Giám sát và kiểm soát kiểm thử

Trong khi nhóm thực hiện các nhiệm vụ được giao, Test Manager cần giám sát và kiểm soát công việc của các thành viên trong nhóm. Trong bài viết Quy trình quản lý kiểm thử, các bạn đã tìm hiểu tổng quan về giám sát và kiểm soát kiểm thử. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu nó một cách chi tiết hơn.

1. Tại sao cần phải giám sát?

Ví dụ dưới đây cho thấy lý do tại sao chúng ta cần giám sát và kiểm soát hoạt động kiểm thử.

Sau khi ước lượng kiểm thử và lập kế hoạch kiểm thử, ban quản lý đã đồng ý với kế hoạch và các mốc quan trọng được đặt theo hình dưới đây.

Bạn đã hứa sẽ hoàn thành và cung cấp tất cả các sản phẩm của dự án Kiểm thử Guru99 Bank theo các mốc trên. Nhưng sau 4 tuần, mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch. Task “Đặc tả kỹ thuật” bị trì hoãn 4 ngày, tất cả các tasks tiếp theo đều bị trì hoãn.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Hậu quả là dự án thất bại và khách hàng mất niềm tin vào công ty. Bạn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn cho thất bại của dự án.

Cho dù chúng ta có kế hoạch và thực hiện rất cẩn thận nhưng vẫn có những sai lệch. Vì vậy, chúng ta cần chủ động giám sát dự án để:

• Phát hiện sớm để có phản ứng thích hợp với những sai lệch và thay đổi kế hoạch nếu cần.
• Giao tiếp với các bên liên quan, các nhà tài trợ và các thành viên trong nhóm và xác định kế hoạch ban đầu giống với thực tế như thế nào.
• Sẽ rất hữu ích cho Manager để biết liệu dự án có đang đi đúng mục tiêu của dự án hay không. Cho phép Manager thực hiện các điều chỉnh cần thiết liên quan đến tài nguyên hoặc ngân sách của dự án.

Giám sát dự án giúp bạn tránh được những sai sót.

Ví dụ: Việc kiểm tra gas trong xe của bạn khi bạn lái xe sẽ giúp bạn thấy lượng xăng còn lại trong bình, việc giám sát của bạn giúp bạn tránh hết xăng trước khi về đến đích.

2. Giám sát những gì?

Giám sát sẽ giúp bạn so sánh giữa kế hoạch ban đầu và tiến độ tính đến thời điểm hiện tại. Bạn sẽ có thể thay đổi khi cần thiết để hoàn thành dự án.

Trong dự án, với tư cách là Test Manager, bạn nên giám sát các tham số chính như dưới đây:

Chi phí

Chi phí là một khía cạnh quan trọng trong giám sát và kiểm soát dự án. Bạn phải ước lượng và giám sát thông tin chi phí của dự án. Việc ước lượng chính xác và ngân sách dự án đủ mạnh là cần thiết để thực hiện dự án trong ngân sách đã quy định.

Giả sử, sếp của bạn đã đồng ý tài trợ cho dự án với 100.000 đô la. Bạn phải giám sát chi phí thực tế khi dự án đang được thực hiện. Như đã đề cập trong bài viết Các kỹ thuật ước lượng, có rất nhiều hoạt động của dự án cần phải chi phí. Bạn phải giám sát và quản lý ngân sách dự án để kiểm soát tất cả các hoạt động đó. Nếu không giám sát chi phí dự án, rất có thể chi phí dự án sẽ vượt ngân sách quy định.

Lịch trình

Làm thế nào bạn có thể làm việc mà không có một lịch trình? Điều này có thể được so sánh với việc lái xe khi bạn không có ý tưởng về việc sẽ mất bao lâu để đến đích. Bất kể quy mô & phạm vi dự án lớn hay nhỏ, bạn phải chuẩn bị một lịch trình cho dự án. Lịch trình cho bạn biết:

• Khi nào nên thực hiện từng hoạt động?
• Những gì đã hoàn thành?
• Trình tự để mọi nhiệm vụ cần phải được hoàn thành.

Dưới đây là một ví dụ về lịch trình dự án

Bạn đã chỉ định một thành viên Nhóm cho một Task: “Thực thi tích hợp các cases của website Guru99 Bank”.

Task này nên được hoàn thành trong một tuần. Bạn có thể tạo một lịch trình như dưới đây:

Tài nguyên

Tài nguyên là tất cả những gì cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của dự án. Tài nguyên có thể là người hoặc thiết bị cần thiết để chạy dự án. Thiếu nguồn lực có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

Mọi thứ có thể không xảy ra theo kế hoạch, nhân viên có thể nghỉ việc, ngân sách dự án có thể bị cắt giảm, hoặc lịch trình sẽ bị đẩy lên gấp rút hơn. Giám sát tài nguyên sẽ giúp bạn sớm phát hiện bất kỳ những vấn đề về tài nguyên và tìm giải pháp để đối phó.

Chất lượng

Giám sát chất lượng bao gồm giám sát kết quả của các công việc cụ thể (như bộ test cases, nhật ký thực hiện kiểm thử) để đánh giá xem sản phẩm đó có đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã xác định hay không. Trong trường hợp kết quả không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, bạn cần xác định giải pháp để chất lượng được cải thiện hơn.

3. Làm thế nào để giám sát?

Khi dự án đi vào hoạt động, hãy ghi nhớ những câu hỏi sau:

• Tiến độ đang chạy đúng hay không? Nếu tiến độ đang chậm thì đã chậm bao lâu và làm thế nào để có thể bắt kịp tiến độ?
• Có vượt ngân sách hay không?
• Nhóm vẫn đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu dự án?
• Dự án có đang bị cạn kiệt tài nguyên?
• Có dấu hiệu cảnh báo về Issue sắp xảy ra hay không?
• Có sự ép buộc từ ban quản lý để hoàn thành dự án sớm hơn hay không?

Đây chỉ là một vài câu hỏi bạn nên tự hỏi mình khi giám sát tiến độ của dự án.

Điều quan trọng là phải giám sát tiến độ của dự án để biết liệu có cần điều chỉnh để đi đúng hướng hay không. Để giám sát tiến độ dự án một cách hiệu quả, bạn nên làm theo các bước sau:

Bước 1. Tạo kế hoạch giám sát

Bạn không thể giám sát trừ khi bạn có kế hoạch giám sát tiến trình với các số liệu được xác định. Tương tự như Kế hoạch kiểm thử, Kế hoạch giám sát là bước đầu tiên và là một trong những bước quan trọng nhất trong giám sát tiến độ.

Trong Kế hoạch giám sát, bạn phải lập kế hoạch về:

• Những số liệu nào cần thu thập và đo lường?
• Khi nào cần thu thập số liệu?
• Làm thế nào để đánh giá tiến độ của dự án dựa trên các số liệu đã thu thập?

Những số liệu nào cần thu thập và đo lường?

Trong kế hoạch giám sát, bạn nên xác định rõ những số liệu bạn cần thu thập và đo lường. Như đã đề cập trong phần trước, số liệu bạn cần thu thập:

• Chi phí (thời gian, tiền bạc) dành cho dự án tính đến thời điểm hiện tại
• Bao nhiêu tài nguyên (nhân viên, thiết bị) được sử dụng cho dự án
• Tình trạng của nhiệm vụ (theo lịch trình, chậm trễ hoặc chạy trước lịch trình)
• Chất lượng của sản phẩm (Tỷ lệ chạy / tỷ lệ pass, số liệu lỗi)

Khi nào cần thu thập dữ liệu?

Quyết định khi nào hoặc bao lâu bạn sẽ thu thập dữ liệu để giám sát trong kế hoạch giám sát, hàng tuần hay hàng tháng? Hay chỉ khi bắt đầu và kết thúc dự án?

Theo kế hoạch, dự án Guru99 Bank sẽ hoàn thành trong một tháng. Trong trường hợp đó, chúng ta nên giám sát tiến độ dự án hàng tuần hoặc hàng ngày.

Làm thế nào để đánh giá tiến độ của dự án dựa trên các số liệu đã thu thập?

Trong kế hoạch giám sát, bạn nên xác định các phương pháp để đánh giá tiến độ của dự án thông qua các số liệu được thu thập. Một số phương pháp bạn có thể tham khảo là:

• So sánh tiến độ trong kế hoạch với tiến độ thực tế mà nhóm đã đạt được.
• Xác định các tiêu chí được sử dụng để đánh giá tiến độ dự án. Ví dụ, nếu effort hoàn thành một nhiệm vụ mất hơn 30% effort so với kế hoạch trì hoãn dự án.

Bạn có thể tham khảo mẫu kế hoạch giám sát tại đây và mẫu kế hoạch giám sát cho dự án của Guru99 Bank tại đây.

Bước 2. Cập nhật tiến độ

Theo tiến độ, thành viên trong nhóm sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình trong dự án. Bạn phải giám sát hoạt động theo lịch trình và yêu cầu các thành viên thường xuyên cập nhật thông tin tiến độ như thời gian sử dụng, trạng thái task, v.v. Bằng cách kiểm tra này, bạn có thể thấy ngay thực trạng so với kế hoạch của dự án.

Một trong những phương pháp tốt nhất để giám sát tiến độ của thành viên là tổ chức các cuộc họp thường xuyên.

Trong cuộc họp, tất cả các thành viên báo cáo tình trạng hiện tại của họ và Issues nếu có. Nếu một thành viên hoặc nhiều thành viên trong nhóm bị chậm tiến độ hoặc gặp phải trở ngại, hãy lập một kế hoạch để xác định và giải quyết Issue.

Hãy theo dõi kịch bản sau:

Như được xác định trong kế hoạch giám sát, bạn đã giao task: “Thiết lập môi trường kiểm thử” để kiểm thử website Guru99 Bank cho một thành viên trong Nhóm. Vai trò của thành viên đó là Test Administrator. Test Administrator phải thiết lập Môi trường kiểm thử trong 6 ngày. Bạn yêu cầu Test Administrator báo cáo tình trạng hiện tại trong mỗi cuộc họp nhóm. Dưới đây là một ví dụ về tiến độ hiện tại của Test Administrator.

Bước 3. Phân tích tiến độ và thực hiện điều chỉnh

Gồm 2 bước nhỏ:

Bước 3.1. Phân tích

Trong bước này, bạn so sánh tiến độ đã xác định trong kế hoạch với tiến độ thực tế mà nhóm đã thực hiện. Bằng cách này, bạn cũng có thể thấy mỗi cá nhân đã dành bao nhiêu thời gian để thực hiện nhiệm vụ và tổng thời gian dành để thực hiện toàn bộ dự án.

Bằng cách giám sát và phân tích tiến độ dự án, bạn có thể sớm phát hiện bất kỳ Issue nào có thể xảy ra với dự án và bạn có thể tìm ra giải pháp để giải quyết Issue đó.

Bước 3.2. Điều chỉnh

Thực hiện các điều chỉnh cần thiết giữ cho dự án đi đúng hướng. Xác định lại nhiệm vụ, sửa đổi lịch trình hoặc đánh giá lại mục tiêu. Điều này sẽ giúp bạn đi đúng hướng để hoàn thành dự án.

Trong ví dụ trên, bạn đã tìm thấy Issues trong task "Thiết lập môi trường kiểm thử"

Là Test Manager, bạn có thể phải đối mặt với tình huống tương tự nhiều lần. Có rất nhiều giải pháp để giải quyết Issue này, bạn có thể có giải pháp của riêng mình.

Trong trường hợp trên, bạn nên chọn giải pháp - Yêu cầu hỗ trợ từ thành viên khác trong nhóm để hoàn thành sớm nhiệm vụ. Một số giải pháp khác như sửa đổi lịch trình có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án và đó không phải là giải pháp tốt nhất.

 Yêu cầu hỗ trợ từ các thành viên khác trong nhóm để hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng.

Bước 4. Tạo báo cáo

Nếu sếp hỏi bạn về tiến độ dự án hiện tại, liệu tiến độ có chậm hoặc vượt tiến độ, bạn sẽ trả lời như thế nào? Bạn cần chuẩn bị gì để báo cáo tiến độ của dự án?

Sử dụng báo cáo là một lựa chọn tốt để chia sẻ tiến độ dự án với các thành viên trong nhóm hoặc với Manager. Báo cáo cũng là một cách hữu ích để cho sếp của bạn xem dự án có đang đi đúng hướng hay không.

Bạn có thể sử dụng một số mẫu báo cáo để đảm bảo dữ liệu được trình bày một cách nhất quán và rõ ràng. Bài viết này bao gồm các mẫu báo cáo mà bạn có thể tham khảo. Ngoài ra, hãy kiểm thử mẫu báo cáo của dự án Guru99 Bank.

4. Lời khuyên để thực hiện giám sát và kiểm soát kiểm thử tốt nhất

• Thực hiện theo các tiêu chuẩn: Điều quan trọng của kế hoạch dự án là đảm bảo tiêu chuẩn. Có nghĩa là tất cả các hoạt động của dự án phải tuân theo quy trình chuẩn. Các quy trình, công cụ, mẫu và giá trị đo lường được chuẩn hóa giúp phân tích dễ dàng, tạo điều kiện để giao tiếp dễ dàng và giúp các thành viên trong nhóm dự án hiểu rõ hơn về dự án.
• Tài liệu: Bạn nên viết ra một tài liệu chính thức cho các cuộc họp bao gồm những thảo luận cùng với những thống nhất đi đến kết luận. Tài liệu này giúp bạn giải quyết những vấn đề về thông tin sai lệch hoặc những hiểu lầm giữa nhóm dự án.
• Chủ động: Những vấn đề có thể xảy ra trong tất cả các dự án. Điều quan trọng là bạn phải áp dụng cách tiếp cận chủ động để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Những vấn đề đó có thể là ngân sách, phạm vi, thời gian, chất lượng và nguồn nhân lực.