Cách tách cột họ và tên trong Excel cực kì đơn giản

Hướng dẫn bạn đọc tách cột họ và tên trong Excel thành hai cột riêng biệt cực kỳ đơn giản.

Việc tách cột họ và cột tên nghe có vẻ dễ dàng nhưng không phải ai cũng biết cách. Thông thường với danh sách vài tên thì có lẽ không phải vấn đề lớn, bạn vẫn có thể tách họ và tên thành 2 cột khác nhau một cách thủ công.

Còn đối với trường hợp danh sách họ và tên lên có số lượng lên đến hàng trăm người thì đây là công việc thực sự khó khăn. Thật may mắn vì Excel đã có những công cụ giúp bạn thực hiện việc này một cách tự động, bạn chỉ việc học cách sử dụng nó.

Bài viết dưới đây mình sẽ chia sẻ phương pháp cực kỳ đơn giản giúp bạn nhanh chóng tách cột họ và tên trong Excel một cách tự động.

Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]

I. Sử dụng tính năng Find and Replace kết hợp với hàm

Ở phương pháp đầu tiên này, mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng hàm đơn giản và tính năng Find and Replace để tách cột họ và tên. Để giúp các bạn dễ hình dung, mình sẽ chia cách tách "cột họ" và "cột tên" riêng rẽ nhé.

1. Tách cột tên trong Excel

A. Tách cột tên trong Excel bằng tính năng Find and Replace

Bước 1: Tạo bảng Họ và Tên muốn tách, trong đó chắc chắn bạn đã tạo hai cột Họ / Tên.

Bước 2: Copy danh sách Họ và tên muốn tách vào cột Tên, sau đó bôi đen chúng.

Bước 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + H để mở tính năng Find and Replace, tiếp đó nhập vào ô Find what ký tự trong dấu ngoặc kép sau:

"* "

Trong đó bao gồm 01 dấu * liền kề với 01 trống Space.

Cuối cùng bạn bấm vào Replace All để loại bỏ họ và tên đệm.

B. Cách tách cột họ bằng phương pháp kết hợp hàm RIGHT, FIND, SUBSTITUTE và hàm LEN

Bước 1: Tạo bảng chứa danh sách họ và tên như mục A mình đã hướng dẫn.

Bước 2: Nhập công thức sau để tách tên cột họ bằng cách kết hợp nhiều hàm:

=RIGHT(B4,LEN(B4)-FIND("@",SUBSTITUTE(B4," ","@",LEN(B4)-LEN(SUBSTITUTE(B4," ","")))))

Trong đó:

• Các hàm RIGHT, FIND, SUBSTITUTE và hàm LEN là những hàm bắt buộc phải sử dụng để tách cột tên.
• B4 là ô tính chứa họ và tên cần được tách.

v

2. Tách cột họ trong Excel bằng hàm LEFT và LEN

Dưới đây là cách nhanh, đơn giản và chính xác nhất để tách cột họ trong Excel.

Bước 1: Tạo bảng như bước 1 ở mục 1 mình đã hướng dẫn.

Bước 2: Bạn tách họ bằng hàm LEFT và LEN với cú pháp như sau:

=LEFT(B4,LEN(B4)-LEN(D4))

Trong đó:

• LEFT và LEN là cú pháp gọi hàm bắt buộc.
• B4 là ô tính chứa cả họ và tên
• D4 là ô tính chứa tên

Bạn hãy hãy chỉnh sửa cú pháp phù hợp với đúng bảng tính của mình để có kết quả chính xác nha.

Bước 3: Sử dụng thao tác kéo thả ở góc ô tính để áp dụng công thức cho những ô khác trong cột.

II. Tách cột họ và tên bằng công cụ Text to Columns

* Lưu ý: Trước khi sử dụng công cụ này, bạn nên cân nhắc vì nó sẽ tách cả họ và tên thành 3 cột, ví dụ Giàng Hùng Anh sẽ chuyển thành 3 cột khác nhau Giàng | Hùng | Anh. Tính năng này tuy khá nhanh gọn nhưng lại tách bất kỳ từ nào có khoảng trống ra các ô khác nhau, vậy nên hãy cân nhắc trước khi sử dụng.

Bước 1: Tạo bảng chứa họ và tên như mục I mình đã đề cập.

Bước 2: Chọn vùng / Bôi đen danh sách họ và tên muốn tách.

Bước 3: Trên thanh công cụ click chuột trái vào tùy chọn Data, sau bấm vào công cụ Text to Columns.

Bước 4: Tại cửa sổ Convert Text to Columns Wizard, bạn hãy để tùy chọn mặc định là Delimited rồi bấm Next.

Bước 5: Bạn hãy tích chọn Space trong mục Delimiters sau đó bấm Next.

Bước 6: Trong mục Column data format hãy tích chọn Text.

Bạn cũng đừng quên kiểm tra mục Destination: Vùng chứa danh sách cột họ và tên sau khi tách.

Cuối cùng click Finish để hoàn tất tách cột họ và tên.

Bước 7: Công việc tách cột họ và tên đã hoàn tất, tuy nhiên bạn có thể thấy cách này không thực sự hữu ích với tên người Việt Nam.

Như mình đã lưu ý ở đầu tiêu đề là bạn nên cân nhắc trước khi sử dụng phương pháp này, hãy theo dõi kỹ kết quả bên dưới rồi hãng thực hiện nhé.

III. Tổng kết

Trên đây là những cách tách cột họ và tên trong Excel đầy đủ nhất, với những hướng dẫn đơn giản này chắc chắn ai cũng có thể tách cột họ và cột tên thành 2 cột riêng biệt. Chúc bạn làm việt tốt hơn với Excel sau khi biết thêm mẹo nhỏ này.

Đừng quên chia sẻ bài viết tới bạn bè và đồng nghiệp khi họ chưa biết cách tách cột họ tên trong Excel nhé.