Cách dùng Flash Fill trong Excel: Điền nhanh dữ liệu

Bài này mình sẽ giới thiệu tính năng Flash Fill trong Excel, đây là tính năng rất tiện lợi giúp bạn tự động điền dữ liệu theo một mẫu có sẵn.

Mình đã giới thiệu cách điền dữ liệu tự động AutoFill rồi, nhưng nó chỉ hoạt động khi dữ liệu nằm trong danh sách của Custom List. Bài này thì khác, ta có thể render dữ liệu tự động bằng cách dựa vào một mẫu có sẵn (pattern).

1. Ví dụ 1 về flash fill trong Excel

Giả sử mình có một dãy các chuỗi và mỗi chuỗi sẽ tuân theo quy luật như sau: (ký_tự)/(số)/(ký_tự).

Bây giờ mình muốn tách lấy dãy số đó trong Excel thì làm thế nào.

1: Đầu tiên hãy nhập số cần lấy của dãy ký tự đầu tiên, như trong hình là mình lấy số 4645 từ B1.

2: Giữ nguyên con trỏ tại ô B1, sau đó click vào tab Data, tìm đến nhóm Data Tool và click vào Flash Fill. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng phím tắt CTRL + E.

Kết quả bạn sẽ thấy là dữ liệu đã được render theo đúng như pattern mình đưa ra ở trên.

2. Ví dụ 2 về flash fill trong Excel

Giả sử mình có hai cột gồm hai thông tin gồm Fist Name và Last Name của các nhân viên. Bây giờ mình muốn tạo ra một dãy email tự động với tên email sẽ là fistName.lastName@company.com.

1: Đầu tiên hãy cho Excel biết công thức tạo ra email bằng cách nhập cho dòng đầu tiên.

2: Trên tab Data, trong mục Data Tool bạn hãy click vào Flash Fill hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + E.

Kết quả là ta đã có được một dãy email tạo tự động và chuẩn xác như pattern đã đưa ra.

3. Ví dụ 3 về flash fill trong Excel

Giả sử mình có một dãy số điện thoại bên US nhưng dãy số này liền kề nhau nên rất khó đọc. Mình muốn tạo ra một dãy mới theo công thức (3 số)(2 số)(4 số).

1: Như thường lệ, ta phải cho Excel biết công thức pattern đưa ra bằng cách nhập vào kết quả đầu tiên.

2: Trên tab Data, trong mục Data Tool bạn hãy click vào Flash Fill hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + E.

Kết quả là tất cả các số đã được tạo ra theo đúng công thức trên.

4. Một số giới hạn của flash fill trong Excel

Flash fill là một công cụ tuyệt vời. Tuy nhiên, trên thực tế nó vẫn còn một số giới hạn mà bạn cần phải biết để mà tránh, nếu cố dùng thì kết quả sẽ bị sai thông tin cần lấy.

1: Giả sử mình có một dãy dữ liệu lưu trữ thông tin gồm các chữ cái và trong đó có cả số (số nguyên + số thập phân).

Như trong hình là mình muốn lấy các số 130, 50, 26.2, ...

2: Trên tab Data, trong mục Data Tool bạn hãy click vào Flash Fill hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + E.

3: Kết quả sẽ không như mong đợi, bởi dấu . sẽ được Excel hiểu là ký tự character chứ không phải số, nên các số có dấu chấm sẽ bị lấy sai.

4: Cách khắc phục trong trường hợp này khá đơn giản, ta chỉ cần thay đổi ở ô B3 thành 26.2 thì Excel sẽ tự động cập nhật dữ liệu theo đúng yêu cầu.

Có một điểm lưu ý nữa là Excel không tự động cập nhật kết quả khi bạn thay đổi dữ liệu gốc. Ví dụ dòng đầu tiên mình đổi giá trị 130 thành 200 thì kêt quả nó vẫn giữ nguyên 130.

Trên là cách sử dụng chức năng flash fill trong Excel để nhập dữ liệu tự động theo một khuôn mẫu pattern cho trước. Tính năng này khá hay, thường được dùng để tách thông tin, hoặc gộp thông tin theo một khuôn mẫu.