Tổ chức nhóm kiểm thử

Tổ chức nhóm kiểm thử là một trong những nhiệm vụ phức tạp nhất trong Quản lý kiểm thử (Test Management). Nhóm kiểm thử đóng một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ dự án phần mềm nào. Một đặc điểm chính của tất cả các test managers thành công là tổ chức và quản lý một nhóm kiểm thử đạt hiệu suất cao.

1. Nhóm dự án là gì?

Trong giai đoạn Ước lượng kiểm thử, bạn ước tính rằng dự án Guru99 Bank sẽ hoàn thành sau một tháng. Giả sử bạn cần 5 thành viên để thực hiện dự án này trong một tháng. Nhưng sếp của bạn lại nghĩ khác.

Bạn không thể thực hiện như trong kịch bản trên vì:

• Quản lý một nhóm 10 thành viên hoàn toàn khác với quản lý một nhóm 5 thành viên. Bạn có thể mất nhiều effort hơn để quản lý và kiểm soát Nhóm & thời gian thực hiện dự án có thể tăng lên.
• Nếu số lượng thành viên trong một nhóm tăng lên, họ có thể chia sẻ các tasks trong dự án để giảm thời gian thực hiện. Nhưng việc chia sẻ task với nhiều người trong khi có thể thực hiện task đó bởi chỉ một người có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc.

Vậy, nhóm dự án là gì?

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Nhóm dự án là một nhóm gồm những người làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung của dự án.

2. Làm thế nào để tạo ra một nhóm làm việc đạt hiệu quả?

Những đặc điểm sau là rất cần thiết để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả:

• Hợp tác nhiệt tình: Hợp tác là hành động trao đổi giữa người với người và cùng nhau hành động để hoàn thành công việc. Một nhóm hoạt động hiệu quả sẽ tìm ra cách để giải quyết các vấn đề giữa các cá nhân và hoàn thành công việc. Họ sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
• Cam kết: Trong một đội ngũ mạnh, tất cả các thành viên thực hiện cam kết với các mục tiêu chung của dự án. Họ quan tâm và chịu trách nhiệm về công việc của họ và nhóm làm việc. Mỗi thành viên làm việc với sự cố gắng và những người khác cũng như vậy.
• Giao tiếp hiệu quả: Một yếu tố quan trọng để một nhóm thực hiện thành công là giao tiếp. Các thành viên lên tiếng và bày tỏ ý tưởng của họ một cách rõ ràng, trung thực, logic để họ có thể hiểu nhau.
• Chia sẻ: Trong một nhóm, mỗi thành viên có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Trong một nhóm làm việc hiệu quả, các thành viên sẵn sàng chia sẻ thông tin, kiến ​​thức và kinh nghiệm để nâng cao kỹ năng cho nhau.

3. Làm thế nào để xây dựng và quản lý nhóm hiệu quả?

Quy trình để tổ chức Nhóm dự án qua dự án Guru99 Bank. Để xây dựng và quản lý một Nhóm hiệu quả, bạn nên làm theo 3 bước như dưới đây:

Bước 1: Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình xác định nhu cầu nguồn nhân lực hiện tại và tương lai cho một tổ chức. Mục đích của hoạch định nguồn nhân lực là đảm bảo sự phù hợp nhất giữa các thành viên trong nhóm và các dự án, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực. Giai đoạn này được chia thành 3 bước sau:

Bước 1.1. Demand Forecasting (Dự đoán nhu cầu)

Trong bước này, Test Manager dự toán các yêu cầu nguồn nhân lực tổng thể theo các kế hoạch dự án.

Bạn có thể hỏi: Làm thế nào để Test Manager xác định được các vị trí và vai trò, trách nhiệm của từng vị trí trong nhóm?

Thành phần và quy mô nhóm dựa trên đặc tính và chức năng của dự án.

Vì đặc điểm của dự án Guru99 Bank là kiểm thử, bạn nên tạo nhóm kiểm thử để thực hiện dự án này. Quy mô của nhóm (số lượng thành viên trong nhóm dự án) dựa trên khối lượng hoạt động của dự án và mức độ phức tạp của dự án.

Cấu trúc nhóm kiểm thử

Thông thường, nhóm kiểm thử bao gồm các thành viên sau:

Theo kế hoạch nguồn nhân lực này, bạn cần ít nhất 5 thành viên cho nhóm dự án của mình. Mỗi thành viên sẽ có một vai trò khác nhau trong nhóm dự án và họ phải có năng lực tương ứng với vai trò được giao.

Nếu dự án phức tạp và có khối lượng lớn, các nhóm dự án nên phát triển về quy mô để đáp ứng sự phức tạp. Trong trường hợp như vậy, nhiều người có thể đảm nhận một vai trò và phải hoàn thành trách nhiệm.

Bước 1.2. Đánh giá năng lực

Năng lực thành viên là một điểm quan trọng mà bạn nên xem xét trong lập kế hoạch nguồn lực. Bạn phải kết hợp các thành viên có năng lực phù hợp với task, có nghĩa là chọn người phù hợp cho công việc.

Hãy xem xét kịch bản sau đây:

Giả sử bạn chỉ định một thành viên là Developer làm người kiểm thử trong nhóm dự án với task là thực hiện các test cases và báo cáo các lỗi cho Test Manager. Task này phải được hoàn thành trong một tuần. Nhưng kết quả là:

Bạn giao cho Developer này một task nhưng là Developer nên không có kỹ năng kiểm thử. Điều này có thể khiến developer này không hoàn thành nhiệm vụ và trì hoãn dự án.

Để tránh sai lầm này, trước khi phân công cho mỗi thành viên bất kỳ task nào, Test Manager phải xem xét nhiều yếu tố:

• Các kỹ năng cần thiết của các thành viên để hoàn thành các tasks trong dự án.
• Các kỹ năng và khả năng của thành viên nhóm phải được đo lường dựa trên task dự án và mục tiêu dự án. Nếu những người sẵn có thiếu năng lực cần thiết, Test Manager nên lập kế hoạch để nâng cao kỹ năng của họ.

Bước 1.3. Lên kế hoạch

• Xác định các thiếu sót: Trong một số trường hợp, có những thiếu sót giữa các năng lực thành viên và nhu cầu kỹ năng dự án. Trách nhiệm của Test Manager là xác định các kỹ năng mà các thành viên thiếu để tạo ra một kế hoạch đào tạo phù hợp cho họ. Ví dụ, trong kịch bản trước đó, thành viên nhóm thiếu kỹ năng kiểm thử và là một thiếu sót mà Test Manager đã xác định.
• Đào tạo & Đánh giá: Lập kế hoạch nguồn nhân lực sẽ bao gồm việc xem xét cách các thành viên hiện tại có thể được đào tạo và phát triển để đạt được các kỹ năng và năng lực cần thiết. Kế hoạch đào tạo nên được tạo ra và áp dụng ngay sau khi xác định những vấn đề cần phải bổ sung. Trong ví dụ trên, thành viên này cần được đào tạo kỹ năng kiểm thử để đảm nhiệm nhiệm vụ kiểm thử.
• Đánh giá: Các chương trình đào tạo được theo dõi và đánh giá thường xuyên để đảm bảo hiệu quả và có thể thay đổi nếu cần thiết.

Ví dụ, trong trường hợp trên, Manager cần đánh giá quá trình đào tạo của Developer. Nếu Developer cảm thấy khó khăn trong việc kiểm thử, Manager có thể xem xét một phương pháp đào tạo thay thế hoặc xem xét thay thế người khác.

Bước 2: Xây dựng nhóm dự án

Sau khi bạn hoàn thành việc phát triển kế hoạch nguồn nhân lực, đã đến lúc xây dựng nhóm dự án.

Làm thế nào để có thể xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả? Có 4 mục rất quan trọng để giúp xây dựng một nhóm hiệu quả:

Bước 2.1. Nhiệm vụ của nhóm

Việc đầu tiên mà Test Manager phải làm là chia sẻ nhiệm vụ với các thành viên trong nhóm. Tạo một nhiệm vụ đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải suy nghĩ, thảo luận và đi đến kết luận

Ví dụ, nhiệm vụ của dự án Guru99 Bank là kiểm thử net banking. Là Test Manager, bạn phải chia sẻ nhiệm vụ này với các thành viên trong nhóm của mình, cho họ thấy tầm quan trọng của nhiệm vụ đó trong hoạt động kinh doanh.

Bước 2.2. Trách nhiệm của nhóm

Điều gì xảy ra nếu các thành viên trong nhóm không hiểu trách nhiệm của họ là gì và họ nên làm gì trong dự án?

Trách nhiệm rất quan trọng trong môi trường nhóm mà các thành viên cần biết những gì được mong đợi từ họ.

Trong dự án Guru99 Bank, bạn có thể tổ chức cuộc họp nhóm. Trong cuộc họp, bạn phải:

• Làm rõ ai là người chịu trách nhiệm và những gì bạn mong đợi từ nhóm
• Hãy chắc chắn rằng mọi người đều hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của mình. Các vai trò này đã được xác định trong Bước 1.1

Bước 2.3. Quy tắc nhóm

Quy tắc nhóm hướng dẫn cách những thành viên sẽ làm việc cùng nhau. Các nhóm không cần nhiều quy tắc để làm việc tốt với nhau, nhưng mọi người trong nhóm nên đồng ý với các quy tắc và chia sẻ trách nhiệm để đảm bảo rằng họ luôn tuân thủ.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu quy tắc nhóm như sau:

Bước 2.4. Động lực nhóm

Làm việc nhóm mà không có động lực giống như một cơ thể không có linh hồn. Là Test Manager của một dự án, bạn sẽ luôn thúc đẩy nhóm mỗi ngày.

Nếu bạn có một đội ngũ có làm việc động lực sẽ cải thiện chất lượng và năng suất dự án. Bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc tốt, ủy quyền cho thành viên trong nhóm.

Bước 3: Quản lý nhóm dự án

Quản lý nhóm là một nhiệm vụ rất khó khăn đối với Test Manager. Bạn sẽ đối diện với các tính cách và phong cách làm việc khác nhau. Mục tiêu chính của một người quản lý giỏi là khiến mọi người tập trung, đảm bảo mọi người đều được kết nối và theo dõi dự án.

Hình dưới đây cho thấy vai trò quan trọng của Test Manager. Hãy để tưởng tượng các thành viên trong nhóm có nhiều số 0 nhưng không có người lãnh đạo, họ vẫn là số không. Nhưng có một Người quản lý, họ có thể được kết hợp và trở thành một số lượng lớn.

Có 3 cách để quản lý một nhóm như sau:

Đặt mục tiêu nhóm

Là Test Manager, bạn phải cho các thành viên biết những gì họ đang làm, bạn phải xác định mục tiêu nhóm mà tất cả các thành viên nên biết và đồng ý. Trong dự án Guru99 Bank, mục tiêu của nhóm là “kiểm thử net banking của Guru99 Bank".

Mục tiêu của đội nên được thiết kế và đính kèm vào nhiệm vụ được chỉ định.

Giám sát

Nhóm giám sát có nhiệm vụ là:

• Giám sát hiệu suất của thành viên trong nhóm
• Hiểu những gì họ đang làm và kết quả công việc của họ.

Việc giám sát giúp Test Manager kiểm tra tính hiệu quả công việc của mỗi thành viên trong nhóm, tiến độ dự án, phát hiện sớm các vấn đề.

Quản lý xung đột

Một nhóm dự án, nơi những người có tính cách và phong cách làm việc khác nhau nhưng làm việc cùng nhau, xung đột chắc chắn sẽ xảy ra. Mỗi người có một quan điểm khác biệt, những khác biệt đó phát triển thành xung đột. Vai trò của Test Manager là xử lý xung đột đó.

Hãy xem một ví dụ:

Trong quá trình thực hiện dự án Guru99 Bank, bạn yêu cầu tất cả các thành viên trong nhóm cập nhật tiến độ dự án và đây là câu trả lời của họ.

Các thành viên trong nhóm không hợp tác, họ muốn làm mọi thứ theo ý thích của họ và không muốn tuân theo bất kỳ quy tắc nào. Trong trường hợp đó, bạn sẽ làm gì?

1. Bỏ qua xung đột này
2. Đổ lỗi cho họ
3. Giải quyết xung đột càng sớm càng tốt

Một số đề xuất có thể tham khảo để giải quyết xung đột đó

• Tổ chức một cuộc họp nhóm để các thành viên nêu rõ tình hình dự án
• Hãy để các thành viên hiểu tầm quan trọng của sự hợp tác trong dự án
• Yêu cầu họ hợp tác để giải quyết xung đột

Điều quan trọng nhất trong suốt quá trình giải quyết là giữ thông tin liên lạc cho mọi người. Những người liên quan cần nói về xung đột và thảo luận về suy nghĩ của họ.

Xung đột có thể được phát hiện và xử lý trực tiếp, nhanh chóng bằng cách tôn trọng sự khác biệt giữa mọi người, có thể giải quyết xung đột khi nó xảy ra, và cũng làm việc để ngăn chặn nó, bạn sẽ có thể duy trì bầu không khí nhóm sáng tạo và lành mạnh.