Cách vẽ biểu đồ trong Word 2016

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách vẽ biểu đồ (Charts) trong Word 2016 với những thao tác cơ bản như: chèn biểu đồ, tạo biểu đồ với dữ liệu Excel có sẵn, chỉnh sửa, thay đổi biểu đồ.

Khi làm việc với Word, có một số loại tài liệu tổng hợp về dữ liệu thống kê, tính toán, so sánh… chứa rất nhiều số liệu trông rất khó hiểu và khó hình dung. Lúc này, người dùng sẽ sử dụng công cụ vẽ biểu đồ để giúp người xem dễ dàng tiếp nhận những ý chính, đồng thời có thể so sánh với những số liệu khác một cách dễ dàng hơn.

Hiện nay, Word 2016 hỗ trợ rất nhiều dạng biểu đồ, phù hợp với các dữ liệu khác nhau. Nếu bạn chưa nắm rõ những cách làm việc với biểu đồ trong Word 2016 thì hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!

I. Tìm hiểu các loại biểu đồ trong Word 2016

Trong Word 2016, có rất nhiều loại biểu đồ cho người dùng lựa chọn, mỗi loại có một ưu điểm riêng. Dưới đây mình sẽ giới thiệu cho các bạn một số loại biểu đồ có sẵn trong Word 2016 nhé!

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

1. Biểu đồ cột

Biểu đồ cột là loại biểu đồ sử dụng các thanh dọc để hiển thị dữ liệu. Loại biểu đồ này có thể hoạt động với nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chúng thường được sử dụng nhất để so sánh thông tin.

2. Biểu đồ đường

Biểu đồ đường là loại biểu đồ rất lý tưởng để hiển thị xu hướng. Trong biểu đồ này, các điểm dữ liệu được kết nối với các đường, giúp dễ dàng xem liệu các giá trị đang tăng hay giảm theo thời gian.

3. Biểu đồ hình tròn

Biểu đồ hình tròn giúp chúng ta dễ dàng so sánh tỷ lệ. Mỗi giá trị được hiển thị dưới dạng một lát bánh, vì vậy thật dễ dàng để xem giá trị nào chiếm tỷ lệ phần trăm của tổng thể.

4. Biểu đồ thanh

Biểu đồ thanh có hoạt động giống như biểu đồ cột, nhưng chúng sử dụng thanh ngang thay vì thanh dọc.

5. Biểu đồ khu vực

Biểu đồ khu vực tương tự như biểu đồ đường, ngoại trừ các khu vực dưới các dòng được điền vào.

6. Biểu đồ bề mặt

Biểu đồ bề mặt cho phép bạn hiển thị dữ liệu trên toàn cảnh 3D. Đây là loại biểu đồ thường được với các tập dữ liệu lớn, cho phép bạn xem nhiều loại thông tin cùng một lúc.

II. Cách chèn biểu đồ trong Word 2016

Cách chèn biểu đồ trong Word 2016 có gì khác với cách chèn khi chúng ta thực hiện trên Excel hay không, hãy cùng theo dõi dưới đây nhé

1. Chèn biểu đồ

Cách chèn biểu đồ được thực hiện như sau:

Bước 1: Để chèn được biểu đồ thì đầu tiên bạn cần đặt điểm chèn tại nơi mà bạn muốn biểu đồ xuất hiện.

Bước 2: Tiếp đó, bạn sẽ di chuyển chuột tới tab Insert, sau đó nhấp chọn Chart trong mục Illustrations (Minh họa).

Bước 3: Lúc này, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Để xem các tùy chọn khác nhau, bạn hãy chọn một loại biểu đồ từ khung bên trái, sau đó duyệt cho đến các biểu đồ ở bên phải.

Bước 4: Sau khi xem xét xong thì tiến hành chọn dạng biểu đồ mà bạn muốn, sau đó nhấp chọn OK.

Bước 5: Một cửa sổ biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện trên tài liệu của bạn.

Lưu ý: Văn bản trong bảng tính lúc này chỉ ở dưới dạng mẫu, vậy nên bạn hãy thay chúng bằng dữ liệu nguồn của mình nhé. Dữ liệu nguồn là tài liệu mà Word sẽ sử dụng để tạo biểu đồ.

Bước 6: Tiến hành nhập dữ liệu nguồn của bạn vào bảng tính có sẵn.

Bước 7: Theo mặc định thì chỉ những dữ liệu kèm theo trong hộp màu xanh mới được xuất hiện trong biểu đồ. Vì vậy bạn hãy nhấp và kéo góc dưới bên phải của hộp màu xanh để tự tăng hoặc giảm phạm vi dữ liệu xuất hiện.

Bước 8: Sau khi nhập xong tất cả dữ liệu cần thiết, bạn hãy nhấp "X" để đóng cửa sổ bảng tính.

Bước 9: Biểu đồ sẽ hoàn thành như hình sau:

Lưu ý: Để chỉnh sửa biểu đồ của bạn một lần nữa, bạn chỉ cần chọn nó, sau đó nhấp vào lệnh Edit Data (Chỉnh sửa dữ liệu) trên tab Design thì cửa sổ bảng tính sẽ xuất hiện trở lại để bạn tiến hành chỉnh sửa.

2. Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel có sẵn

Nếu bạn đã có dữ liệu trong tập tin Excel mà bạn muốn sử dụng vào trong Word thì bạn có thể sao chép và dán thay vì nhập bằng tay. Lúc này, bạn chỉ cần mở bảng tính trong Excel, sao chép dữ liệu, sau đó dán nó làm dữ liệu nguồn trong Word là được.

II. Chỉnh sửa biểu đồ trong Word 2016

Có rất nhiều cách để tùy chỉnh và sắp xếp biểu đồ của bạn trong Word 2016. Bạn có thể thay đổi loại biểu đồ, sắp xếp lại dữ liệu và thậm chí thay đổi diện mạo của biểu đồ một cách rất nhanh chóng. Dưới đây là một số cách chỉnh sửa biểu đồ thông dụng nhất:

1. Chuyển đổi dữ liệu hàng và cột

Trong quá trình sử dụng, đôi khi bạn sẽ muốn thay đổi nhóm dữ liệu trong biểu đồ của bạn. Chẳng hạn như trong ví dụ bên dưới, dữ liệu được chia nhóm theo thể loại với mỗi cột là mỗi tháng. Nếu bạn muốn chuyển đổi các hàng và cột thì dữ liệu sẽ được chia nhóm lại theo tháng . Trong cả hai trường hợp, biểu đồ chứa cùng một dữ liệu mà nó chỉ được trình bày theo một cách khác.

Cách chuyển đổi dữ liệu hàng và cột như sau:

Bước 1: Nhấp chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện ở phía bên phải của thanh Ribbon.

Bước 2: Từ tab Design, bạn hãy bấm chọn vào lệnh Edit data trong nhóm Data (Dữ liệu).

Bước 3: Tiếp tục nhấp vào biểu đồ một lần nữa để chọn lại như bước 2, sau đó nhấp vào lệnh chọn Switch Row/Column (Chuyển hàng / Cột).

Bước 4: Lúc này, các hàng và cột sẽ được chuyển đổi cho nhau. Trong ví dụ này, dữ liệu đã được nhóm theo tháng với các cột tượng trưng cho từng thể loại.

2. Thay đổi loại biểu đồ

Nếu bạn thấy rằng loại biểu đồ đã chọn của bạn không phù hợp với dữ liệu của bạn, bạn có thể thay đổi loại biểu đồ khác. Trong ví dụ dưới đây, mình sẽ thay đổi loại biểu đồ từ biểu đồ cột thành biểu đồ đường.

Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấp chọn vào biểu đồ bạn muốn thay đổi. Các tab Design sẽ xuất hiện.

Bước 2: Từ tab Design, bạn bấm chọn vào lệnh Change Chart Type (Thay đổi loại biểu đồ).

Bước 3: Lúc này, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn biểu đồ mong muốn thay đổi, sau đó nhấp vào OK.

Bước 4: Loại biểu đồ mới sẽ được áp dụng như hình bên dưới. Trong ví dụ này, biểu đồ đường giúp người xem dễ dàng nhìn thấy xu hướng theo thời gian.

3. Thay đổi layout biểu đồ

Để thay đổi cách sắp xếp biểu đồ của bạn, hãy thử chọn một layout (bố cục) khác. Layout có thể ảnh hưởng đến một số yếu tố, bao gồm tiêu đề biểu đồ và những dữ liệu.

Cách thay đổi layout biểu đồ được thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.

Bước 2: Từ tab Design, bạn bấm vào lệnh Quick Layout (Bố cục nhanh).

Bước 3: Chọn bố cục mà bạn muốn thay đổi từ menu thả xuống.

Bước 4: Sau khi chọn xong, biểu đồ sẽ cập nhật layout mới.

Lưu ý: Nếu bạn nhận thấy layout biểu đồ không hiển thị chính xác những gì bạn cần, bạn có thể nhấp vào lệnh Add Chart Element (Thêm thành phần biểu đồ) trên tab Design để thêm các yếu tố cần thiết khác như: tiêu đề trục, đường lưới và các thành phần biểu đồ khác.

4. Thay đổi kiểu biểu đồ

Trong Word 2016, bạn cũng có thể thay đổi kiểu biểu đồ một cách rất dễ dàng bao gồm màu sắc, kiểu dáng và các yếu tố bố cục nhất định. Cách thay đổi kiểu biểu đồ được thực hiện theo các bước như dưới đây:

Bước 1: Chọn biểu đồ bạn muốn thay đổi. Lúc này tab Design sẽ xuất hiện.

Bước 2: Từ tab Design, bạn hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong mục Chart Styles (Kiểu biểu đồ).

Bước 3: Tại đây, một menu thả xuống với các kiểu biểu đồ sẽ xuất hiện. Bạn hãy chọn kiểu mà bạn muốn.

Bước 4: Sau khi chọn xong, kiểu biểu đồ sẽ được thay đổi như sau:

Lưu ý: Để tùy chỉnh nhanh hơn nữa, bạn hãy sử dụng các phím tắt định dạng ở bên phải biểu đồ của bạn. Các phím tắt này cho phép bạn điều chỉnh kiểu biểu đồ, thành phần biểu đồ và thậm chí thêm các bộ lọc để dữ liệu của bạn.