Cách tạo Custom List trong Excel (Danh sách tùy chọn)

Trong bài này mình sẽ hướng dẫn cách tạo danh sách tùy chọn (custom list) trong Excel, tính năng này giúp bạn kết hợp với AutoFill để tự động nhập dữ liệu.

Khi bạn tạo một danh sách tùy chỉnh trong Excel, bạn có thể dễ dàng điền vào một dãy dữ liệu có phạm vi như: danh sách phòng ban, khách hàng, thành phố, số thẻ tín dụng của riêng mình, v.v. Điều này có thể tiết kiệm thời gian và giảm lỗi nhập dữ liệu.

1. Xem công dụng của Custom List - danh sách tùy chọn

Giả sử ta có cột yêu cầu nhập các thứ trong tuần liền kề nhau và nhập nhiều lần, lúc này ta sẽ sử dụng một list đã được tích hợp sẵn trong Excel.

Bước 1: Nhập giá trị Sun vào ô B2

Bước 2: Chọn vào ô vuông nhỏ màu xanh góc phải dưới của ô B2 và kéo ngang (hoặc kéo dọc) để tạo ra danh sách các thứ trong tuần.

Câu hỏi đặt ra là ta có thể tự tạo một danh sách này theo ý riêng không? Ví dụ trong gia đình bạn có 3 thành viên, bạn sẽ tạo ra một custom list gồm 3 thành viên đó, mỗi khi nhập thành viên đầu tiên và kéo chuột thì nó tự động điền dữ liệu cho hai thành viên còn lại.

Thật đơn giản, Excel đã hỗ trợ tính năng Custom List rất dễ dàng.

2. Các bước tạo custom list trong Excel

Đầu tiên bạn hãy mở Excel và tạo ra một Workspace mới, sau đó thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Vào File tab, click vào Option (tùy vào phiên bản Office mà có giao diện khác nhau).

Đây là giao diện của Office 2016.

Bước 2: Click vào mục Advanced, đến mục General và click vào button Edit Custom List.

Tại đây bạn sẽ thấy danh sách những custom list có sẵn trong Excel.

Bước 3: Để tự tạo một danh sách tùy chọn custom list riêng thì bạn hãy click vào NEW LIST, sau đó nhập dữ liệu tại mục List Entries, mỗi phần tử sẽ xuống hàng. Như trong hình là mình đã nhập London, Paris, New York, ...

Sau khi thêm đầy đủ các phần tử hãy click vào nút Add.

Lưu ý: Tại đây bạn có thể thêm danh sách bằng cách import một worksheet khác tại mục import.

Bước 4: Click OK là xong.

Bước 5: Quay lại trang Excel Sheet, bạn hãy nhập giá trị London tại ô C2.

Sau đó dùng đặt con trỏ chuột ngay ô vuông màu xanh nhỏ góc phải dưới, kéo xuống thì bạn sẽ thấy kết quả.

Lưu ý rằng khi tạo custom list thì nó sẽ lưu vào bộ nhớ lưu trữ của Excel, vì vậy bạn có thể sử dụng ở bất kì sheet nào hay file excel khác.

Trên là cách sử dụng tính năng custom list trong excel để giúp tạo ra danh sách tùy chọn. Cách làm này chỉ áp dụng cho những loại dữ liệu thông dụng và theo thói quen của mỗi cá nhân, nên khi mang file excel đi mở ở một máy tính khác thì có thể không tồn tại list đó.