Cách ngăn chặn nhập giá trị trùng nhau trong Excel

Trong bài này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách ngăn chặn người dùng nhập giá trị trùng nhau trong Excel, phương pháp này giúp đảm bảo dữ liệu luôn luôn khác nhau và không bị trùng.

1. Khi nào cần đảm bảo dữ liệu không được trùng trong Excel

Trong thực tế có một số thông tin bắt buộc không được trùng. Ví dụ bạn nhập bảng lương cho nhân viên, mỗi nhân viên sẽ có Mã Nhân Viên và chỉ nhập một lần duy nhất. Lúc này để tránh bị nhầm thì ta nên tạo ra ràng buộc UNIQUE cho thông tin mã nhân viên này.

Như hình này thì cột A (Parts) có dữ liệu mình muốn không được nhập trùng nhau, lúc này mình sẽ thực hiện các bước như phần 2 dưới đây.

2. Các bước cấu hình dữ liệu không được trùng trong Excel

Đầu tiên bạn cần phải xem kỹ yêu cầu của bài toán đã nhé, vì sau khi thiết lập xong thì bạn không thể nhập hai ô có dữ liệu giống nhau. Nếu mọi thứ đã đâu vào đó thì hãy thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chọn vùng giới hạn mà bạn muốn dữ liệu nhập vào không được trùng nhau.

Hãy đảm bảo không gian vùng chọn của bạn là đủ để chứa dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng Excel từ phiên bản 2017 trở lên thì có thể chọn nguyên cột nếu muốn.

Bước 2: Ta cần tạo một công thức để đảm bảo dữ liệu không được trùng lặp. Và đây chính là công thức mà ta cần:

=COUNTIF($A$2:$A$15,A2)=1

Có hai thứ bạn cần quan tâm trong công thức này, thứ nhất là danh sách các ô mà bạn đã chọn là $A$2:$A$15, còn A2 chính là ô đầu tiên trong danh sách đó.

• $A$2:$A$15 chính là giới hạn vị trí mà bạn muốn dữ liệu nhập vào không được trùng nhau. Bạn phải đặt ký tự đô la $ trước cột và hàng để công thức hoạt động chính xác, điều này có nghĩa đây là tham chiếu tuyệt đối và không được chỉnh sửa.
• A2 là ô đầu tiên trong danh sách đó, và nó không cần đặt ký tự đô la phía trước, vì nó là một ô tham chiếu tương đối, có nghĩa là nó có thể được cập nhật / sao chép sang ô khác.

* Tip: Khi tạo công thức, hãy thực hiện trong trang tính để bạn có thể đảm bảo rằng mọi thứ đã được nhập chính xác. Bởi vì khi bạn đặt công thức vào cửa sổ Data Validation thì nó sẽ không tự kiểm tra tính chính xác của công thức như khi bạn nhập ở ngoài khung làm việc (Workspace)

Bước 3: Sau khi tạo công thức, bạn có thể nhập công thức đó vào Data Validation để ngăn các mục nhập trùng lặp.

Hãy chọn vùng danh sách mà bạn muốn dữ liệu không trùng lặp, sau đó chuyển đến tab Data và nhấp vào nút Data Validation:

Một cửa sổ xuất hiện, hãy chọn Custom trong vị trí Allow:

Bây giờ bạn có thể đặt công thức mà ta đã tạo ở trên vào vị trí Formula.

Mọi thứ đã xong, bây giờ bạn có thể test bằng cách nhập thêm dữ liệu trùng nhau, và bạn sẽ nhận được thông báo lỗi như sau:

3. Lưu ý

Điều rất quan trọng là phải chọn toàn bộ phạm vi mà bạn không muốn trùng lặp trước khi áp dụng Data Validation, và phạm vi đó phải đặt ký tự đô la đằng trước để thiết lập tham chiếu không thể thay đổi. Riêng đối với A2 thì đây là công thức cho từng ô trong phạm vi đó nên không được đặt dấu đô la, tức là nó có thể thay đổi.

Ví dụ: Bây giờ bạn hãy di chuyển đến ô A3 và nhấp vào Data Validation thì sẽ thấy giá trị A2 lúc này sẽ được thay thế thành A3. Đây là lý do tại sao tham chiếu ô đó là tương đối lại rất quan trọng, và điều này cho phép chúng ta ngăn các giá trị trùng lặp trong danh sách.

Ngoài ra, nếu bạn muốn một thông báo lỗi tùy chỉnh hoặc gợi ý cho người dùng không nhập các giá trị trùng lặp, bạn có thể chỉnh sửa các tùy chọn trên tab Input Message and Error Alert, cả hai đều khá dễ hiểu.

Như bạn có thể thấy, Data validation trong Excel cho phép bạn thực hiện một số việc khá hiệu quả và nó sẽ giúp bạn giữ cho dữ liệu của mình không bị sai lệch. Và như trong bài này mình đã thiết lập được thông báo lỗi khi người dùng nhập dữ liệu trùng nhau.