn chọn một trong những chức năng sau: 

• Auto-hide Ribbon (Tự động ẩn Ribbon) : Chức năng này sẽ tự động hiển thị tài liệu của bạn ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn Ribbon khỏi chế độ xem. Để hiển thị lại thanh Ribbon, bạn nhấp vào lệnh  Expand Ribbon (Mở rộng Ribbon) ở góc trên cùng của màn hình.
• Show Tabs (Hiển thị tab): Đây là chức năng sẽ giúp bạn ẩn tất cả các nhóm lệnh khi bạn không cần sử dụng đến, nhưng các tab thì vẫn hiển thị. Nếu muốn hiển thị thanh Ribbon, bạn chỉ cần thao tác rất đơn giản đó là nhấp vào một tab.
• Show Tabs and Command (Hiển thị Tab và Lệnh): Với tùy chọn này tất cả các tab và lệnh vẫn sẽ được nhìn thấy. Nhưng tùy chọn này sẽ bị ẩn trong lần đầu tiên bạn mở Word.

Cách sử dụng tính năng Tell me

Tell me là một tính năng rất hữu ích trong việc tìm kiếm lệnh mà bạn muốn. Khi cần tìm kiếm một lệnh nào đó, bạn chỉ cần những nhập những gì bạn đang muốn tìm thì ngay lúc này một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện để bạn chọn.

Với tính năng này, bạn có thể sử dụng lệnh trực tiếp từ menu mà không phải mất thời gian tìm kiếm nó trên thanh Ribbon.

2. Tìm hiểu về thanh công cụ nhanh (Quick Access Toolbar)

Nằm phía trên thanh Ribbon là thanh công cụ nhanh với các biểu tượng của những thao tác hay mà bạn hay dùng trên Word như mở trang mới, lưu, quay lại, ... 

Với thanh này, ban có thể thêm các chức năng khác vào thanh theo các bước như sau:

Bước 1: Nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải thanh công cụ truy cập nhanh, như hình.

Bước 2: Chọn thêm lệnh mà bạn muốn thêm bằng cách tích vào đằng trước nó là  lệnh sẽ được thêm vào thanh công cụ nhanh.

3. Thanh thước (Ruler)

Thanh thước này nằm góc phía trên cùng phía bên trái màn hình phần văn bản của bạn. Thanh này có chức năng điều chỉnh độ chính xác cho tài liệu của ban, giúp bạn dễ dàng đặt lề, canh chỉnh đoạn văn, căn chỉnh các đối tượng trên trang. Ban có thể ẩn hoặc hiện thanh thước này nếu muốn.

Cách hiện hoặc ẩn thanh thước

Để hiện hoặc ẩn thanh thước, bạn làm theo các bước như sau:

Bước 1: Nhấp vào tab View (Xem)

Bước 2: Đánh tích chọn hộp kế bên Ruler để hiện hoặc ẩn Ruler.

4. Giao diện Backstage (Backstage View)

Giao diện Backstage là tính năng sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu, mở tệp, in và chia sẻ tài liệu của bạn. Để truy cập vào giao diện Backstage, nhấp vào tab File trên thanh Ribbon.

Sau đó, màn hình sẽ hiển thị các Backstage View như dưới đây.

5. Cách chuyển đổi chế độ xem tài liệu 

Trên Word sẽ có rất nhiều cách tùy chọn xem thay đổi cách hiển thị tài liệu của bạn. Bạn có thể chọn xem tài liệu của mình ở Chế độ đọc (Read Mode ), Bố cục in (Print Layout) hoặc Bố cục web (Web Layout). Mỗi chế độ xem sẽ có một hữu ích khác nhau, như sau:

Chế độ đọc: Với cách xem này, bạn có thể mở xem tài liệu ở chế độ toàn màn hình. Đây là chế độ phù hợp với những ai đang đọc một số lượng tài liệu lớn hoặc đơn giản chỉ là xem trước tài liệu của bạn để soát lỗi chính tả.

Bố cục in: Đây là tùy chọn xem mặc định trên Word. Tùy chọn này sẽ hiển thị tài liệu như những gì bạn nhìn thấy trên trang tài liệu mà bạn in.

Bố cục Web: Tùy chọn này để hiển thị tài liệu dưới dang webpage (trang web), và tùy chọn này hữu ích trong trường hợp nếu đang sử dụng Word để đăng các nội dung trực tuyến.

Cách chuyển đổi các chế độ xem tài liệu khác nhau rất đơn giản, bạn chỉ cần điều hướng và chọn lệnh xem tài liệu ở góc dưới cùng bên phải cửa sổ Word là xong.

 6. Cách phóng to và thu nhỏ trang trong Word 2016

Ngoài ra trên Word 2016, bạn cũng có thể phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu để có thể đọc tài liệu một cách dễ dàng hơn. Để phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, bạn nhấp và kéo thanh trượt điều chỉnh ở góc dưới cùng bên phải cửa sổ Word. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể lựa chọn biểu tượng dấu (+) hoặc dấu (-) để phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu.

III. Những thiết lập mặc định trong Word 2016

Để Word 2016 có thể phù hợp nhất với bạn, sau khi cài đặt xong bạn cần đặt một số thiết lập mặc định như sau:

1. Thiết lập về các tùy chọn (Options)

Bạn vào File --> Options sẽ thấy xuất hiện hộp thoại Options:

Bước 1: Ở vùng bên trái chọn Proofing và tắt các chức năng kiểm tra chính tả như hình dưới.

Việc làm này có tác dụng là để bạn không cảm thấy phiền bởi những gạch màu xanh, đỏ dưới những chữ tiếng Việt nữa.

Bước 2: Tiếp theo bên trái bạn chọn Advanced kéo xuống tìm Use smart cut and paste và bỏ chọn. Đây là tính năng cắt dán thông minh của Word, nhưng nhiều người than phiền nó làm thao tác cắt dán khi copy tài liệu từ web về gặp khó khăn.

Bước 3: Bạn tiến hành bạn kéo xuống tìm Show measurements in units of và đặt đơn vị đo là Centimeters (cm) để giúp bạn căn chỉnh phù hợp hơn với đơn vị đo mà Việt Nam sử dụng.

2. Thiết lập font chữ, đoạn văn

Như chúng ta đã biết thì theo quy định về font chữ ở những văn bản hành chính của Việt Nam đó là font chữ Times New Roman, kiểu chữ in thường, cỡ chữ là 14. Vậy nên, để thiết lập mặc định font chữ này cho toàn bộ những văn bản trên Word 2016, bạn thực hiện theo các bước như sau: 

Bước 1: Nhấn nút dưới group Font như hình.

Bước 2: Bạn chọn thiết lập bằng cách chon Font chữ Times New Roman --> Chọn Font Style Regular --> Chọn Size 14  như hình dưới rối nhấn nút Set As Default (chọn làm mặc định).

Bước 3: Lúc này màn hình sẽ hiện ra như hình bên dười, bạn hãy chọn All documents based on the Normal.dotm template?  và nhấn OK là xong.

Ngoài ra, để thiết lập một đoạn văn ta có thể nhấn vào phải dưới của group Paragraph trên thanh Ribbon, chọn giá trị mặc định rồi nhấn Set As Default tương tự.

Trên đây là những thông tin cơ bản và cần thiết về Word 2016. Hy vọng qua bài viết này các bạn đã làm quen được với giao diện cũng như hiểu rõ hơn về môi trường làm việc của Word 2016. Chúc bạn thành công!