Cách xóa ô rỗng trong Excel bằng ba phương pháp đơn giản

Trong bài này mình sẽ chia sẻ ba cách xóa những ô chứa dữ liệu rỗng trong Excel đơn giản nhất, bằng cách sử dụng tính năng sort và công thức Excel.

Giả sử ta có bảng dữ liệu như sau, mình đã sử dụng dữ liệu ở cột A để tạo ra droplist, do bên cột A có chứa dữ liệu rỗng nên droplist cũng xuất hiện những phần tử rỗng. Bây giờ mình muốn loại bỏ các ô A4 và A6 vì nó chứa dữ liệu rỗng.

Lưu ý: Tùy vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng mà có giao diện khác nhau, nhưng chung quy lại thì cách làm cũng tương tự.

1. Xóa ô rỗng trong Excel bằng tính năng sort

Cách đơn giản nhất là sử dụng tính năng sort trong Excel, thao tác chi tiết như sau.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu, như trong ví dụ này là từ A2 đến A7.

Bước 2: Click chuột phải, chọn Sort -> Sort A to Z.

Kết quả như sau:

Cách làm này tuy nhanh gọn nhưng thứ tự sắp xếp các ô sẽ phụ thuộc vào cách sort mà bạn chọn, và nó có thể không sắp xếp giống với dữ liệu ban đầu.

Để giữ lại thứ tự thì bạn hãy sử dụng tính năng Find & Select như phần hai dưới đây nhé.

2. Cách xóa ô rỗng trong Excel nhanh gọn nhất

Cách làm này là ta sẽ sử dụng tùy chọn Blank của tính năng Go To Special, nó giúp ta chọn những ô dữ liệu rỗng và xóa một cách dễ dàng. Các bước thực hiện như sau.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn xóa ô rỗng.

Bước 2: Vào tab Home, nhìn phía bên phải bạn sẽ thấy chức năng Find & Select, hãy click vào đó và chọn Go To Special.

Bước 3: Một hộp thoại xuất hiện, bạn hãy check vào Blank và nhấn OK.

Lúc này bạn sẽ thấy chỉ có những ô nào chứa dữ liệu rỗng mới được chọn.

Bước 4: Click chuột phải vào một trong những ô rỗng đó và chọn Delete.

Check vào tùy chọn Shift cells up và click OK là xong.

3. Sử dụng công thức để xóa ô rỗng trong Excel

Đây là cách làm rất phức tạp giúp bạn loại bỏ ô rỗng ra khỏi Excel, ưu điểm của nó là không đụng chạm gì đến dữ liệu gốc, nhược điểm là công thức rất phức tạp và khó hiểu.

Ta sẽ tạo ra một danh sách mới là bản copy của danh sách cũ nhưng bị loại bỏ những ô rỗng.

Chúng ta sẽ bắt đầu bằng ví dụ như hình dưới đây.

Chúng ta sẽ sử dụng công thức dưới đây để tạo ra một list mới.

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$7,SMALL(IF(ISTEXT($A$2:$A$7),ROW($A$1:$A$6)), ROW(A1))),"")

Bạn có thể thay thế vùng chọn trong công thức để phù hợp với bài toán của bạn.

Bước 1: Chọn ô B2 và nhập paste công thức này vào, sau đó nhấn Ctr + Shift + Enter để kích hoạt công thức. Lưu ý là bạn phải nhấn tổ hợp phím đó nhé, nếu bạn chỉ nhấn Enter thôi thì sẽ không được.

Bước 2: Nếu bạn làm đúng thì sẽ xuất hiện dữ liệu ở ô B2, bạn hãy copy ô B2 và paste xuống các ô phía dưới thì sẽ nhận được kết quả như sau.

Bạn cũng có thể dùng con chuột để kéo xuống thay vì copy và paste từng ô trong trường hợp dữ liệu quá nhiều, copy không xuể.

Trong công thức trên thì bạn chú ý một số điểm như sau:

• $A$2:$A$7 chính là cột A từ vị trí A2 -> A7. Nếu list của bạn ở cột G từ G2 -> G30 thì thay thế bằng $G$2:$G$30.
• Tương tự sẽ thay thế $A$1:$A$6 thành $G$1:$G$29.

Như vậy là mình đã hướng dẫn xong ba cách để loai bỏ ô dữ liệu rỗng trong Excel, trong ba cách này thì tùy vào mục đích và độ lớn của dữ liệu mà bạn chọn phương pháp cho phù hợp nhé.