Các công cụ giúp Email của bạn trở nên chuyên nghiệp

Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, email có lẽ là một trong những phương tiện giao tiếp chính và quan trọng trong công việc và kinh doanh của rất nhiều người. Bạn có thể check email hàng ngày và dành nhiều thời gian để sử dụng nó.

Chắc hẳn, chúng ta với khối lượng công việc bận rộn sẽ có thể dành đến một hoặc hai tiếng đồng hồ một ngày để quản lý email của mình. 

cong cu email 500x289 JPG

Và đó là lý do tại sao mọi người nên học cách viết email để trở nên thật chuyên nghiệp và tiết kiệm được thời gian của mình, đó là điều cần thiết và nên làm. May mắn thay, hôm nay bạn sẽ không cần phải nhờ đến một nhà văn hay một bậc thầy tin học để giúp đỡ mình. Mà bạn sẽ tự học hỏi bằng chính những bộ công cụ đi kèm trên các trang web và trình duyệt Chrome ngay sau đây. 

1. Thiết lập mẫu email

Việc tạo sẵn các mẫu email là một cách làm cần thiết để giúp cho bạn tiết kiệm thời gian, nhất là đối với những người thường nhận được nhiều email và buộc phải trả lời và hồi âm lại. Bạn sẽ chỉ cần dành một khoảng thời gian để thiết lập các phản hồi trả lời sẵn có và bạn sẽ không còn phải trả lời các email được gửi tới và phải trả lời từ cái email một. Cả Gmail và Outlook đều có tính năng này, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tự động hóa email của bạn hoàn toàn miễn phí. 

Dưới đây là cách thiết lập các mẫu email chuyên nghiệp trong Gmail chỉ bằng vài cú nhấp chuột:

Sau khi đăng nhập vào tài khoản của bạn, nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn Cài đặt.

Sau đó, đi đến phần Nâng cao và nhấn vào Bật bên cạnh tùy chọn Mẫu. Cuộn xuống cuối trang để lưu các thay đổi.

cong cu email 1 500x256 JPG

Bây giờ bạn có thể bắt đầu làm việc trên các mẫu email của riêng bạn. Nhập văn bản bạn muốn lưu vào một email mới. Sau đó nhấn vào ba dấu chấm dọc ở góc dưới bên phải và chọn Mẫu để lưu bản nháp của bạn dưới dạng mẫu. 

cong cu email 2 500x305 JPG

Bạn có thể tạo các mẫu cho các câu trả lời có chứa các đoạn văn dài cũng như trả lời nhanh 2-3 câu. Bạn sẽ cảm nhận rõ rệt về sự nhanh chóng và tiện lợi của tính năng này và sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian trong tương lai. 

2. Networking Emails

cong cu email 3 500x376 JPG

Trong trường hợp bạn không sử dụng các mẫu email mà chính bạn lại tạo chúng, vậy hãy ghé thăm trang Networking Emails. Đây là một công cụ web với hàng tá mẫu email có thể giúp bạn phát triển mạng lưới Network chuyên nghiệp của mình. 

Được tạo bởi Resume Worded, Networking Email là một môi trường tuyệt vời để tối ưu hóa giao tiếp của bạn. Một số ví dụ về các mẫu họ cung cấp bao gồm giới thiệu phong cách nghiêm túc / ấm áp, tiếp theo là không phản hồi và thậm chí viết thư cảm ơn. 

Mỗi mẫu cũng đi kèm với các mẹo và đề xuất hữu ích có thể cải thiện hơn nữa giao tiếp của bạn với người nhận. 

Bạn có thể sử dụng nút tìm kiếm hoặc duyệt qua danh sách để tìm đúng email. Sau đó, tất cả những gì còn lại phải làm là sao chép-dán nó vào hộp tin nhắn của bạn và thay đổi một vài chi tiết. 

3. Word Counter Plus

cong cu email 4 500x323 JPG

Nếu bạn là người viết hơn 10 email mỗi ngày, thì việc viết một vài email ngắn gọn và ngọt ngào là điều cần thiết. Vì vậy, nếu bạn thường kết thúc email bằng trình bày quá dài, thì bạn nên sử dụng một công cụ truy cập để giúp bạn nhắc nhở và hạn chế các lỗi này chính là một công cụ tiện ích mở rộng Chrome có tên Word Counter Plus.

Công cụ này bao gồm các tính năng như đánh dấu văn bản trong email của bạn, nhận số lượng từ và ký tự bạn đã sử dụng trong một cú nhấp chuột. Sau đó, bạn có thể tiến hành tiếp tục viết email của mình hoặc lưu tạm lại trước khi gửi đi chính thức. 

4. DraftMap

cong cu email 5 500x307 JPG

Bạn có thể tìm thấy nhiều công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn viết tốt hơn và giảm thời gian bạn đọc từng cái email, và DraftMap chính là một trong số những công cụ đó. 

Tiện ích mở rộng Chrome này cung cấp cho bạn các đề xuất theo thời gian thực về văn bản của bạn được mã hóa theo màu. Nó sẽ giúp bạn tránh sử dụng cách viết thụ động, sai lỗi chính tả, sáo rỗng, cũng như đưa ra các lời khuyên về khả năng đọc email của bạn. Tất cả các đề xuất đều dựa trên quy tắc viết của Ernest Hemingway. DraftMap sẽ thật sự tiện dụng vì tất cả các quá trình sẽ diễn ra ngay trong hộp thư email của bạn.

Đừng lo lắng nếu bạn vẫn còn các từ được tô sáng sau khi chỉnh sửa xong email của bạn. Người nhận sẽ không nhìn thấy màu sắc, các đề xuất lỗi đó sẽ chỉ hiển thị với mình bạn biết mà thôi.  

5. Your Email Could Be Better

cong cu email 6 500x357 JPG

Your Email Could Be Better là một công cụ trực tuyến được thiết kế để giảm thời gian bạn quản lý email bằng cách hướng dẫn mọi người các thao tác sử dụng email nhanh và tốt nhất. 

Khi soạn một email chuyên nghiệp, bạn nên làm theo các quy tắc nhất định. Giống như đảm bảo dòng tin nhắn của bạn phải có tiêu đề rõ ràng hoặc bỏ đi các tệp đính kèm không cần thiết. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi hầu hết mọi người đều không chú ý đến các quy tắc nhỏ này, điều này dẫn đến kết quả là cả hai bên người viết và người nhận phải dành nhiều thời gian và công sức hơn để đọc và hiểu. 

Your Email Could Be Better còn có một danh sách bao gồm 10 lỗi phổ biến nhất hiện nay. Mỗi lỗi đều đi kèm với một lời giải thích và ví dụ để có thể cải thiện chất lượng và cái viết email của bạn. Điều này rất có ích trong trường hợp bạn muốn nói với đồng nghiệp của mình về những quy tắc đó nhưng không biết làm để thực hiện. Bạn có thể sử dụng các từ ngữ của riêng bạn hoặc gửi cho họ một liên kết đến Email của bạn để có thể giúp đỡ và hỗ trợ quan điểm của nhau một cách hiệu quả hơn. 

Chỉ với việc giảm thời gian xem email, tự quản lý thời gian khi bạn viết hoặc trả lời email và khi tuân theo một vài quy tắc, bạn sẽ nhận thấy những tiến bộ rõ rệt của mình khi sử dụng email. 

Chúng tôi vừa giới thiệu đến tất cả các bạn các công cụ hữu ích giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt mọi người. Hy vọng rằng, các công cụ này sẽ trở thành người bạn đắc lực hỗ trợ tốt cho công việc của bạn. Chúc các bạn thành công!

Vì cộng tác viên nhiều nên sẽ sai sót trong quản lý, nên nếu bài nào vi phạm bản quyền thì hãy Report(bái lỗi) phía dưới để được xử lý sớm nhất. Cám ơn!

Ngẫu nhiên

Bài viết khác

Xem thêm