Home > Word > Word 2016 > Cách bảo vệ tài liệu trong Word 2016

Cách bảo vệ tài liệu trong Word 2016

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách kiểm tra và bảo vệ tài liệ Word 2016 nhé!

Dự án phim của mình, anh em like fanpagesub kênh giúp mình với nha, đa tạ nhiều ạ.

Word 2016 được trang bị tính năng Inspecting and Protecting Documents giúp kiểm tra và bảo vệ tài liệu rất hữu ích. Tính năng này đảm bảo cho tài liệu của bạn không mất đi bất kỳ thông tin riêng tư nào, đồng thời nó cũng không cho phép người khác chỉnh sửa văn bản khi bạn chia sẻ tài liệu cho một ai đó. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để xem chi tiết cách thực hiện.

I. Công cụ Document Inspector trong Word 2016

Thông thường khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa một tài liệu trên Word 2016 thì sẽ có một số thông tin cá nhân có thể được thêm vào tệp tự động, chẳng hạn như: thông tin về tác giả của tài liệu. Lúc này, bạn có thể sử dụng công cụ Document Inspector (Trình kiểm tra tài liệu) để tự động xóa bỏ những loại thông tin này trước khi chia sẻ tài liệu với người khác.

Cách sử dụng Document Inspector

Để sử dụng Document Inspector, bạn nên thực hiện theo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Điều hướng đến tab File để truy cập Backstage view.

Bước 2: Tại đây, bạn nhìn vào bảng Info (Thông tin), nhấp chọn Check for Issues (Kiểm tra sự cố), sau đó nhấp chọn Inspect Document từ menu thả xuống.

cach kiem tra va bao ve tai lieu trong word 2016 PNG

Bước 3: Lúc này, cửa sổ Document Inspector sẽ xuất hiện. Bạn tiến hành chọn hoặc bỏ chọn các ô, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem lại, sau đó nhấp chọn Inspect (Kiểm tra) Trong ví dụ này, mình sẽ chọn tất cả.

cach kiem tra va bao ve tai lieu trong word 2016 1 PNG

Bước 4: Các kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than bên cạnh bất kỳ danh mục nào mà nó cho là có dữ liệu nhạy cảm và nó cũng sẽ có nút Remove All (Xóa Tất cả) cho mỗi danh mục này. Nhấp vào Remove All để xóa dữ liệu.

cach kiem tra va bao ve tai lieu trong word 2016 2 PNG

Bước 5: Sau khi bạn hoàn tất, hãy nhấp Close.

II. Bảo vệ tài liệu trong Word 2016

Theo mặc định, bất kì ai có quyền truy cập tài liệu của bạn đều có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung trong đó, trừ khi bạn đặt tính năng bảo vệ cho file Word đó. Có rất nhiều cách để bảo vệ một tài liệu, tùy vào nhu cầu mà bạn chọn cho mình một phương pháp phù hợp.

Cách bảo vệ tài liệu như sau:

Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập Backstage view.

Bước 2: Từ bảng Info, nhấp chọn mục Protect Document.

Bước 3: Trong menu thả xuống, hãy nhấp vào tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn nhất. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn Mark as Final.

cach kiem tra va bao ve tai lieu trong word 2016 5 700x567 PNG

Bước 4: Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc bạn lưu lựa chọn của mình, hãy nhấp chọn OK.

cach kiem tra va bao ve tai lieu trong word 2016 6 PNG

Bước 5: Thêm một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Bạn tiếp tục nhấn OK.

Bước 6: Tài liệu sẽ được đánh dấu là cuối cùng . Bất cứ khi nào người khác mở tệp này ra thì sẽ có một thanh sẽ xuất hiện ở trên cùng để gợi ý họ không được chỉnh sửa tài liệu.

cach kiem tra va bao ve tai lieu trong word 2016 8 PNG

Lưu ý: Tùy chọn Mark as Final không thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu, bởi họ có thể chọn Edit Anyway. Nếu bạn muốn thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu của mình, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access (Hạn chế truy cập thay thế).

Trên đây là các cách kểm tra và bảo vệ tài liệu của bạn trong Word 2016. Hy vọng bài vết hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!

-------------------#####-------------------

Khóa học online Hot:

BÀI VIẾT

notice png LIST home png HOME hot gif BÁO
LỖI
top png TOP